Controle de estoque: o que é e como fazer da melhor forma?

O controle de estoque é crucial para empresas gerenciarem eficientemente seus produtos físicos. Por isso, implementar métodos, usar tecnologia para automação e adotar estratégias para lidar com produtos perecíveis são essenciais.  

Dessa forma, a obsolescência e a sazonalidade demandam atenção, assim como a segurança contra roubos. Além disso, métricas como giro de estoque e nível de serviço são fundamentais para avaliar o desempenho. E, nesse sentido, a logística desempenha um papel vital.  

Para aprofundar o entendimento sobre estratégias e desafios do controle de estoque, continue a leitura. 

O que é controle de estoque e qual é a sua importância?  

O controle de estoque é um conjunto de práticas e processos que uma empresa utiliza para monitorar e gerenciar a quantidade de mercadorias ou produtos que possui disponíveis para venda ou uso interno.  

O objetivo principal é garantir que a empresa tenha o equilíbrio certo entre oferta e demanda, evitando excessos ou escassez de estoque. 

A importância do controle de estoque é evidente por vários aspectos, tais como: 

• Satisfação do cliente: um estoque bem controlado assegura que os produtos estejam disponíveis quando os clientes desejam comprá-los, contribuindo para a satisfação do cliente. 

• Redução de custos: Manter um estoque equilibrado evita custos associados ao armazenamento excessivo de mercadorias ou à falta de produtos quando a demanda está alta. Isso inclui custos de armazenamento, seguro, obsolescência e perdas devido a danos ou vencimento. 

• Otimização de recursos financeiros: Evitar excessos de estoque ajuda a empresa a otimizar seus recursos financeiros, uma vez que menos capital é investido em mercadorias paradas nos depósitos. 

• Tomada de decisões estratégicas: O controle de estoque fornece dados valiosos para a tomada de decisões estratégicas. Informações sobre a rotatividade de produtos, sazonalidade e preferências dos clientes podem ser usadas para ajustar políticas de compras, introduzir novos produtos ou descontinuar itens que não estão performando bem. 

• Prevenção de perdas e obsolescência: Um controle eficaz ajuda a identificar produtos que estão prestes a expirar, tornar-se obsoletos ou sofrer danos, permitindo ações preventivas para reduzir perdas. 

• Eficiência operacional: A gestão adequada do estoque contribui para a eficiência operacional. As empresas podem evitar a interrupção na produção ou venda devido à falta de matéria-prima ou produtos acabados. 
• Atendimento a requisitos regulatórios: Em setores regulamentados, como alimentos e produtos farmacêuticos, o controle de estoque é vital para garantir o cumprimento de normas e regulamentações. 

Tipos de controle de estoque

Basicamente, existem duas modalidades principais de controle de estoque: o matérias-primas, geralmente associado à produção industrial. E o de produtos, comum no setor de comércio varejista.

E embora possa parecer uma prática simples, esse controle de estoque é fundamental na gestão das operações logísticas, como de armazéns ou almoxarifados. Por isso, manter um estoque sob controle é importante não apenas sobre as movimentações de mercadorias, como para o lucro líquido ao final de cada mês contábil.

Passo a passo para realizar um controle de estoque eficiente 

Para estabelecer um controle de estoque eficiente, é importante seguir um processo bem estruturado. Aqui está um passo a passo que pode ajudar: 

• Classificação dos itens:

Classificar os itens é crucial para priorizar o controle. Itens de alta demanda, produtos sazonais ou de alto valor podem exigir estratégias diferentes. Uma classificação ABC, por exemplo, divide os itens em A (alta prioridade), B (média) e C (baixa), permitindo uma abordagem mais focada. 

• Definição de parâmetros de estoque:

Estabelecer níveis mínimos e máximos ajuda a evitar excessos ou faltas. Isso também pode incluir pontos de reposição automáticos, que disparam pedidos de reposição quando o estoque atinge um determinado nível. 

• Escolha de método de controle:

O método escolhido (PEPS, UEPS, custo médio ponderado) afeta diretamente a avaliação do estoque e, por conseguinte, os custos e o lucro. A escolha deve ser baseada na natureza dos produtos e nas práticas contábeis da empresa. 

