7 dicas essenciais para manter a organização de documentos fiscais 

Se nós, como cidadãos, acabamos acumulando muitos documentos como pessoas físicas ao longo de nossa vida, imagine as empresas, que possuem um número bem maior de operações e burocracias.

Se você é um empreendedor e está se sentindo um pouco perdido no meio de tantos documentos, fizemos este post para te ajudar na organização de documentos fiscais.

Importância da organização de documentos

A organização de documentos fiscais é crucial paras as empresas, uma vez que existem muitos problemas que podem ocorrer se os documentos não estiverem organizados.

Perdas de documentos, por exemplo, podem ocasionar atrasos de pagamentos, recebimentos ou mesmo na prestação de serviços e entrega de produtos. Sem falar de multas que o governo pode aplicar caso a empresa não seja capaz de apresentar determinada documentação requerida.

A organização também poupa muito tempo, uma vez que é possível saber onde cada documento se encontra e não perder tempo procurando. Ao armazenar seus documentos corretamente, você também estará em melhor conformidade legal.

Dicas de organização de documentos fiscais

No Brasil, a gestão de documentos fiscais é muito importante, principalmente devido a complexibilidade do sistema tributário.

Organização física

Embora os processos empresariais estejam cada vez mais digitalizados, ainda precisamos armazenar muitos documentos em papel na rotina organizacional de uma instituição.

Você pode escolher o tipo de organização que mais se encaixe na rotina de sua empresa, por tipo, fornecedor, cliente ou data.

Outra opção que pode ser considerada é a digitalização de documentos que não precisam ter a sua versão física disponível.

No momento da organização de documentos fiscais físicos, é importante pensar também na LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), que é uma lei que trata de diretrizes gerais sobre o tratamento e armazenamento de informações.

Essa lei não diz respeito apenas a documentos eletrônicos, mas também os impressos. Sendo assim, é importante pensar onde os documentos serão armazenados, quais pessoas precisarão ter acesso a estas informações e quais serão as medidas de segurança para manter os arquivos protegidos.

Conte com um bom profissional contábil

Costumamos enxergar contadores como aqueles profissionais que precisam ser pagos para que os impostos sejam arrecadados devidamente. Mas, é importante entender que a função contábil não é só essa.

Uma boa contabilidade, irá servir como uma consultoria fiscal e tributária, que além de se encarregar da arrecadação de impostos, também irá garantir que você esteja por dentro dos assuntos relacionados a tributação e entenda as operações que sua empresa está participando. Isto é, um bom profissional contábil ajudará a sua empresa também a pagar menos imposto.

Planejamento financeiro

Apesar do foco deste post ser documentos fiscais, é importante destacar que a organização também ajuda, e muito, no planejamento financeiro. Além disso, manter os documentos em ordem, ajuda a cumprir prazos, evitando multas e pagamento de juros desnecessários.

Organização dos arquivos XML

Algo simples de ser feito é organizar pastas estruturadas, que podem ser classificadas por nome do fornecedor, data, número do documento, entre outros. O bom destas pastas é que é possível configurar os sistemas de emissão para que os documentos sejam salvos de forma automática nelas.

Outra configuração que pode ser realizada no sistema emissor é renomear o arquivo XML com o número da NFe ou qualquer outra informação da Nota que possibilite encontrá-la facilmente na máquina.

Certamente para isso, é necessário que o seu sistema emissor também realize a exportação automática dos documentos, ou seja, salve eles automaticamente em uma pasta. Embora haja outras formas de realizar o salvamento de XMLs emitidos, como utilizando um gerenciador de arquivos.

Backup

O Backup é uma cópia das informações para servir como reserva caso houver algum problema com os documentos originais. O backup é muito importante, seja para proteger os documentos de problemas físicos ou de ataques virtuais que podem ocorrer.

Descarte adequado

Uma preocupação que as empresas devem ter é com o descarte adequado dos documentos. A legislação indica que o prazo de armazenamento dos documentos fiscais deve ser de 5 anos, o que quer dizer que após este período eles podem ser descartados.

Esta regra vale para NFes, CTes e MDFes, mas existem prazos diferentes para documentos jurídicos e sociais. Vale a pena confirmar com um contador ou até mesmo com um advogado, quando os documentos podem ser descartados.

Quando chegar o momento do descarte, devemos destacar que informações pessoais e de empresas se encontram nestes documentos e eles não podem ser jogados no lixo de qualquer maneira. Um processo muito conhecido é o de trituração. Que impossibilita que as informações possam ser identificadas.

Entretanto, documentos sigilosos exigem um tratamento diferente, onde na maioria das vezes são incinerados para evitar o vazamento das informações.

Uso da tecnologia

Além de um software ERP (gestão empresarial e comercial), TMS (gestão de transportadoras) ou WMS (Gestão de armazenagem), você também pode contar com um sistema para gerir seus documentos fiscais.

O nsdocs é um gerenciador de documentos fiscais que permite importar, armazenar e organizar seus documentos fiscais de forma prática e segura. Entre as funcionalidades, destacam-se:

• Recebimento automático das NFes que possuem o CNPJ da empresa informado;
• Recebimento automático de arquivos enviados para um endereço de e-mail exclusivo do painel;
• Arquivos armazenados por 5 anos, prazo exigido pela legislação;
• Dashboards intuitivos para gerar informações relevantes sobre o negócio.

Crie sua conta gratuita e teste a nossa ferramenta!