Fechamento mensal: como fazer de formar efetiva

Empresas são repletas de rotinas e processos que são necessários para que toda a operação corra bem. Uma destas rotinas é o fechamento mensal. Não importa o tamanho da empresa ou grau de complexibilidade, ele estará presente em todas as instituições.

Pensando nisso, montamos este texto repleto de informações importantes sobre esta atividade empresarial. Continue a leitura para saber o que é, como fazer e outras informações importantes sobre o fechamento do mês.

O que é fechamento mensal?

O fechamento mensal é um processo financeiro, contábil e administrativo que ocorre no final de cada mês, onde são compilados e analisados todos os dados financeiros de uma empresa. Este processo inclui a contabilização de todas as receitas e despesas do mês, a conciliação de contas bancárias, a revisão de notas fiscais e a preparação de relatórios financeiros detalhados.

O objetivo do fechamento mensal é oferecer uma visão clara e precisa da saúde financeira da empresa, possibilitando que gestores tomem decisões informadas e planejem para o futuro. Além disso,esta rotina é essencial para cumprir com obrigações legais e fiscais.

Qual a diferença entre fechamento contábil e fechamento financeiro?

O processo de fechamento mensal envolve as áreas contábil e financeira de uma empresa, uma vez que elas estão interligadas no desempenho econômico de uma organização. Entretanto, os dois fechamentos possuem algumas diferenças básicas:

Fechamento contábil: é voltado para elaboração de relatórios contábeis e apurações fiscais. Nele, são analisadas as alterações no patrimônio da empresa como amortização, depreciação, ajustes de inventário, além é claro de receitas, despesas, ativos e passivos. Após este processo são emitidos os relatórios como o Balanço Patrimonial e a Demonstração de Resultado do Exercício (DRE);

Fechamento financeiro: é mais voltado para a saúde econômica da empresa, como as receitas, despesas, fluxo de caixa e até mesmo provisões, ou seja, foca mais no acompanhamento de entradas e saídas de dinheiro, e na eficácia da gestão de recursos financeiros a curto prazo. Inclui atividades como a gestão de caixa, planejamento financeiro, análise de fluxo de caixa, gestão de dívidas e investimentos. Um dos relatórios mais importantes do fechamento é o fluxo de caixa, pois é crucial para auxiliar os gestores na tomada de decisão.

Como fazer um fechamento de mês?

O fechamento pode variar de empresa para empresa e pode exigir diferentes atividades de acordo com as operações realizadas. Entretanto, procuramos elaborar alguns passos que podem ajudar a sua empresa nesta rotina, confira abaixo:

Fazer um fechamento mensal envolve várias etapas detalhadas para garantir a precisão das informações financeiras e contábeis. Aqui está um guia passo a passo para realizar um fechamento mensal eficiente:

Preparação

Defina um cronograma com prazos claros para cada etapa do processo de fechamento. Certifique-se de que todas as partes envolvidas conheçam esses prazos, isso irá evitar correrias para conseguir informações em cima da hora.

Outra dica é manter uma boa organização de documentos, como notas fiscais, faturas, recibos, extratos bancários, e qualquer outra documentação relevante para o mês.

Revisão

Verifique se as receitas e despesas que foram lançadas nos sistemas estão de acordo com o real. O que pode ajudar nesta tarefa é comparar relatórios como os das despesas operacionais com os dados lançados no financeiro.

Por falar em financeiro, também é necessário realizar a conciliação das contas bancárias, ou seja, verificar se os lançamentos condizem com os saldos bancários. Muitos sistemas empresariais já possibilitam a realização desta verificação de forma automática.

Outra verificação das contas é verificar se as contas a pagar foram devidamente registradas e pagas, ou estão previstas para pagamento. Neste ínterim, pode ser necessário verificar contas a receber pendentes, encaminhar ao setor de cobranças da empresa e calcular possíveis provisões para pagadores duvidosos.

Ademais, realize ou revise um inventário físico para garantir que os registros de estoque estejam corretos. Ajuste quaisquer discrepâncias.

Relatórios 

Prepare o balanço patrimonial, a demonstração do resultado do exercício (DRE) e o fluxo de caixa. Estes relatórios devem refletir fielmente a posição financeira da empresa ao final do mês. Eles servem para verificar o desempenho, uma vez que é possível comparar os resultados atuais com os orçamentos e períodos anteriores para identificar tendências, desvios e áreas de atenção.

Ainda nesta etapa, é interessante revisar os resultados, pois os relatórios financeiros são muito importantes para a gestão. Se for o caso, os relatórios também precisam ser aprovados pelos gestores.

Documentação

Para poder prestar contas do processo de fechamento, mantenha um registro detalhado de todas as etapas, incluindo justificativas para ajustes e reconciliações. Depois, assegure que todos os documentos financeiros e registros contábeis sejam arquivados de forma segura e acessível para futuras auditorias ou consultas, respeitando as diretrizes da segurança da informação.

Feedback

Após o fechamento, avalie o processo para identificar gargalos ou problemas que ocorreram. Também ouça as pessoas e use o feedback para aprimorar os processos de fechamento futuros, aumentando a eficiência e a precisão.

Este processo de fechamento mensal ajuda a garantir que a empresa mantenha registros precisos e esteja pronta para tomada de decisões baseada em dados confiáveis e atualizados.

Quais tipos de relatórios podem ser emitidos após o fechamento mensal?

Diversos relatórios podem ser emitidos após o fechamento do mês para ajudar na análise e gestão da empresa. Destacamos abaixo 5 deles:

• Balanço Patrimonial: Apresenta os ativos, passivos e o patrimônio líquido da empresa em um determinado momento, oferecendo uma visão geral da situação financeira;
• Demonstração do Resultado do Exercício (DRE): Relata as receitas, custos e despesas durante o período, culminando no lucro ou prejuízo do mês;
• Demonstração de Fluxos de Caixa: Mostra o fluxo de caixa operacional, de investimento e de financiamento, evidenciando como o dinheiro foi gerado e usado durante o período.;
• Relatório de Custos e Despesas: Detalha os custos e despesas incorridos, frequentemente categorizados por departamento ou projeto, para controle e redução de custos;
• Relatório de Inventário: Fornece uma visão detalhada do estoque, incluindo níveis de estoque, movimentações e valoração;

Além destes relatórios acima, existem arquivos que são compulsórios para alguns tipos de empresas como os de escrituração fiscal e declarações de impostos.

Como o nsdocs pode te ajudar?

O nsdocs é uma ferramenta para coleta, armazenamento e gerenciamento de documentos fiscais. Ele busca as NFes e CTes emitidos no nome da empresa automaticamente e armazena em um painel, onde podem ser realizadas diversas operações.

Uma destas funcionalidades é a opção de programar o envio dos PDFs ou arquivos XMLs de documentos fiscais (como NFes e/ou CTes) para e-mails específicos no momento do fechamento de mês. Ou seja, você pode configurar para que o XML das NFes seja enviado todo o mês para a contabilidade e não se preocupar mais com isso.

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