• Implementação de tecnologia:

A tecnologia, como sistemas de gerenciamento de estoque, traz eficiência. Ela agiliza processos, reduz erros humanos e fornece dados em tempo real para uma tomada de decisões mais informada. 

• Registro preciso de entradas e saídas:

A precisão nos registros é fundamental. Erros nos dados de entrada ou saída podem levar a decisões equivocadas. Manter um sistema de rastreamento rigoroso garante a acuracidade das informações. 

• Inventários periódicos:

Realizar inventários regularmente permite corrigir discrepâncias entre os registros e o estoque físico. É uma prática preventiva para evitar problemas maiores no futuro. 

• Monitoramento de prazos de validade:

Se aplicável, monitorar e gerenciar os prazos de validade ajuda a evitar perdas devido a produtos vencidos. Isso é especialmente crucial em indústrias como alimentos, farmacêutica e cosmética. 

• Análise de desempenho:

Avaliar indicadores de desempenho, como giro de estoque e índice de acuracidade, fornece insights sobre a eficácia das práticas de controle de estoque e destaca áreas que podem precisar de melhorias. 

• Gestão de fornecedores:

Uma boa relação com fornecedores pode resultar em prazos de entrega mais curtos e condições mais favoráveis. A comunicação eficiente é crucial para evitar atrasos e garantir que as expectativas estejam alinhadas. 

• Treinamento da equipe:

A equipe deve ser bem treinada nas práticas de controle de estoque. Isso inclui procedimentos operacionais padrão (POP) para garantir consistência e minimizar erros. 

• Uso de previsão de demanda:

Utilizar métodos de previsão de demanda, como análise histórica, feedback de clientes e dados de mercado, ajuda a antecipar mudanças nas necessidades do cliente, permitindo ajustes proativos nos níveis de estoque. 

• Ajustes contínuos:

A flexibilidade é chave. O ambiente de negócios está sempre mudando, e o controle de estoque deve evoluir em resposta a essas mudanças. Isso pode incluir ajustes nas políticas de estoque, métodos de controle ou até mesmo na escolha de fornecedores. 

Ao seguir esse processo de forma consistente e adaptativa, as empresas podem estabelecer um controle de estoque eficiente que se alinha com as necessidades específicas do negócio e do mercado em que atuam. Essa abordagem sistemática contribui para a eficiência operacional e a satisfação do cliente. 

Evite esses erros ao fazer gestão de estoque! 

Alguns erros comuns podem prejudicar a gestão de estoque de uma empresa. Evitar esses equívocos é essencial para manter a eficiência operacional e financeira. Aqui estão alguns dos erros que devem ser evitados: 

• Falta de Planejamento de Demanda: 

Não prever adequadamente a demanda pode resultar em excesso ou falta de estoque. A falta de planejamento eficiente pode levar a perdas financeiras e insatisfação do cliente. 

• Registro Inadequado de Entradas e Saídas: 

Erros nos registros de entradas e saídas podem levar a discrepâncias nos níveis de estoque, causando decisões equivocadas sobre compras e reposição. 

• Falta de Controle de Prazos de Validade: 

Ignorar prazos de validade pode resultar em produtos vencidos, levando a perdas financeiras e impactando negativamente a reputação da empresa. 

• Não Utilizar Tecnologia Adequada: 

A ausência de sistemas de gerenciamento de estoque informatizados pode resultar em processos manuais propensos a erros, ineficiência e falta de visibilidade em tempo real. 

• Desconsiderar a Classificação ABC: 

Não classificar os itens com base em sua importância pode resultar em alocação inadequada de recursos, com excesso de atenção a produtos menos significativos. 

• Inventários Irregulares: 

Não realizar inventários periódicos pode levar a registros desatualizados, prejudicando a precisão do controle de estoque. 

Ao evitar esses erros, as empresas podem estabelecer práticas sólidas de gestão de estoque, promovendo eficiência, redução de custos e satisfação do cliente.