Entenda a importância da auditoria fiscal para as empresas

No cenário empresarial do Brasil, existem muitas obrigações fiscais que precisam ser observadas para o funcionamento lícito da organização. Um processo que verifica se os parâmetros fiscais da empresa é a auditoria fiscal.

Neste texto, vamos discutir o conceito de auditoria fiscal, sua importância, seus procedimentos e outras informações importantes.

O que é auditoria fiscal?

A auditoria fiscal é um processo de verificação e análise das obrigações tributárias de uma empresa ou indivíduo para garantir que todas as leis e regulamentações fiscais estão sendo cumpridas corretamente.

Esse processo pode ser realizado tanto internamente, por auditores fiscais da própria empresa, quanto externamente, por órgãos governamentais ou empresas especializadas em auditoria.

Qual a importância da auditoria fiscal?

A auditoria fiscal, principalmente a interna, utilizada para prevenir possíveis irregularidades fiscais, tem muitos benefícios para as as empresas. Abaixo, destacamos os principais:

Conformidade Legal

A auditoria fiscal assegura que a empresa está cumprindo todas as leis e regulamentações fiscais, evitando penalidades, multas e processos judiciais que podem surgir devido ao descumprimento das obrigações tributárias.

Prevenção de Fraudes e Irregularidades

Através da auditoria fiscal, é possível identificar fraudes, erros e irregularidades nas declarações fiscais e registros contábeis. Isso ajuda a proteger a empresa contra possíveis prejuízos financeiros e danos à reputação.

Otimização Fiscal

Esse processo fiscal pode identificar oportunidades de planejamento tributário, permitindo que a empresa aproveite benefícios fiscais, incentivos e créditos tributários de forma legal, resultando em economia de impostos.

Transparência e Credibilidade

A realização regular de auditorias fiscais aumenta a transparência nas operações financeiras da empresa, melhorando a confiança de investidores, acionistas, clientes e fornecedores.

Tomada de Decisões

As informações obtidas através da auditoria fiscal fornecem uma base sólida para a tomada de decisões estratégicas, ajudando a empresa a planejar melhor suas atividades financeiras e operacionais.

Detecção de Riscos

A auditoria fiscal ajuda a identificar e avaliar riscos fiscais, permitindo que a empresa tome medidas preventivas para mitigar esses riscos e evitar problemas futuros.

Quais as principais obrigações tributárias de uma empresa

As principais obrigações tributárias de uma empresa no Brasil envolvem uma série de impostos, contribuições e declarações que devem ser cumpridas de acordo com a legislação vigente.

Essas obrigações podem variar de acordo com o regime tributário da empresa (Simples Nacional, Lucro Presumido, Lucro Real). Abaixo estão algumas das principais obrigações tributárias que as empresas precisam atender:

Impostos Federais

• IRPJ (Imposto de Renda Pessoa Jurídica): imposto sobre o lucro das empresas, que pode ser apurado trimestralmente ou anualmente, dependendo do regime tributário;
• CSLL (Contribuição Social sobre o Lucro Líquido): contribuição que é calculada com base no lucro líquido e é destinada a financiar a seguridade social;
• PIS/PASEP (Programa de Integração Social / Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público): destinada ao financiamento do seguro-desemprego e do abono salarial;
• COFINS (Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social): sua arrecadação é realizada para financiar a seguridade social, incluindo previdência, assistência social e saúde;
• IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados): imposto incidente sobre produtos industrializados, cobrado na saída do produto do estabelecimento industrial ou na sua importação.

Impostos Estaduais

• ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços): incide na circulação de produtos e prestação de serviços de transporte e de comunicação. Cada estado possui sua própria legislação e alíquotas.

Impostos Municipais

• ISS (Imposto sobre Serviços de Qualquer Natureza): taxa cobrada pelos municípios sobre a prestação de serviços. Cada município tem sua própria legislação e alíquotas.

