Guia completo sobre CTe OS: tudo que você precisa saber sobre este documento

Você já ouviu falar em CT-e OS? Se você trabalha com transporte de passageiros, valores ou até bagagem aérea, este é um documento que não pode faltar na sua rotina.

Neste post, vamos explicar o que é o CT-e OS, desde as licenças necessárias até a emissão.

O que é CT-e OS?

O CT-e OS, ou Conhecimento de Transporte Eletrônico para Outros Serviços, é uma variação do CT-e tradicional e é usado especificamente para documentar a prestação de serviços de transporte que não sejam de cargas. Isso inclui, por exemplo, transporte de pessoas, valores e também serviços de excesso de bagagem em transporte aéreo.

Assim como o CT-e comum, o CT-e OS é um documento eletrônico e serve para registrar operações de transporte com a finalidade de garantir a correta tributação e controle fiscal. Ele substitui documentos em papel que eram utilizados anteriormente para esses serviços específicos, simplificando o processo e facilitando a fiscalização por parte das autoridades competentes.

Para que serve o CTe OS?

Assim como o CT-e comum, o CT-e OS é um documento eletrônico e serve para registrar operações de transporte com a finalidade de garantir a correta tributação e controle fiscal. Ele substitui documentos em papel que eram utilizados anteriormente para esses serviços específicos, simplificando o processo e facilitando a fiscalização por parte das autoridades competentes.

Qual a diferença entre CTe e CTe OS?

O CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico) e o CT-e OS (Conhecimento de Transporte Eletrônico para Outros Serviços) são documentos fiscais eletrônicos, mas cada um tem uma aplicação específica.

Assim sendo, a principal diferença está no tipo de serviço de transporte que cada um documenta: enquanto o CT-e é para cargas, o CT-e OS é para outros serviços que não envolvem o transporte de mercadorias.

O que é preciso para emitir CTe de Outros Serviços?

Antes de iniciar a emissão do CTe OS, é necessário verificar algumas informações e fazer alguns cadastros e registros.

É importante que a empresa esteja devidamente registrada na Receita Federal e SEFAZ de seu estado, com CNPJ e Inscrição Estadual.

Confira abaixo os procedimentos necessários:

• Credenciamento na SEFAZ: a empresa prestadora do serviço de transporte deve estar credenciada na Secretaria da Fazenda (SEFAZ) do seu estado para emitir documentos fiscais eletrônicos;
• Certificado Digital: é necessário ter um certificado digital válido, e-CNPJ ou e-CPF, para assinar digitalmente os documentos fiscais eletrônicos e garantir sua autenticidade;
• Software Emissor: a empresa precisa de um software emissor de CT-e OS que esteja de acordo com as especificações técnicas estabelecidas pela legislação. Pode ser um software próprio ou adquirido de terceiros;
• Acesso à Internet: Como o documento é emitido e armazenado eletronicamente, é necessário ter uma conexão estável com a internet para o envio do documento à SEFAZ;
• Conhecimento das Legislações: Conhecimento e entendimento das legislações tributárias vigentes referentes ao serviço de transporte realizado, incluindo as específicas para o CT-e OS;
• Termo de Autorização de Fretamento (TAF): necessário para transportes fora do estado;
• Número de Registro Estadual: para transporte dentro do mesmo estado.

É importante destacar que apenas empresas que possuem CNAE (Cadastro Nacional de Atividade Econômica) compatível para transporte de passageiros, valores ou bagagem, podem emitir o CT-e OS.

O que é TAF?

Uma das principais dúvidas na emissão de CTe OS é sobre o Termo de Autorização de Fretamento. Este termo é emitido pela ANTT (Agência Nacional de Transportes Terrestres), e segundo a agência, todas as empresas que desejam realizar transportes fora de seu estado ou internacionalmente devem enviar a documentação para emissão do TAF.

O que é Registro Estadual?

