É possível fazer o cancelamento de uma Nota Fiscal?

Quando é apropriado efetuar o cancelamento de uma nota fiscal e quais precauções devem ser tomadas?

No dia a dia da administração financeira empresarial, há certas demandas que ocorrem com frequência. No entanto, mesmo que essas atividades sejam relativamente comuns, é necessário compreender os principais pontos envolvidos, bem como adotar as devidas precauções para garantir um resultado bem-sucedido, além de estar ciente das regras tributárias aplicáveis no nosso país. O cancelamento de uma nota fiscal é uma dessas demandas.

Se ocorrer alguma divergência nas informações ou qualquer outro evento que impeça o pagamento da referida nota fiscal, é possível solicitar o cancelamento por meio dos procedimentos legais adequados. Com isso em mente, elaboramos este material para oferecer uma visão geral dos contextos em que isso é possível e fornecer um guia passo a passo para realizar o cancelamento. Continue lendo para saber mais!

Quando é possível cancelar uma nota fiscal?

Primeiro, vamos compreender em quais situações é possível solicitar o cancelamento de uma nota fiscal. A primeira delas ocorre quando há erros nas informações contidas na nota. Considerando a rotina empresarial e a grande quantidade de informações com as quais as pessoas lidam diariamente, é comum ocorrer erros de digitação ou de informação na nota fiscal.

Nesses casos, é necessário corrigir o erro por meio do cancelamento e emitir uma nova nota com os dados corretos. Alguns dos principais elementos a serem verificados são:

• CNPJ da sua empresa ou do fornecedor;
• Razão social de ambas as partes;
• Nomes dos fornecedores;
• Cálculos, entre outros.

Além disso, se um cliente desistir da contratação dos seus serviços, por qualquer motivo, após a emissão da nota fiscal, também é possível realizar o cancelamento.

Existem algumas regras fiscais que devem ser seguidas para efetuar o cancelamento da nota fiscal:

• O cancelamento só é permitido se for registrado antes da saída da mercadoria;
• Para que o cancelamento seja efetivo, o destinatário não pode ter tomado ciência da emissão da nota;
• Uma vez que todas as condições sejam atendidas, é necessário confirmar o cancelamento dentro de um prazo de 24 horas.

Quais precauções tomar ao cancelar uma nota fiscal?

Agora que você já está familiarizado com os principais aspectos relacionados ao cancelamento de uma nota fiscal, vamos destacar algumas precauções que devem ser tomadas durante esse processo. Veja a seguir!

Esteja ciente dos prazos

Em primeiro lugar, é essencial que a empresa esteja ciente do prazo estabelecido na sua região para realizar o cancelamento da nota fiscal. Em geral, os estados concedem um prazo de até 24 horas para que a empresa execute essa atividade. No entanto, em algumas localidades, esse prazo pode ser ainda menor. Por exemplo, no estado do Mato Grosso, o prazo é de apenas 2 horas.

No entanto, caso o prazo seja ultrapassado, ainda é possível solicitar o cancelamento, porém será necessário pagar uma multa correspondente ao documento, equivalente a 1,5% do valor do tributo. Além disso, será necessário entrar com um processo administrativo conhecido como “cancelamento extemporâneo”.

Esse tipo de cancelamento deve ser realizado por meio do site da Secretaria da Fazenda (Sefaz) do seu estado, seguindo as especificidades apresentadas.

Esteja atento aos critérios estabelecidos

Conforme mencionado, existem critérios e regras estabelecidos pelo órgão fiscal que devem ser seguidos ao cancelar uma nota fiscal. Antes de prosseguir com o cancelamento, é importante analisar quais são esses critérios e verificar se o seu estado possui requisitos específicos relacionados a esse processo.

Saiba o que fazer após cancelar a nota fiscal

Caso sua empresa opte pelo cancelamento da nota fiscal, independentemente do motivo (como mencionado anteriormente), é fundamental compreender quais são os próximos passos a serem seguidos. Primeiramente, é necessário estabelecer processos internos bem definidos que auxiliem no controle preciso das diferentes áreas da empresa.

Por exemplo, se um produto não foi enviado ao cliente devido ao cancelamento da nota fiscal, é importante registrá-lo para que a quantidade disponível em estoque esteja atualizada para consultas futuras.

Outro ponto relevante é que, após o cancelamento, a pessoa responsável deve realizar a escrituração fiscal sem valor. Para isso, é necessário consultar a legislação tributária vigente para garantir que todos os requisitos sejam cumpridos. Além disso, é essencial informar o cancelamento no Sped Fiscal.

Analise todas as informações

Se o cancelamento da nota fiscal foi realizado devido a informações incorretas, é importante analisá-las cuidadosamente antes de emitir um novo documento. Oriente sempre seus colaboradores a serem cautelosos em relação a essa questão, pois isso afeta a produtividade e pode gerar retrabalho para toda a equipe.

Por que utilizar uma solução tecnológica?

Utilizar uma solução tecnológica para auxiliar na gestão de notas fiscais traz diversos benefícios não apenas para o controle de emissão e cancelamento. Mas também para outras atividades financeiras do dia a dia do seu negócio. Ao contar com uma ferramenta adequada, sua empresa terá a oportunidade de:

• Emitir notas fiscais eletrônicas de forma simples, com interfaces e recursos de fácil utilização, permitindo que toda a equipe compreenda os processos e saiba o passo a passo necessário.
• Consultar o status das notas fiscais na Secretaria da Fazenda (Sefaz) a qualquer momento.
• Cadastrar tabelas que permitam o cálculo automático dos impostos incidentes sobre as notas fiscais.
• Registrar produtos para que os profissionais possam acessá-los sempre que necessário.
• Cadastrar fornecedores e clientes, centralizando as principais informações em uma única solução.
• Exportar os arquivos XML das notas fiscais, individualmente ou em lotes, conforme as necessidades da empresa.
• Ter acesso a relatórios abrangentes relacionados às notas fiscais emitidas pela sua empresa, facilitando o processo de tomada de decisão.

Neste conteúdo, você pôde compreender as situações envolvendo o cancelamento de notas fiscais, os cuidados necessários para essa atividade e como uma solução tecnológica pode auxiliar nesse sentido. Para escolher a ferramenta adequada, é importante estudar os principais fornecedores do mercado, compreender as funcionalidades oferecidas pelo produto e avaliar a qualidade do atendimento fornecido pela empresa, pois a parceria e o suporte serão essenciais para a implementação da tecnologia em seu negócio.

Caso você deseje usufruir de todas as funcionalidades mencionadas, incluindo os diferenciais destacados, convidamos você a conhecer o nosso produto e esclarecer quaisquer dúvidas que possa ter!