Obrigações Acessórias

Chamamos de obrigações acessórias, documentos que auxiliam a pagar e comprovar o pagamento dos tributos, abaixo, listamos as principais:

• SPED (Sistema Público de Escrituração Digital): inclui o envio de diversos arquivos para a prestação de contas, como EFD (Escrituração Fiscal Digital), ECD (Escrituração Contábil Digital) e ECF (Escrituração Contábil Fiscal);
• DCTF (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais): declaração mensal dos tributos e contribuições apurados pela empresa;
• DIRF (Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte): documento entregue anualmente que informa os rendimentos pagos a pessoas físicas e jurídicas e o respectivo imposto de renda retido na fonte;
• GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social): contém informações sobre a remuneração dos empregados e os valores de FGTS e contribuições previdenciárias;
• RAIS (Relação Anual de Informações Sociais): informações sobre os empregados, utilizadas para fins estatísticos e para a concessão do abono salarial;
• CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados): dados mensais sobre admissões e desligamentos de empregados.

Quais são os procedimentos da auditoria fiscal?

Os procedimentos da auditoria fiscal podem variar de acordo com o processo executado, mas de forma geral, existem algumas etapas que facilitam o trabalho como um todo e encontram-se resumidas a seguir:

Planejamento da Auditoria

Na fase inicial, é necessário determinar quais áreas e períodos serão auditados e estabelecer os objetivos específicos, como verificar a conformidade com leis tributárias, identificar possíveis fraudes, etc.

Nesta etapa também ocorre a escolha da abordagem, incluindo métodos e técnicas que serão utilizados.

Coleta de Informações

Segunda fase consiste na coleta de dados que serão investigados na auditoria. Isso inclui documentos fiscais e contábeis, como balanços, demonstrações financeiras, declarações de impostos, livros fiscais e contratos. Além disso, são realizadas entrevistas com funcionários para obter informações adicionais e esclarecer dúvidas.

Análise Preliminar

Em seguida, é realizada uma revisão criteriosa dos documentos coletados para identificar áreas de risco e focar em aspectos específicos que necessitam de maior atenção. Esse passo é importante para avaliar a eficácia dos controles internos relacionados à gestão fiscal.

Testes de Auditoria

A próxima fase é realizar testes para verificar se as transações foram registradas e declaradas corretamente de acordo com a legislação tributária. Também são realizadas verificações detalhadas em registros e documentos para assegurar a precisão dos valores declarados.

Além disso, é necessário recalcular impostos e contribuições para verificar se os valores apurados pela empresa estão corretos.

Identificação de não conformidades

Neste momento, chega uma das principais fases, a de identificar diferenças entre os valores declarados e os valores recalculados ou esperados. Todas as evidências de não conformidade encontradas durante a auditoria devem ser devidamente registradas para comprovação.

Relatório de Auditoria e Plano de ação

No fim de todo o processo, é preparado um relatório final de auditoria, incorporando as respostas e planos de ação da administração.

Neste relatório são fornecidas recomendações específicas para corrigir as não conformidades e melhorar os controles internos para ajudar a administração a desenvolver um plano de ação para implementar as recomendações da auditoria.

Assim como diversas práticas empresariais, a auditoria não é um processo pontual, que ocorre uma única vez, e sim um processo contínuo que exige acompanhamento e otimização constante.

Quais são as principais diferenças entre auditoria fiscal e contábil?

Conforme mencionado anteriormente, a auditoria fiscal tem como objetivo principal verificar se a empresa está em conformidade com as leis e regulamentos tributários, assegurando a correta apuração e pagamento dos tributos, identificando possíveis fraudes fiscais e avaliando riscos fiscais.

Seu foco está nas obrigações tributárias, como impostos sobre a renda, contribuições sociais, ICMS e ISS, analisando declarações de impostos, livros fiscais e documentos relacionados à tributação. Ela segue a legislação tributária específica do país ou região e utiliza métodos como revisão de declarações fiscais e testes de transações tributáveis.

Por outro lado, a auditoria contábil avalia a exatidão e a integridade das demonstrações financeiras de uma empresa. Seu objetivo é garantir que os registros contábeis estejam corretos e conformes às normas contábeis, como IFRS ou GAAP.

Já o foco da auditoria contábil é nas demonstrações financeiras, incluindo balanço patrimonial, demonstração de resultados e fluxo de caixa. Ela abrange toda a contabilidade da empresa e verifica a totalidade das transações financeiras para um período específico, geralmente um ano fiscal.

