Guardar nota fiscal: entenda as regras

Todo empreendedor compreende a importância das notas fiscais. São registros emitidos após a conclusão de uma transação de produtos ou serviços, os quais validam a operação e asseguram maior segurança no processo. Além disso, essas faturas têm a finalidade de manter o pagamento de impostos controlado pela Receita Federal. Atualmente, a versão eletrônica da nota fiscal (NF-e) substitui o formato impresso convencional. 

Devido à sua relevância, é imprescindível que a empresa armazene as NF-es por um determinado período. Isso requer disciplina, pois a quantidade de faturas emitidas em um dia pode ser bastante considerável. Leia o artigo abaixo para descobrir por quanto tempo é necessário conservar as faturas fiscais! 

Qual é a legislação relativa ao arquivamento de documentos fiscais?  

O prazo de arquivamento de documentos fiscais varia de acordo com o que é determinado pela legislação correspondente. Portanto, existem diferenças entre os regimes trabalhistas e tributários. 

No que se refere aos documentos tributários, mencionamos: 

• Nota fiscal (estabelecida no artigo 173 da Lei nº 5.172/1966, também conhecida como Código Tributário Nacional); 
• Nota fiscal de saída (estabelecida no artigo 46 da Lei nº 8.212/1991, denominada Lei Orgânica da Seguridade Social); 
• IRPJ, Imposto de Renda Pessoa Jurídica (previsto na Lei Orgânica da Seguridade Social, artigo 33); 
• Damef, Declaração Anual de Movimento Econômico e Fiscal (prevista no artigo 173 do Código Tributário Nacional); 
• IPI/IPVA/ISSQN/ITR/IPTU/ITBI (previstos no artigo 173 do Código Tributário Nacional); 
• Lalur, Livro de Apuração de Lucro Real (estabelecido no artigo 46 da Lei Orgânica da Seguridade Social). 

Qual é o prazo para manter as notas fiscais arquivadas?   

De acordo com o Código Tributário Nacional mencionado, as notas fiscais devem ser mantidas arquivadas por um período de 5 anos. Já a nota fiscal de saída, de acordo com a Lei Orgânica da Seguridade Social, deve ser guardada por 10 anos. 

A nota fiscal de entrada, também conhecida como nota fiscal, é emitida pelos fornecedores de uma empresa e comprova o recebimento de mercadorias e outros insumos. 

Por outro lado, a nota fiscal de saída é emitida pela empresa quando ela vende um produto ou presta um serviço ao consumidor final. Essa nota permite ao gestor controlar o estoque, o faturamento, a gestão de novos pedidos e assim por diante. 

Em relação a outros documentos fiscais, os prazos são os seguintes: 

• IRPJ: 10 anos de armazenamento; 
• Damef: 5 anos de arquivamento; 
• IPI/IPVA/ISSQN/ITR/IPTU/ITBI: 5 anos de prazo; 
• Lalur: 10 anos de armazenamento; 
• Declarações (DCTF, DIPJ, DIRF, Declaração de Ajuste Anual): 5 anos de período; 
• Sistemas eletrônicos de dados da escrituração contábil/fiscal: 5 anos de arquivamento; 
• Cofins (Contribuição para Financiamento da Seguridade Social): 5 anos de prazo; 
• CSLL (Contribuição Social sobre o Lucro Líquido): 5 anos de período. 

Vamos abordar também o período de armazenamento de documentos previdenciários e trabalhistas para fornecer uma visão mais abrangente: 

• FGTS: 30 anos (embora o Supremo Tribunal Federal tenha considerado que 5 anos seriam suficientes); 
• Recolhimento do PIS/Pasep: 10 anos; 
• Contrato de trabalho: período indeterminado; 
• Documentação trabalhista: 5 anos; 
• Documentação previdenciária: 10 anos. 

Quais são as exigências da Sefaz?  

A Sefaz não assume a responsabilidade por notas fiscais perdidas pelo contribuinte. Ela não tem a obrigação de recuperá-las. O correto arquivamento do arquivo XML da nota fiscal é uma exigência obrigatória de acordo com as regras da Sefaz, tanto para o emissor quanto para o destinatário. 

Portanto, é obrigação do contribuinte que vende e do contribuinte que compra produtos ou serviços manter as notas fiscais arquivadas por 5/10 anos. O não cumprimento da lei pode resultar em multas e outras penalidades para o infrator. 

Quais são as consequências de não guardar nota fiscal?  

Além de compreender o período adequado para manter as notas fiscais arquivadas, é importante entender os riscos envolvidos caso você não realize o armazenamento adequado delas. 

O armazenamento das notas fiscais vai além de uma simples boa prática, pois é uma obrigação legal. Afinal, ao longo dos anos, a Receita Federal pode solicitar esses documentos para verificar possíveis irregularidades tributárias. 

Se a empresa não puder comprovar que efetuou o pagamento aos órgãos fiscais, será necessário realizar o pagamento dos impostos novamente, com uma multa que pode chegar a até 20% do valor contestado pelo Fisco, além dos juros da taxa básica de juros (Selic). 

A multa por cada arquivo XML de nota fiscal perdido pode ser de mil reais ou até mais. Esse valor é significativo, especialmente considerando a quantidade de notas fiscais emitidas e recebidas diariamente. 

Além disso, é importante considerar que, sem a nota fiscal de recebimento, uma empresa não poderá vender os equipamentos e outros bens que adquiriu, pois não terá como comprovar ao comprador que esses produtos realmente lhe pertencem e foram adquiridos legalmente. Outro ponto é que a empresa não terá garantias sobre os bens adquiridos. 

Como armazenar as notas fiscais com segurança?  

Mesmo para aqueles que emitem um baixo volume de notas fiscais por dia, o armazenamento seguro é fundamental para evitar penalidades. 

A segurança deve estar aliada à acessibilidade, pois a empresa precisa ter acesso rápido e eficiente aos documentos fiscais. Embora seja possível armazená-los em computadores, discos rígidos externos, CDs ou pendrives, isso representa um risco, já que esses dispositivos podem sofrer danos ou serem perdidos. 

Nesse sentido, o armazenamento em nuvem é uma excelente solução. Ele permite um arquivamento organizado e versátil, pois provedores oferecem backups periódicos, fazem cópias em diretórios distintos e utilizam mecanismos de segurança, como antivírus e criptografia.  

Além disso, os gestores têm fácil acesso a esses documentos de qualquer lugar e por meio de qualquer dispositivo com acesso à internet. 

 Sendo assim você deve investir em uma solução completa de gestão de notas fiscais eletrônicas, que ofereça opções de armazenamento local e online, além de possibilitar a emissão e o arquivamento dos documentos pelo período determinado pela lei. Isso ajuda não só a reduzir custos, como aprimora a gestão. 

Agora que você já sabe por quanto tempo é necessário armazenar as notas fiscais e outros documentos, se está procurando por um sistema eficiente que ofereça segurança no arquivamento das notas e, ao mesmo tempo, facilite o acesso a elas, confira o nsdocs!