O Registro Estadual é um documento que a empresa que realiza transportes de passageiros precisa para prestar serviços dentro do estado. Cada UF possui uma entidade específica que realiza este tipo de serviço.

Informações necessárias para a emissão

Após o processo de cadastro e depois de obter os documentos necessários, é necessário reunir as informações que serão preenchidas no CTe OS, confira as principais abaixo:

• Dados do Emitente:

• • CNPJ ou CPF;
  • Inscrição Estadual;
  • Nome ou Razão Social;
  • Endereço completo. 

• Dados do Tomador do Serviço (quem está contratando o serviço):

• • CNPJ ou CPF;
  • Inscrição Estadual (se houver);
  • Nome ou Razão Social;
  • Endereço completo.

• Dados do Serviço Prestado:

• • Modalidade do transporte (rodoviário, aéreo, etc.);
  • Origem e destino do serviço;
  • UFs de percurso;
  • Descrição do serviço;
  • Se o transporte contínuo ou eventual;
  • Datas e horários de início e término do serviço.

• Informações Fiscais:

• • Informações sobre a cobrança do serviço;
  • Valores do serviço, seguro, outras despesas acessórias;
  • Dados sobre o ICMS: base de cálculo, alíquota, valor do imposto, código fiscal de operações e prestações (CFOP);
  • Informações sobre substituição tributária, se aplicável.

• Informações Complementares:

• • Dados adicionais de interesse do Fisco;
  • Informações relevantes para o tomador do serviço.

• Dados do Veículo (em caso de transporte terrestre):

• • Placas dos veículos;
  • UF das placas.

• Dados do Seguro (se houver):

• • Nome da seguradora;
  • Número da apólice de seguro;
  • Número da averbação (se já tiver sido feita).

Como emitir CTe OS?

Para realizar a emissão de CTe OS, siga as etapas abaixo:

• Configurar o software emissor de CT-e OS: após adquirir o sistema, será necessário realizar algumas configurações como incluir o certificado digital e fazer outros cadastros. É importante que o software atenda às especificações técnicas do projeto CT-e e que seja autorizado pela SEFAZ;
• Cadastro de Informações: inserir no software as informações necessárias para a emissão do CT-e OS, como dados do prestador do serviço, do tomador, as informações do serviço prestado, os dados fiscais, entre outros;
• Validação das Informações: o software emissor geralmente realiza uma validação das informações para assegurar que estão completas e corretas antes de prosseguir com a emissão;
• Assinatura Digital: após a validação, o CT-e OS é assinado digitalmente utilizando o certificado digital da empresa;
• Transmissão para a SEFAZ: o documento assinado é então transmitido via internet para a SEFAZ, que verificará a autenticidade e a integridade do arquivo;
• Autorização de Uso: se o arquivo estiver correto e não houver duplicidades ou inconsistências, a SEFAZ autoriza o uso do CT-e OS, o que significa que o documento foi validado e está apto para uso fiscal;
• Impressão do DACTE: após a autorização, é gerado o Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico (DACTE), que é a versão impressa do CT-e OS e deve acompanhar o transporte.

Depois de emitir o CTe OS, ele deve ser impresso ou armazenado digitalmente para seguir viagem. Pode ser que outros documentos sejam necessários, como a lista de passageiros e outras autorizações, cabe verificar a legislação de seu estado.

Prestação de Contas 

Após a emissão dos documentos fiscais, é necessário ainda prestar contas ao governo sobre as emissões realizadas no período. No caso do CTe OS, os arquivos geralmente são enviados à contabilidade uma vez por mês para que o contador possa emitir o SPED.

Dependendo do regime tributário da empresa, os documentos emitidos também são utilizados para o cálculo de arrecadação de impostos. Por exemplo, no Simples Nacional, os arquivos do mês servem como comprovação do serviço prestado e é a partir deles que é gerada a DAS (Documento de Arrecadação do Simples).

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