A auditoria contábil segue normas contábeis internacionais ou locais e utiliza métodos como revisão de políticas contábeis, testes de transações financeiras e análises de saldos contábeis.

Enquanto a auditoria fiscal assegura a conformidade tributária e evita penalidades fiscais, a auditoria contábil garante a integridade e transparência das demonstrações financeiras, aumentando a confiança dos investidores e stakeholders. Ambos os tipos de auditoria são importantes para a saúde financeira e legal de uma empresa, proporcionando diferentes perspectivas e insights para a gestão empresarial.

Quais os erros mais comuns na auditoria fiscal decorrentes da falta de procedimentos adequados de verificação?

A falta de procedimentos adequados de verificação na auditoria fiscal pode levar a diversos erros que comprometem a precisão e a conformidade das informações tributárias. Alguns dos erros mais comuns decorrentes dessa falta de procedimentos são:

• Erro na classificação de Despesas e Receitas: a incorreta classificação de despesas e receitas pode levar a apurações erradas de impostos, resultando em pagamento insuficiente ou excessivo de tributos;
• Omissão de informações: a ausência de registros completos ou a omissão de informações importantes, como receitas não declaradas ou despesas não registradas, pode resultar em declarações fiscais imprecisas e em multas por sonegação;
• Erros de cálculo: erros matemáticos na apuração de tributos, como no cálculo do Imposto de Renda, PIS/COFINS, ICMS, ISS, entre outros, são comuns quando não há procedimentos rigorosos de verificação e revisão;
• Falhas na documentação de suporte: a falta de documentação adequada que suporte as transações registradas pode dificultar a comprovação de deduções fiscais e créditos tributários, levando a questionamentos por parte das autoridades fiscais;
• Inconsistências nos registros Contábeis e Fiscais: diferenças entre os registros contábeis e as declarações fiscais, muitas vezes devido a falta de reconciliação regular, podem indicar problemas de conformidade;
• Desconhecimento da Legislação Tributária: a falta de atualização e conhecimento sobre as mudanças na legislação tributária pode resultar em erros no cumprimento das obrigações fiscais e na aplicação incorreta de alíquotas e incentivos fiscais;
• Erro na apuração de Créditos Fiscais: a apuração incorreta de créditos fiscais, como créditos de ICMS, PIS e COFINS, pode resultar em aproveitamento indevido ou perda de benefícios fiscais;
• Falta de Controle sobre Retenções na Fonte: erros na retenção e no recolhimento de impostos na fonte, como IRRF, INSS, PIS/COFINS/CSLL retidos, podem gerar divergências e penalidades;
• Falhas na Emissão de Notas Fiscais: emissão incorreta de notas fiscais, seja por erros nos dados ou na classificação das operações, pode levar a problemas de conformidade e questionamentos por parte do fisco;
• Negligência na Auditoria Interna: a ausência de auditorias internas regulares e eficazes pode resultar na falta de identificação e correção de erros fiscais antes de serem detectados por auditorias externas ou fiscalizações governamentais;
• Ineficiências no Controle de Estoque: erros na gestão e controle de estoques podem afetar a apuração correta de impostos como ICMS e IPI, devido à discrepância entre as entradas e saídas de mercadorias;
• Desatualização de Sistemas Contábeis e Fiscais: utilização de sistemas contábeis e fiscais desatualizados ou inadequados pode levar a erros na apuração de tributos e no cumprimento das obrigações acessórias.

A implementação de procedimentos rigorosos e sistemáticos de verificação pode ajudar a mitigar esses erros, assegurando a conformidade fiscal e evitando penalidades e complicações legais. Isso inclui a realização de auditorias internas regulares, atualização constante sobre as mudanças na legislação tributária, e a utilização de tecnologias adequadas para gestão contábil e fiscal.

Como preparar a empresa para receber uma auditoria fiscal?

Preparar a empresa para receber uma auditoria fiscal é essencial para garantir que o processo ocorra de forma eficiente e sem contratempos. Aqui estão algumas etapas detalhadas para organizar todos os documentos, contar com o auxílio de contadores e fazer a apuração de impostos de forma adequada:

1. Organize Todos os Documentos

Reúna todas as notas fiscais, recibos, extratos bancários, contratos, livros fiscais, declarações de impostos e outros documentos relevantes. Também é importante verificar se todos os registros contábeis e fiscais estão atualizados e refletem com precisão as transações realizadas.

