XML em lote: entenda o que significa

A digitalização tem impactado profundamente a forma como as empresas lidam com grandes volumes de informações. Como resultado desse processo, surgiu a necessidade de criar a Nota Fiscal eletrônica (NF-e). 

A NF-e é um arquivo formatado em XML, que significa Extensible Markup Language, uma linguagem de programação. Esse formato é responsável por garantir a validação jurídica da nota perante as autoridades tributárias federais, estaduais e municipais. Neste post, discutiremos o que é e como fazer o download de XML em lote. 

Mas afinal, o que significa o download em lote e para que ele serve?

A legislação fiscal estabelece a obrigatoriedade de armazenar os arquivos XML por um período de 5 anos. O setor de contabilidade das empresas costuma solicitar os XMLs no início e no final de cada mês. No entanto, nem sempre é fácil acessar esses arquivos, pois algumas notas podem se perder ou não ser encontradas. 

A falta de informações ou dados incorretos podem resultar em multas. Portanto, o download dos arquivos deve ser realizado com cuidado e segurança. 

Baixar os XMLs em lote significa fazer o download de vários documentos ao mesmo tempo. Infelizmente, na Secretaria da Fazenda (Sefaz), só é possível realizar o download individual de cada nota, o que é bastante inconveniente. 

Sempre que a Receita Federal precisar verificar informações, elas serão verificadas digitalmente. Empresas que armazenam apenas o DANFe, que é o Documento Auxiliar da Nota Fiscal eletrônica, não estão completamente seguras. É necessário ter acesso aos arquivos XML para garantir a conformidade e evitar problemas com a fiscalização. 

Quais são as vantagens de fazer o download em lote de arquivos XML? 

Realizar o download em lote de arquivos XML apresenta diversas vantagens significativas. A consulta individual de cada nota demanda muito tempo, o que não é favorável para o setor contábil e fiscal de uma organização. Nesse sentido, contar com um sistema de gestão que permita o download em lote otimiza as rotinas desses setores. Vejamos a seguir as principais vantagens: 

Otimização do tempo:  

Baixar XML em lote possibilita consultas mais ágeis, o que permite um melhor aproveitamento do tempo. Imaginar ter que consultar nota por nota é desgastante e demorado. Soluções que permitem o download em lote facilitam a obtenção das notas fiscais e consomem menos tempo na rotina contábil, oferecendo mais praticidade na importação dos dados para o armazenamento da documentação.  

Além disso, não é necessário digitar as informações contidas no arquivo, pois elas estão disponíveis no sistema. Com isso, os profissionais envolvidos nessas tarefas podem dedicar mais tempo a outras atividades fundamentais para a empresa. 

Segurança no armazenamento:  

O armazenamento seguro dos documentos fiscais é de extrema importância, uma vez que eles podem ser solicitados pelo período de 5 anos. Infelizmente, a falta de armazenamento ainda é um erro comum em muitas empresas. Todos os documentos emitidos e recebidos devem ser guardados para fins fiscais.

A Sefaz permite a emissão e o registro das notas, mas não mantém os arquivos armazenados em seu sistema. Cabe às empresas o armazenamento desses arquivos. O download em lote dos arquivos XML garante que nenhum arquivo seja perdido ou esquecido.  

O armazenamento digital é uma solução eficaz para manter toda a documentação fiscal segura, em conformidade com a legislação, evitando a necessidade de backups e facilitando a consulta de arquivos mais antigos. 

Organização contábil:  

O download em lote de arquivos XML melhora a organização do setor contábil da empresa. Identificar os arquivos XML em uma base de dados facilita o processo e o torna mais preciso. Isso contribui para manter os documentos organizados e adequadamente arquivados, além de ajudar na detecção mais fácil de falhas no setor.  

Em empresas que não adotam boas práticas digitais, o aspecto burocrático torna o trabalho dos contadores mais difícil ao consultar as notas fiscais. Quando os documentos são armazenados digitalmente, não é necessário trocar uma grande quantidade de e-mails entre o responsável pela contabilidade e os outros setores envolvidos no processo. 

Redução de processos manuais:  

Ao fazer o download em lote de arquivos XML por meio de um sistema integrado, as informações do arquivo ficam disponíveis no sistema, eliminando a possibilidade de erros de digitação. Isso reduz a necessidade de processos manuais e minimiza os riscos de inconsistências nos dados. 

Em resumo, realizar o download em lote de arquivos XML proporciona otimização do tempo, segurança no armazenamento, organização contábil e redução de processos manuais. Essas vantagens contribuem para uma gestão mais eficiente e precisa dos documentos fiscais da empresa. 

Como realizar o download em lote de arquivos XML? 

Ao utilizar um sistema de gestão automatizado de documentos fiscais, é possível reduzir significativamente o tempo gasto na busca pelos arquivos. Um sistema unificado possibilita a consulta e o download mais prático de todas as notas fiscais eletrônicas (NF-e) e conhecimentos de transporte eletrônicos (CT-e) armazenados, emitidos e recebidos. 

Como mencionado anteriormente, a Sefaz não permite o download em lote de XMLs. Apesar do acesso gratuito, o download na Sefaz apresenta algumas limitações.  

Os órgãos contábeis, por exemplo, não oferecem uma forma de armazenamento para os arquivos. Além disso, a consulta é realizada apenas através da chave de acesso, sem outras opções disponíveis. Outro problema frequente é o código captcha, que é obrigatório para prosseguir com o processo de download e pode falhar com frequência, exigindo que todo o processo seja reiniciado, consumindo ainda mais tempo. 

Nesse sentido, o nsdocs é uma ferramenta desenvolvida para gerenciar todos os documentos fiscais de uma empresa, como NF-e, CT-e, NFC-e e MDF-e. Trata-se de uma solução online que aprimora o gerenciamento dos arquivos XML com base no CNPJ da empresa e no uso de Certificado Digital. 

Utilizando o nsdocs, você pode fazer o download em lote de XMLs de quatro maneiras diferentes: 

• Busca automática dos arquivos XML na Sefaz; 
• Utilizando a chave de acesso para informar todas as notas com um leitor; 
• Recebendo os arquivos por e-mail; 
• Fazendo o upload dos arquivos diretamente da máquina. 

É importante aproveitar todas as estratégias disponíveis para aumentar a segurança e otimizar o tempo. Em vez de fazer o download individual de cada arquivo de NF-e, é vantajoso realizar o download em lote por meio de um sistema confiável e online. 

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