O que é SEFAZ, o que faz e qual é sua importância?

Se você tem uma empresa ou trabalha na parte fiscal, já deve estar familiarizado com o termo SEFAZ. Mas o que é SEFAZ, o que faz e qual é sua importância? Neste post, explicamos tudo sobre este importante órgão governamental.

O que é SEFAZ e para que serve?

A SEFAZ, Secretaria do Estado da Fazenda é o órgão responsável pelo controle de receitas e despesas de cada estado e do país. Ou seja, existe a SEFAZ a nível federal, e uma secretaria para cada estado. 

Quais são as principais funções da SEFAZ?

De forma resumida, a Secretaria da Fazenda é responsável pela arrecadação de impostos e por garantir o bom funcionamento da máquina pública. Além disso, a SEFAZ também é encarregada de: 

• Prestar serviços aos contribuintes, empresas e administrar as inscrições estaduais;
• Fiscalizar o pagamento de tributos;
• Administrar a emissão de documentos fiscais como NF-e (Nota Fiscal Eletrônica), CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico) e MDF-e (Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais).

Entre os serviços prestados as empresas, podemos citar o cadastro de contribuintes (Inscrição Estadual), emissão de Escrituração Fiscal Digital ou SPED, impressão de guias, consulta de documentos fiscais eletrônicos, entre outros.

O que a SEFAZ fiscaliza?

Conforme mencionado anteriormente, a principal função da Secretaria da Fazenda é fiscalizar a arrecadação de impostos. Entretanto, esta tarefa não é simples, pois envolve fiscalizar diversas fases do processo.

Por exemplo, uma empresa transportadora ao prestar um serviço de transporte a um cliente precisa emitir um CT-e, que é validado pela SEFAZ.  Dependendo do tipo do transporte, pode ser necessário a guia GNRE. Há casos em que se o transporte for interestadual destinado a não contribuinte na UF de destino, pode ser necessário que a empresa transportadora gere a GNRE, que será transmitida a SEFAZ e acompanhará os demais documentos da viagem.

Gerando ou não a guia, ao fim do período fiscal, é necessário prestar contas, enviando os arquivos SPED para a SEFAZ e também realizar o pagamento de outras guias referentes aos impostos do intervalo.

Sendo assim, vemos que a SEFAZ está envolvida em todas as operações da empresa, antes mesmo de acontecerem até serem concluídas. Ou seja, há uma comunicação contínua entre as empresas e a Sefaz estadual.  

Sefaz Estadual e eventos de documentos fiscais

Além dos documentos fiscais eletrônicos, a SEFAZ também registra eventos em documentos fiscais, que são lançamentos feitos para indicar alguma operação com o documento. Entre os principais documentos estão:

• Cancelamento: um dos principais eventos de documentos fiscais é o cancelamento, que é realizado quando a operação que deu origem ao documento não ocorreu, ou houve erro no momento da emissão. Este tipo de evento é lançado pelo emitente da NF-e, CT-e ou MDF-e;
• Carta de Correção eletrônica (CC-e): é emitida para corrigir pequenos erros dos documentos fiscais, como endereço dos envolvidos, peso da carga e observações. Neste caso é gerado um outro documento que é anexado ao original;
• Ciência da emissão: com este evento o comprador ou tomador do serviço pode reconhecer a operação, informar a SEFAZ que ela tomou conhecimento do documento emitido para seu CNPJ;
• Confirmação da Operação: com este evento, o comprador ou tomador do serviço, reconhece que a operação que gerou o documento ocorreu com sucesso. Após lançar este evento não é possível cancelar o documento ou emitir outro tipo de evento;
• Operação não realizada: ao contrário do anterior, este evento é lançado quando a operação que deu origem a NF-e não foi realizada;
• Desconhecimento da Operação: este evento pode ser utilizado quando um documento que não foi solicitado pela empresa foi emitido utilizando seu CNPJ, neste caso a empresa estará informando a SEFAZ que desconhece a operação;
• Evento de prestação indevida ou em desacordo: este evento é lançado quando foi emitido um CT-e incorreto informando o CNPJ da empresa como pagador. Neste caso o tomador do frete, ou responsável pelo pagamento, realiza o lançamento do evento para sinalizar que a operação não está correta.