2. Conte com o Auxílio de Contadores

Contrate contadores experientes para revisar as demonstrações financeiras e os registros fiscais. Eles podem identificar e corrigir inconsistências antes da auditoria. Os contadores podem ajudar a revisar e melhorar as políticas e procedimentos contábeis e fiscais da empresa para garantir conformidade com a legislação.

3. Faça a Apuração de Impostos de Forma Adequada

Uma apuração correta dos impostos é fundamental para evitar problemas durante a auditoria. É necessário verificar todas as apurações de tributos realizados, como ICMS, ISS, PIS/COFINS e Imposto de Renda. Certifique-se de que os cálculos estão corretos e conforme a legislação vigente.

Também mantenha-se atualizado sobre mudanças na legislação tributária que possam afetar a empresa. Isso inclui alíquotas, incentivos fiscais e obrigações acessórias e assegure-se de que todos os pagamentos de tributos foram realizados dentro dos prazos legais e que os comprovantes estão devidamente arquivados.

Preparar a empresa para uma auditoria fiscal envolve uma organização dos documentos, o auxílio de contadores qualificados e uma apuração de impostos precisa. Esses passos garantem que a empresa esteja em conformidade com a legislação tributária e minimiza o risco de problemas durante a auditoria. A preparação adequada não só facilita o trabalho dos auditores, mas também protege a empresa de possíveis penalidades e mantém sua reputação intacta.

O papel das ferramentas automatizadas na auditoria fiscal

As ferramentas automatizadas desempenham um papel crucial na auditoria fiscal, otimizando processos, aumentando a precisão e reduzindo o tempo necessário para a realização das atividades. No contexto da auditoria fiscal, uma ferramenta como o nsdocs pode ser extremamente valiosa. Confira abaixo:

• Centralização e Organização de Documentos: o nsdocs permite a centralização e organização de todos os documentos fiscais em um único local. Isso facilita o acesso rápido e seguro às informações necessárias durante a auditoria. Ele permite o armazenamento digital de notas fiscais, recibos, declarações de impostos e outros documentos relevantes. Os documentos podem ser classificados e indexados de maneira eficiente, tornando a recuperação de informações rápida e precisa;
• Automação de Processos Manuais: pode capturar automaticamente dados de documentos fiscais, eliminando a necessidade de entrada manual de dados, o que reduz erros humanos. A ferramenta pode automatizar fluxos de trabalho de revisão e aprovação de documentos, garantindo que todos os passos necessários sejam seguidos de maneira consistente;
• Verificação de Conformidade: o sistema pode ajudar identificar NFes emitidas para o CNPJ da empresa sem o conhecimento da organização, prevenindo fraudes. A ferramenta pode enviar alertas e notificações sobre prazos fiscais importantes, mudanças na legislação ou inconsistências encontradas nos documentos;
• Análise e Relatórios: o nsdocs pode gerar relatórios personalizados com base nos critérios definidos, facilitando a análise detalhada das informações fiscais. Além disso, oferece dashboard que exibe indicadores chave de desempenho (KPIs), permitindo um monitoramento contínuo da situação fiscal da empresa;
• Segurança e Auditoria: o software oferece controles de acesso baseados em permissões, garantindo que apenas usuários autorizados possam visualizar ou modificar determinados documentos. A ferramenta mantém uma trilha de auditoria detalhada de todas as ações realizadas nos documentos, proporcionando transparência e rastreabilidade;
• Eficiência e Redução de Custos: a automação de tarefas repetitivas e a rápida recuperação de documentos economizam tempo significativo durante a auditoria. Assim como, a diminuição de erros e o aumento da eficiência operacional resultam em redução de custos relacionados à correção de problemas e ao cumprimento de prazos fiscais.

Ferramentas automatizadas como o nsdocs são essenciais na auditoria fiscal moderna. Elas centralizam e organizam documentos, automatizam processos manuais, garantem a conformidade, melhoram a análise e geração de relatórios, aumentam a segurança e a transparência, e contribuem para a eficiência e redução de custos.

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