Número NSU: conceito e impacto na consulta de documentos fiscais

Com a digitalização dos documentos fiscais, o governo implementou uma infraestrutura técnica para atender os contribuintes. Nesse contexto, o número NSU e a consulta automatizada de documentos fiscais desempenham um papel importante.

O NSU foi introduzido como parte de um serviço específico para distribuição de documentos fiscais. Podemos considerá-lo como um identificador dos documentos fiscais nos servidores do ambiente nacional da Sefaz.

Neste artigo, explicaremos o que é esse número NSU e como ele pode afetar a consulta de documentos fiscais. Também abordaremos as principais limitações e problemas que podem surgir durante a consulta, conforme as regras estabelecidas na Nota Técnica 2014.002, nas versões de v.1.13 a 1.15, de março de 2022.

Número NSU: o que é? 

Quando um documento fiscal, como NFe, CTe ou MDFe, é emitido, ele é recebido no Ambiente Nacional da SEFAZ e é associado a um código numérico chamado NSU, que significa Número Sequencial Único. Em resumo, o NSU funciona como uma identidade para cada documento existente na SEFAZ. Além disso, ele é usado para identificar eventos relacionados aos documentos fiscais.

Em outras palavras, a SEFAZ atribui um código único para cada evento ocorrido com o documento fiscal, como autorização, carta de correção, cancelamento, prestação de serviço em desacordo, entre outros.

Consulta de NSU na SEFAZ: qual a finalidade? 

O NSU é utilizado para distribuir os documentos e eventos aos participantes da operação, permitindo que tenham acesso às informações e realizem os procedimentos fiscais relacionados, como NFe, CTe, etc. Para consultar o NSU, é necessário contar com um software desenvolvido para essa finalidade. Essas ferramentas também armazenam os últimos NSUs consultados e os usuários geralmente podem visualizar qual número NSU está associado a cada documento.

A distribuição de documentos é baseada na geração de um número sequencial único, levando em consideração também o CNPJ ou CPF de cada participante. De fato, a SEFAZ possui um servidor específico responsável por essa tarefa.

Número NSU e consulta em lote de documentos fiscais na SEFAZ 

A cada momento, milhares de contribuintes acessam os serviços da SEFAZ utilizando softwares para consultar documentos fiscais. O nsdocs é um exemplo de solução capaz de realizar pesquisas automáticas desse tipo.

A distribuição desses documentos, como a NFe, é feita para os participantes que desempenham papéis de destinatário, transportador e terceiros (informados na tag “autXML”). Essa tag permite inserir um CNPJ ou CPF de terceiros para ter acesso aos documentos, por exemplo, o CNPJ da contabilidade. No caso do CTe, além das opções de remetente e destinatário, existem também outras formas de participação no documento, como tomador do serviço, expedidor, recebedor e a tag “autXML”.

Para obter mais detalhes sobre a origem dessa regra de consulta com base no envolvimento do CNPJ na operação, acesse este conteúdo.

Para evitar sobrecarga e uso indevido dos serviços de consulta, o governo estabeleceu regras para controlar esse tipo de acesso. O número NSU é utilizado como um recurso para realizar essas verificações. Portanto, ao realizar consultas nas ferramentas, é possível encontrar algumas mensagens de erro em vez do retorno esperado dos documentos. A seguir, discutiremos algumas dessas mensagens de retorno.

Consulta NSU: Mensagem 137 – Nenhum documento encontrado e Mensagem 656 – Rejeição: Consumo Indevido

Quando se trata de consultar documentos fiscais no ambiente nacional da SEFAZ, é importante estar ciente de algumas mensagens de retorno que podem ser encontradas. Duas delas são a Mensagem 137 – Nenhum documento encontrado e a Mensagem 656 – Rejeição: Consumo Indevido.

Após realizar uma busca, pode levar algum tempo para que os documentos emitidos em nome do CNPJ da empresa estejam disponíveis no Ambiente Nacional. Em seguida, ao realizar uma nova consulta, é comparado o último NSU utilizado na ferramenta de busca com o maior NSU existente no Ambiente Nacional.

Se o NSU informado (tag: ultNSU) na ferramenta de consulta for igual ao maior NSU no Ambiente Nacional (tag: maxNSU), significa que não há mais documentos a serem pesquisados no momento. Nesse caso, será retornada a mensagem:

 “137 – Nenhum documento encontrado”.

