Compliance: o que é e por que sua empresa precisa aplicar?

No mundo moderno em que vivemos, a competitividade entre as empresas assume um nível global. A economia também está mais interconectada e eventos ocorridos nas grandes empresas podem tomar proporções em todo o país ou até mesmo mundialmente.

Com isso, há a necessidade de seguir as regras e tornar as relações empresariais mais éticas e seguras para todos os envolvidos. E esse compromisso não é apenas de grandes organizações, cada vez mais se fala a respeito de estar em conformidade com as legislações vigentes, assim como respeitar o meio-ambiente e a sociedade como um todo.

Neste sentido, temos um tema que está cada vez mais famoso no ramo empresarial: o compliance. Mas o que é de fato o compliance? Quais empresas precisam adotá-lo? Quais são os benefícios de aderir às práticas de conformidade? Confira tudo e mais neste texto, acompanhe!

O que é compliance?

O termo “compliance” vem do inglês que pode ser traduzido para “em conformidade”. De maneira geral, significa estar em conformidade com as regras e compromissos assumidos pelas empresas.

O compliance pode ser definido como um conjunto de regras e diretrizes para direcionar uma empresa. Dentro deste contexto, estas regras e controles tem por objetivo garantir a transparência e a integridade das operações, evitando prejuízos e danos.

Estas regras são criadas com base em legislações já existentes, mas devem ser pensadas para a realidade e cultura da empresa.

Como se aplica o compliance nas empresas?

A aplicação do compliance dentro das empresas se dá pela criação de normas internas, seguindo as diretrizes e cultura da empresa para definir o que e como as coisas devem ser feitas para garantir a ética e a integridade das operações.

Qual é a importância do compliance dentro das empresas?

A Lei Anticorrupção definiu que as empresas que possuem uma política própria de compliance, tem que orientar e treinar seus funcionários a respeito das boas práticas de governança para que não venham a cometer infrações.

O que isso significa na prática? Algumas situações são fáceis de serem vistas como atos de corrupção, por exemplo: aceitar dinheiro por fora para fechar algum contrato com determinado fornecedor.

Entretanto, outras atividades não são tão explícitas assim, como aceitar presentes caros de clientes.

Por isso, a empresa precisa deixar bem claro quais são as regras e práticas que devem ser seguidas por todos os profissionais da empresa.

Diante  disso, a empresa se isenta da responsabilidade de responder por atos ilícitos cometidos por seus funcionários.

Entretanto, se a empresa não tiver uma política adequada de compliance, até a diretoria, como pessoas físicas, podem responder pelos atos ilícitos dos colaboradores.

Quais são as vantagens e as desvantagens do compliance?

Vantagens

• Transparência: todos da organização tem clareza de quais são as atitudes corretas que devem ser tomadas;
• Segurança: caso alguém tenha dúvidas a respeito de algum procedimento, pode consultar o responsável ou os responsáveis pelo compliance dentro da empresa;
• Competitividade: respeito às regras sem desfavorecer os demais;
• Evita punições indevidas.

Desvantagem

Existe o custo e trabalho para a implementação, mas que ocorrem em qualquer tipo de projeto e não pode ser considerado uma desvantagem.

O que fazer quando é identificada uma situação de corrupção dentro da empresa?

Já imaginou receber a denúncia que alguém de sua empresa aceitou dinheiro por fora para fechar contrato com fornecedores ou órgãos públicos? O que deve ser feito em uma situação como esta?

O primeiro passo é não se precipitar, a pessoa é inocente até que se prove o contrário.

O segundo passo é buscar testemunhas, ouvir pessoas próximas, entender se não houve algum ruído de comunicação, algum mal entendido.

E é claro, ouvir as pessoas envolvidas, sem fazer acusações, ouvir as várias versões dos fatos.

Depois disso, é necessário que haja provas. Algo que evidencie, além das palavras da acusação, que houve mesmo algum tipo de corrupção.

Diante disso, deve ser realizada uma apuração interna, onde devem ser juntadas as provas de que ocorreu mesmo irregularidade. Depois, se necessário, pode ser acionado o judiciário para apuração criminal.

Casos de corrupção são muito graves e devem ser fiscalizados da melhor forma possível, mas sempre reservando o direito de defesa e os demais direitos dos envolvidos, tanto do acusado como do acusador.

Como surgiu o compliance?

O compliance surgiu da necessidade de mercado, uma vez que instituições governamentais precisam fiscalizar mais de perto as ações ocorridas dentro das empresas, para evitar atos corruptos que geravam muito prejuízo aos investidores e a toda a economia. Se você deseja saber mais, confira esse post completo sobre o surgimento do compliance no Brasil e no mundo.

Como aplicar o compliance dentro da empresa?

Confira abaixo passos básicos para aplicar o compliance em qualquer organização, independente do tamanho:

Passo 1: Definição dos responsáveis

Definir a pessoa responsável, e o grupo de pessoas responsáveis pela compliance dentro da empresa. É importante que haja pessoas de todas as áreas da empresa dentro desse grupo, não apenas da área jurídica.

O compliance deve estar em todos os setores da empresa, e é importante que toda a operação seja analisada, por isso faz sentido que várias pessoas participem da comissão.

É interessante que haja um líder, que possa ser o encarregado principal por implantar o compliance na empresa, evitando que o processo fique pulverizado.

Passo 2: Mapeamento dos processos

Neste momento, a comissão responsável deve analisar, dentro do possível, todos os processos administrativos e operacionais da empresa com o intuito de obter uma visão geral da organização.

Apesar de muito trabalhoso, esse passo é essencial, pois permite a identificação de falhas ou brechas que podem favorecer o desvio de recursos ou a conduta incorreta dos colaboradores e stakeholders.

Passo 3: Definição de políticas e código de ética e conduta

O passo anterior não serve apenas para identificação de problemas, mas também para servir como base para a definição das políticas internas e do código de ética e conduta da empresa.

Nas políticas, são definidas diretrizes gerais de como as coisas precisam ser feitas dentro da instituição para evitar problemas. É mais como um manual de “como fazemos as coisas dentro da empresa”. Essas políticas devem estar adequadas com as normas do país, ou até mesmo de outros países se a empresa operar internacionalmente.

O código de ética e conduta, por sua vez, é um guia de como os colaboradores, e até mesmo outros envolvidos na instituição devem se comportar diante de determinados eventos.

As políticas definem uma série de padrões que devem ser obedecidos, mas sabemos que na rotina empresarial, podem haver operações que não foram documentadas, neste caso, cabe aos envolvidos agirem de forma fidedigna com os valores da instituição.

O código de ética e conduta traz padrões e exemplos do que é considerado incorreto e do que deve ser feito para implantar uma cultura institucional que respeite a conformidade com a legislação.

Passo 4: Treinamento de profissionais

Não apenas é necessário haver documentos que ditam as políticas e condutas da empresa, como também, é importante que todos os funcionários tomem conhecimento destes documentos e da cultura do compliance.

É necessário instruir os colaboradores para que fique claro o que deve ser feito e o que não deve ser feito, qual é ação correta em caso de alguma ocorrência de irregularidade.

Exemplo prático da aplicação do compliance

Existem atos que parecem ilícitos logo de primeira vista, como aceitar dinheiro por fora, fazer acordos para que as partes envolvidas desviem dinheiro e assim por diante. Mas existem casos que não são tão óbvios assim, como receber um presente caro de um cliente.

Por isso é importante ressaltar que o compliance deve fazer parte da cultura da empresa, fazer parte do DNA da instituição, para que todos levem a sério o compromisso com a conformidade e o zelo por uma empresa ética e livre de corrupção.