Existem ainda outros eventos, alguns lançados por órgãos fiscalizadores. Os eventos podem ser lançados através dos programas emissores de documentos fiscais ou em gerenciadores de arquivos. Um destes programas é o nsdocs, que permite a manifestação das notas e também o gerenciamento de eventos emitidos pelos envolvidos da operação.

Qual a diferença entre Receita Federal e Secretaria da Fazenda?

Primeiramente, precisamos entender que existem diversos órgãos regulamentadores no Brasil, e que suas competências variam a nível municipal, estadual e nacional.

A SEFAZ estadual é responsável pela fiscalização e arrecadação de impostos estaduais, como ICMS, IPVA e ITCD (falaremos mais sobre isso depois) e validação e regulamentação de documentos fiscais. Contudo, existe também a SEFAZ nacional, que gerencia as informações de todos os estados e presta uma espécie de suporte as secretarias da fazenda estaduais. Na emissão de NF-e, por exemplo, as informações também são transmitidas e armazenadas no ambiente nacional.

Por outro lado, a Receita Federal é responsável a nível nacional por outros tipos de impostos e também transações internacionais. Entre os principais tributos, estão o Imposto de Renda, tanto de pessoas físicas como de pessoas jurídicas (IRPF e IRPJ, respectivamente), Imposto Sobre Produtos Industrializados (IPI), Imposto Sobre Operações Financeiras (IOF) e outros impostos federais.

Quais são os impostos cobrados pela SEFAZ?

Os principais impostos cobrados pela SEFAZ são:

• ICMS, Imposto sobre Operações relativas à Circulação de Mercadorias e sobre Prestações de Serviços de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicação;
• IPVA, Imposto sobre a Propriedade de Veículos Automotores;
• ITCD, Imposto sobre Transmissão Causa Mortis e Doação de Quaisquer Bens ou Direitos.

Como consultar débitos da empresa na SEFAZ?

Conforme dito antes, existem diversos órgãos fiscalizadores que possuem jurisdição em diversos níveis. Sendo assim, é interessante verificar em qual destes órgãos a empresa está apresentando irregularidades.

Se a empresa estiver com débitos na Receita Federal, as penalidades irão refletir sobre o CNPJ da empresa. Isso pode gerar 3 tipos de situações para o CNPJ:

• suspenso: caso as obrigações não sejam cumpridas;
• inapto: caso não tenham sido cumpridas as obrigações por mais de 2 anos;
• baixado: quando não é mais possível reativar.

Já se a empresa tiver problemas na SEFAZ estadual, os problemas vão aparecer na Inscrição Estadual da mesma, que pode ser até suspensa. Quando isso ocorre pode ser bloqueado também o recebimento de documentos fiscais eletrônicos emitidos pela empresa.

Como regularizar a situação da empresa na SEFAZ?

Para regularizar a situação da Inscrição Estadual de sua empresa é preciso entrar em contato com a Secretaria da Fazenda de seu estado ou então acessar ao respectivo site. No site da SEFAZ estadual é possível efetuar o login com os dados da empresa e verificar qual é a pendência que precisa ser regularizada.

A SEFAZ e a emissão de documentos fiscais eletrônicos

Como mencionado anteriormente, a principal função da SEFAZ é regulamentar e fiscalizar a arrecadação de impostos das empresas através de documentos fiscais. Para isso, todas as informações destes documentos devem ser transmitidas para a SEFAZ para que a mesma valide.

Esta validação, ocorre de forma eletrônica, onde através de um software emissor, as informações são repassadas para o servidor da SEFAZ, que faz o processamento dos dados e devolve a resposta para o software emissor informando se os documentos foram validados, ou se é necessário fazer algum ajuste para que ele seja aprovado.

Há também os diversos eventos de manifestação de documentos fiscais recebidos pela Sefaz, eles são importantes principalmente para tomadores de serviço ou destinatários de mercadorias.

Além disso, as informações dos documentos fiscais ficam armazenados nos servidores da SEFAZ e podem ser consultados através da chave de acesso. Temos um post completo sobre consulta da NF-e aqui.