No entanto, para evitar o uso repetido de consultas, o ambiente impõe uma limitação que permite que a empresa faça uma nova consulta apenas após 1 hora do recebimento da mensagem de código 137. O usuário receberá uma mensagem caso realize uma nova consulta antes desse prazo:

 “656 – Rejeição: Consumo Indevido”.

Após o período de 1 hora, a SEFAZ libera o acesso automaticamente. Ao utilizar uma ferramenta como o nsdocs, é possível agendar as consultas respeitando esse prazo, permitindo que a própria ferramenta controle as consultas de forma adequada e evite o consumo indevido.

Cabe ressaltar que se o usuário tentar repetir manualmente uma consulta antes do prazo, o tempo será reiniciado, prolongando ainda mais a liberação. Portanto, a parametrização por meio de consulta automatizada pode ser vantajosa.

Primeira consulta NSU ou retorno após 60 dias de interrupção do uso do sistema

Ao iniciar o uso de um sistema para consulta automatizada em lote e realizar a primeira consulta usando o certificado digital, o retorno inicial será “137 – Nenhum documento encontrado”.

Essa primeira consulta marca o início da geração do NSU, o que significa que apenas os documentos emitidos a partir desse momento serão retornados para o sistema. Entretanto, não será possível obter documentos retroativos à data da primeira consulta.

É importante manter um ciclo de consultas ativo, pois se o sistema ficar sem realizar consultas em lote por mais de 60 dias, a geração do NSU nos portais da SEFAZ será interrompida novamente. Como não há geração retroativa do NSU, há o risco de perder documentos não consultados.

Esse é um aspecto de preocupação para as empresas, uma vez que é obrigatório armazenar todos os documentos fiscais relacionados ao CNPJ da empresa por um período de 5 anos. Portanto, é essencial garantir a renovação do certificado digital antes do vencimento, a fim de evitar a interrupção das consultas.

Consumo indevido devido a múltiplas ferramentas consultando NSU simultaneamente

Se uma empresa/CNPJ utilizar mais de uma ferramenta para consultar documentos fiscais no ambiente nacional, pode haver um enquadramento como consumo indevido. Isso ocorre caso essas ferramentas não estejam sincronizadas entre si e solicitem a consulta sempre utilizando o NSU seguinte ao último consultado pelo CNPJ em questão.

Esse problema surge porque a validação do último NSU consultado está relacionada ao CNPJ e não à identidade dos sistemas em si. Caso não seja possível integrar os sistemas, a solução ideal e mais simples é utilizar apenas uma das ferramentas para evitar esse conflito.

É comum, por exemplo, a contabilidade utilizar um sistema próprio com o cadastro do CNPJ e certificado digital da empresa cliente. Quando essa empresa adquire um novo sistema para consultar documentos fiscais, podem ocorrer esses conflitos devido ao último número NSU consultado.

Nesse caso, a mensagem de retorno pode conter um complemento nesse sentido: 

“Rejeição: Consumo Indevido. Deve ser utilizado o ultNSU nas solicitações subsequentes. Tente novamente após 1 hora”.

Na Nota Técnica 2014.002, nas versões 1.13 a 1.15, de março de 2022, o número da última consulta realizada para o CNPJ de 14 dígitos informado na requisição passou a ser retornado no XML da rejeição 656 (consumo indevido). Isso facilita a identificação do último NSU consultado.

Consulta do número NSU: Visualização resumida da NF-e e manifestação de documentos

Ao realizar uma consulta em lote em um software, o primeiro retorno para o destinatário é apenas um resumo da NFe. Para ter acesso ao documento completo, é necessário que o destinatário realize a manifestação dos documentos.

É possível, por exemplo, gerar eventos de ciência da operação ou confirmação da operação para um lote de NFe e, em seguida, permitir o download dos documentos completos.

Outras opções para consultar documentos fiscais 

Neste artigo, focamos principalmente na consulta automatizada em lote devido à conveniência que esse recurso oferece. No entanto, também é possível realizar consultas individuais utilizando a chave de acesso dos documentos fiscais.

Dessa maneira, a regra de envolvimento do CNPJ ainda se aplica. Ou seja, é necessário que o CNPJ esteja relacionado ao documento como emitente, destinatário, transportador ou terceiro (informado na tag “autXML”). No caso do CTe, também é possível consultar como recebedor ou expedidor.

Você pode consultar os documentos emitidos e recebidos pelo Ambiente Nacional nos últimos 90 dias.

Para obter mais detalhes sobre como automatizar a busca e gerenciar de forma eficiente seus documentos fiscais, entre em contato conosco.