Escrituração fiscal: entenda o que é e como fazer da forma correta

A escrituração fiscal é um processo vital no contexto da gestão financeira e tributária de uma empresa, pois engloba o registro e controle de todas as transações financeiras e tributárias, incluindo a documentação de notas fiscais de compra e venda, bem como o cálculo e a quitação dos impostos devidos. 

Essa prática desempenha, ainda, um papel essencial no cumprimento das obrigações fiscais, garantindo que a empresa esteja em conformidade com a legislação tributária vigente.  

Além disso, a escrituração desempenha um papel crucial no planejamento tributário, permitindo à empresa otimizar suas obrigações tributárias de acordo com a lei. 

Para compreender mais profundamente as implicações e a sua importância no contexto da gestão empresarial, continue a leitura deste artigo.  

O que é escrituração fiscal?

A escrituração fiscal é um procedimento crucial para o registro e apresentação das atividades financeiras e tributárias de empresas perante as autoridades fiscais. Ela abrange aspectos como faturamento, impostos e outros dados de interesse governamental. 

Esta obrigação acessória desempenha um papel fundamental ao permitir análises detalhadas do governo, que envolvem o cruzamento de informações relacionadas a compras, vendas, pagamentos e recebimentos, bem como o cálculo e o pagamento dos impostos devidos. 

Assim, as empresas devem fornecer essas informações por meio de transmissão eletrônica, conhecida como escrituração fiscal. Dessa forma, a precisão e conformidade das informações são de extrema importância para evitar possíveis penalidades em casos de fiscalização. 

Quais são os principais objetivos da escrituração fiscal?

Os principais objetivos da escrituração fiscal incluem: 

Cumprimento das obrigações fiscais: Garantir que a empresa pague os impostos devidos de acordo com a legislação tributária vigente. 

Controle financeiro: Acompanhar as transações financeiras e manter registros organizados para a tomada de decisões financeiras eficazes. 

Prevenção de fraudes: Evitar atividades ilegais ou evasão fiscal por meio do registro adequado e preciso das transações. 

Auditoria: Preparar a documentação necessária para auditorias fiscais e garantir a conformidade com a legislação tributária. 

Planejamento tributário: Identificar oportunidades de economia fiscal dentro da lei. 

Tipos de escrituração fiscal existentes

Basicamente, existem dois tipos de escrituração fiscal: 

• Escrituração Fiscal Digital (EFD):

Também conhecida como SPED Fiscal, a EFD é um sistema de escrituração digital que permite às empresas transmitirem informações diretamente às autoridades fiscais de forma eletrônica.

Além disso, a EFD abrange diversos documentos e registros fiscais e é, ainda, obrigatória para a maioria das empresas, tendo o objetivo de simplificar e agilizar o processo de fiscalização tributária.

• Escrituração Fiscal Convencional:

A escrituração fiscal convencional envolve o registro manual ou por meio de sistemas tradicionais, nos quais os registros são feitos em papel ou em planilhas eletrônicas.  

Embora seja menos comum nos dias de hoje devido à digitalização crescente, algumas empresas ainda utilizam esse método, especialmente as de menor porte que não têm a mesma complexidade tributária. 

A escolha entre esses tipos de escrituração fiscal depende das necessidades da empresa, do volume de transações e da legislação tributária local.  

Por isso, é importante ressaltar que, independentemente do método escolhido, a precisão e a conformidade com as regulamentações fiscais são essenciais para evitar problemas com as autoridades fiscais.

Qual é o método adequado para realizar a escrituração fiscal?

Conforme a Lei 10.406/2002 do Novo Código Civil, os critérios a serem seguidos para a escrituração fiscal são:

De acordo com o Artigo 1.183, a escrituração deve ser conduzida no idioma e na moeda corrente do Brasil e seguir um formato contábil. As anotações devem ser feitas em ordem cronológica, incluindo o dia, mês e ano, sem deixar espaços em branco, sem rasuras, entrelinhas, borrões, emendas ou transferências para as margens.

Adicionalmente, o parágrafo único do artigo autoriza o uso de códigos numéricos ou abreviações, desde que esses elementos estejam registrados em um livro próprio que tenha sido regularmente autenticado.

Além disso, é indicado seguir algumas dicas, tais como:

Organize os documentos: a organização de documentos tem sido sempre um requisito fundamental no âmbito da escrituração fiscal. Nesse sentido, manter os dados devidamente estruturados e armazenados de maneira ordenada em um ambiente virtual torna mais fácil a recuperação e consulta quando necessário. Além disso, contribui para agilizar procedimentos administrativos e legais.

