O que é Automação fiscal e como aplicar na sua empresa

Além do Brasil ser um dos países com maior carga tributária do mundo, a nossa legislação tributária é muito complexa. Existem leis fiscais de cunho federal, estadual e municipal, onde as regras podem mudar muito de um lugar para o outro do país.

Este fato torna a gestão fiscal difícil para gestores de empresas e até mesmo para contadores.

Entretanto, hoje é possível contar com ferramentas tecnológicas para auxiliar os profissionais que lidam diariamente com demandas

O que é automação fiscal?

A Automação fiscal refere-se ao uso de tecnologia e sistemas digitais para gerenciar, otimizar e automatizar processos relacionados às obrigações fiscais de uma empresa. Isso inclui a captura de documentos fiscais da SEFAZ ou via e-mail, geração de relatórios, integrações entre softwares.

Qual é a função da automação?

A automação fiscal pode ter várias funções, dependendo do nível de complexibilidade de gestão dentro da empresa. De forma geral, a principal função da automação e possibilitar que processos fiscais antes feitos de forma manual sejam feitos de forma automática.

A ideia é ajudar humanos a realizar tarefas repetitivas, manuais ou complexas, tornando a rotina empresarial mais fácil. Enquanto isso, as pessoas podem focar em atividades mais criativas e estratégicas, além de poder focar mais no negócio.

Por que investir em automação fiscal na sua empresa?

Se você ainda não está convencido que a automação fiscal vale a pena, listamos abaixo alguns motivos para você analisar:

Diminuição de erros

Processos manuais, principalmente aqueles mais monótonos, como relacionados a documentos fiscais, podem ocasionar uma série de erros. Facilitar o processo como captura das NF-es para a emissão de CT-e ou o envio de documentos aos clientes pode evitar este tipo de problema.

Aumento da produtividade

Com parte do processo que antes era realizado manualmente, agora sendo executado de forma automática, sobra muito mais tempo para realização de outras atividades.

Sem falar que o que antes levava horas, agora pode levar apenas alguns minutos com o auxílio da automação fiscal.

Monitoramento das NFes em tempo real

Hoje a emissão de notas fiscais precisa acontecer antes mesmo da operação de venda ou de compra ser concluída, o que faz com que os dados sejam transmitidos de forma muito rápida.

Com essa rapidez, pode ser difícil acompanhar as notas fiscais emitidas contra o CNPJ da empresa, tornando a gestão tributária mais difícil para o departamento fiscal. Ainda, algumas empresas fraudulentas podem se aproveitar disso para emitir notas fiscais frias para sonegar impostos.

Entretanto, com a automatização dos processos fiscais é possível evitar que empresas mal intencionadas se aproveitem desta brecha, evitando o desperdício de recursos.

Diminuição de custos

Ao automatizar processos fiscais, a empresa economiza tempo e reduz custos operacionais. Além disso, há menos gastos com auditorias e consultorias externas para avaliação das regularizações.

Como já falamos, a automatização diminui erros, o que evita tempo gasto com retrabalho na correção de problemas.

Foco total no negócio

Com todos estes recursos economizados, resta mais energia para focar no “core” do negócio.

Benefícios da automação fiscal

Além dos motivos acima, reunimos também outros benefícios da automação fiscal, confira no conteúdo abaixo:

Segurança de Dados

A segurança de dados deve ser uma preocupação de todas as empresas, independente do tamanho, pois dados vazados podem causar grande prejuízo aos envolvidos e a organização.

Ao manter seus documentos fiscais reunidos em um único lugar, que possua uma estrutura tecnológica robusta e profissionais habilitados para que suas informações fiquem seguras, torna todo o processo muito mais confiável e eficiente.

Melhoria de Processos

Mesmo antes de realizar a aplicação de um sistema de automação fiscal é necessário avaliar os processos da empresa para a adequação da nova funcionalidade.

Neste momento, podem ser observados fatores que podem ser melhorados e otimizados. Isso sem falar nas vantagens trazidas pela redução de tempo nos procedimentos fiscais.

Análise de Dados

Os dados são o novo petróleo, é o que dizem por aí, e não é diferente com empresas. Os dados de uma organização são muito importantes para auxiliar na tomada de decisão e facilitar a gestão.

Compliance Fiscal

Muito se fala em conformidade, que nada mais é do que o cumprimento das leis.

A legislação tributária brasileira é altamente dinâmica e exige que as empresas se mantenham constantemente atualizadas. Soluções de automação fiscal geralmente contam com atualizações automáticas de regras tributárias, garantindo que a empresa atue em conformidade com as leis mais recentes.

Contando com uma solução fiscal de automação, a empresa evita problemas com a fiscalização e mantém a empresa protegida contra passivos fiscais.

Retorno sobre o investimento (ROI)

Se você participa da gestão empresarial, deve estar familiarizado com a sigla ROI, que em português, significa retorno sobre o investimento. Se você não conhece essa sigla, nada mais é do que a receita ou lucro que se obtém por algum investimento.

Mesmo que ele seja comumente utilizado no ramo de investimentos, também podemos ver a aplicação do ROI de forma indireta através das ferramentas que usamos.

Investir em uma ferramenta para automação fiscal pode evitar muita dor de cabeça e melhorar o desempenho dos negócios, como por exemplo, melhorar o aproveitamento de crédito fiscal, como ICMS e PIS/Cofins.

Como implementar a automação fiscal no meu negócio?

Por mais que a automação fiscal pareça uma palavra complexa, sua aplicação não é tão difícil assim, por isso, reunimos os passos para aplicação em 3 etapas:

Avaliação das Necessidades

Primeiramente é necessário definir o que é mais importante para a empresa. Por exemplo, pode ser que o gestor ou o departamento fiscal identifique uma dificuldade em obter todas as notas fiscais emitidas para o CNPJ da empresa.

Neste caso, o objetivo será reunir essas notas para poder cumprir com as obrigações fiscais.

Escolha da Ferramenta Certa

Pesquise e selecione um sistema de automação fiscal que atenda às necessidades da sua empresa. Algumas características importantes a serem avaliadas:

• Integração com outros sistemas: A solução deve se integrar ao ERP, sistema de contabilidade ou software de gestão financeira da empresa.
• Atualização automática: Certifique-se de que o sistema recebe atualizações automáticas conforme a legislação tributária muda.
• Suporte técnico: Avalie a qualidade do suporte oferecido pelo fornecedor.

Treinamento da Equipe

Como a legislação tributária muda frequentemente, é importante manter a equipe informada e preparada. Além disso, o sistema de automação deve estar sempre atualizado para refletir essas mudanças.

Realize treinamentos periódicos e se necessário, entre em contato com o fornecedor para garantir que o sistema esteja funcionando corretamente e atualizado conforme a legislação.

O Futuro da Automação Fiscal

Tendências que aparecem em outras áreas da tecnologia também afetam a automação fiscal, como a principal delas, a inteligência artificial.

É possível ir mais longe e deixar os processos fiscais com cada vez mais precisão na execução das tarefas.

Como o nsdocs pode Auxiliar na Automação Fiscal de Sua Empresa?

O nsdocs é um plataforma de gestão de documentos fiscais que permite a captura, armazenamento e distribuição de documentos, como notas fiscais, de forma automática.

Além disso, com ele, você consegue manifestar suas NF-es (de forma manual ou automaticamente) e obter relatórios precisos sobre as movimentações relacionadas às operações destas notas.

Gostou dessas soluções? Se sim, visite nosso site para saber mais sobre a plataforma nsdocs.