Centralize todos os dados: concentrar os dados em um ambiente virtual, com a devida aplicação de medidas de segurança, incluindo a criptografia, é uma maneira eficaz de garantir a integridade das informações. Além disso, essa centralização contribui para a diminuição dos gastos com infraestrutura e simplifica o acesso e a análise das operações da empresa.

Tenha atenção à apuração de impostos: é crucial dedicar cuidados especiais à apuração, cálculo e quitação dos impostos. Afinal, qualquer equívoco nesse procedimento pode levar a empresa a uma condição de irregularidade e, como consequência, acarretar em encargos financeiros substanciais, na forma de juros e multas, o que resultaria em prejuízos significativos.

Registre todas as Informações: é essencial que a parametrização dos dados esteja alinhada com a realidade da empresa, uma vez que qualquer erro ou omissão de informações relevantes pode resultar em prejuízos significativos. Portanto, o registro em tempo real  é indispensável.

Qual é a diferença entre escrituração fiscal e escrituração contábil?

O Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) representa uma evolução significativa na forma como as empresas lidam com a escrituração de seus dados fiscais e contábeis.  

Isso porque ele substitui a tradicional escrituração em papel por versões digitais, proporcionando maior eficiência e precisão nas informações enviadas às autoridades fiscais.

Basicamente, existem duas vertentes principais do SPED: o fiscal e o contábil. 

Fiscal: responsável por substituir a escrituração em papel pela Fiscal Digital (EFD). Essa prática envolve a criação de arquivos digitais contendo documentos fiscais e informações relevantes para os órgãos fiscais estaduais e federais. Além disso,  inclui registros de apuração de impostos relacionados às operações e prestações realizadas pelo contribuinte. 

Contábil: Por sua vez, o contábil substitui a escrituração em papel pela Contábil Digital (ECD). Ele consiste na transmissão em formato digital de registros contábeis, tais como o Livro Diário e seus auxiliares, o Livro Razão e seus auxiliares, bem como os Livros de Balancetes Diários, Balanços e fichas de lançamento que comprovam os registros mencionados. 

Nesse sentido, para assegurar a validade jurídica e a segurança das transmissões de arquivos, a Receita Federal recomenda o uso de Certificados Digitais. No caso do SPED Contábil, é recomendado o e-CPF, enquanto para o SPED Fiscal, pode-se utilizar o e-CNPJ ou o e-CPF.  

Esses certificados não apenas garantem a autenticidade das informações enviadas, mas reduzem os custos operacionais e possibilitam a assinatura digital em outras operações via internet. 

Quais são as penalidades por não cumprir as obrigações de escrituração fiscal?

Conforme estabelecido pela Lei nº 12.766/2012, aqueles que deixam de cumprir as obrigações relacionadas à escrituração fiscal estão sujeitos a multas nos seguintes valores: 

• R$ 500,00 por mês-calendário ou fração, para empresas sob o regime Lucro Presumido; 
• R$ 1.500,00 por mês-calendário ou fração, para empresas sob o regime Lucro Real; 
• R$ 1.000,00 por mês-calendário, no caso de a empresa ser notificada pela Receita e não cumprir o prazo estipulado. 

No caso de cumprimento do prazo, porém com inclusão de informações inconsistentes, a multa é de 0,2% do faturamento do mês anterior ao da entrega da escrituração, com valor mínimo de R$100,00. 

Além disso, as consequências vão além do âmbito financeiro, uma vez que a empresa pode enfrentar processos administrativos junto aos órgãos de fiscalização, resultando em falta de consistência nos registros fiscais, de conciliação bancária, erros na prestação de contas e nos balanços financeiros. 

Como a escrituração fiscal afeta o planejamento tributário da empresa?

A escrituração fiscal fornece dados essenciais para o planejamento tributário. Com base nas informações registradas, a empresa pode identificar oportunidades de economia fiscal, como a escolha do regime tributário mais adequado e o aproveitamento de benefícios fiscais. 

Como organizar documentos fiscais de forma eficiente?

Em resumo, a plataforma nsdocs se destaca como a solução ideal para armazenar documentos fiscais na nuvem.  

Afinal, ela oferece uma infraestrutura segura, confiável e de alto desempenho, assegurando a proteção e o acesso aos documentos de acordo com as normas fiscais e legais. 

Além disso, a nsdocs possibilita o acesso aos documentos por meio de dispositivos móveis, basta baixar o aplicativo na loja de aplicativos do seu celular. Para tornar o processo ainda mais automatizado, é possível integrar seu sistema de gestão ao nsdocs via API, facilitando o controle e até mesmo a emissão de novos documentos fiscais. 

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