Automação de notas fiscais: o que é e por que a sua empresa precisa utilizar

A rotina das empresas fica cada vez mais corrida à medida que o negócio vai evoluindo e as operações vão ficando mais complexas. Em contrapartida, uma boa estratégia é contar com a tecnologia para ajudar em processos burocráticos que podem ser otimizados.

É por isso que neste texto vamos falar sobre automação de notas fiscais, o que é, quais são os benefícios e como implantar em sua empresa. Acompanhe a leitura!

O que é Automação de notas fiscais?

A automação de notas fiscais é um processo que utiliza software para gerenciar e automatizar a emissão, o armazenamento e a gestão de notas fiscais eletrônicas. Esse processo é essencial para empresas que lidam com um grande volume de transações comerciais, pois simplifica a burocracia, reduz erros e ajuda a garantir a conformidade com as regulamentações fiscais.

Assim sendo, automação de notas fiscais pode ser implementada em diversas atividades da empresa, tais como:

Emissão automática de notas fiscais

Um software emissor de NFes automatizado pode gerar automaticamente a nota fiscal com base nos dados de venda ou serviço prestado, sem a necessidade de entrada manual de dados.

Este processo diminui a chance de erros de digitação ou por desatenção do usuário, gerando mais confiabilidade nas informações.

Armazenamento e gerenciamento

As notas fiscais eletrônicas são armazenadas de forma digital, facilitando o acesso e a organização. Isso também ajuda na rápida recuperação de informações para auditorias ou consultas fiscais.

O armazenamento e gerenciamento de notas fiscais pode ser otimizado com a importação de notas emitidas para o CNPJ da empresa diretamente da SEFAZ.

Integração com outros sistemas

A automação frequentemente inclui a integração com outros sistemas empresariais, como estoque, vendas, e contabilidade, proporcionando uma visão mais ampla e consistente das operações comerciais.

Melhor ainda é que o sistema faça parte de um ecossistema, ou seja, de um conjunto de empresas que proporcionam diversas funcionalidades e facilidades que podem ser utilizadas em conjunto com as funcionalidades de seu sistema, como o nsdocs, que faz parte da nstech.

Atualização automática conforme a legislação

Os softwares de automação de notas fiscais são atualizados regularmente para se adequar às mudanças na legislação tributária, o que é crucial para evitar multas e outras penalidades legais.

Atualizações são realizadas constantemente pelos órgãos governamentais, e precisam ser seguidas pelas empresas. Em um sistema automatizado, as atualizações ocorrem sem intervenção humana, o que faz com que a operação não precise ser pausada.

Quais são os benefícios de utilizar a automação de notas fiscais?

A automação de notas fiscais oferece uma série de benefícios para as empresas, especialmente em termos de eficiência operacional, conformidade fiscal, e redução de erros. Confira abaixo os principais benefícios:

• Eficiência: a automação reduz o tempo necessário para processar e emitir notas fiscais manualmente. Isso permite que a equipe se concentre em tarefas mais estratégicas, ao invés de processos repetitivos;
• Redução de erros: os processos executados de maneira manual estão propensos a erros, que podem levar a problemas fiscais sérios. A automação minimiza esses riscos ao garantir que as informações sejam precisas e consistentes;
• Conformidade com a legislação: manter-se atualizado com as mudanças na legislação fiscal é um desafio. Os sistemas precisam  ser atualizados regularmente para refletir as últimas alterações legais, garantindo que as empresas estejam sempre em conformidade;
• Redução de custos: automatizar a emissão e armazenamento de notas fiscais pode reduzir os custos associados com papel, impressão, armazenamento físico e tempo de gestão de documentos;
• Acesso e recuperação rápidos: as notas fiscais eletrônicas armazenadas digitalmente facilitam o acesso rápido a qualquer documento necessário, seja para auditorias fiscais, análises financeiras ou fins legais;
• Melhoria na gestão financeira: a integração com outros sistemas contábeis e financeiros proporciona uma visão mais clara do fluxo de caixa e das obrigações tributárias, ajudando na tomada de decisões financeiras;
• Segurança aprimorada: os sistemas de automação de notas fiscais geralmente incluem recursos de segurança robustos para proteger contra perda de dados, acesso não autorizado e fraudes.

Esses benefícios fazem da automação de notas fiscais uma escolha valiosa para empresas de todos os tamanhos, contribuindo para uma operação mais eficiente, segura e em conformidade com as regulamentações vigentes.

Como implementar a automação de notas fiscais na empresa?

Para simplificar a implementação da automação de notas fiscais em sua empresa, resumimos o processo em alguns passos, confira abaixo:

Passo 1: Avaliar as necessidades da empresa

Ninguém conhece mais a empresa como as pessoas que estão envolvidas na organização, sejam elas gestoras ou mesmo do operacional. Entretanto é necessário olhar a fundo os processos que podem ser otimizados com um sistema.

Para o armazenamento e gerenciamento de documentos, considere fatores como o volume de transações, requisitos de conformidade legal, tempo de retenção de documentos, e necessidades de acesso e recuperação.

Passo 2: Pesquisa para a escolha de um Software

Pesquise diferentes soluções de automação de notas fiscais disponíveis no mercado. Avalie os recursos oferecidos, suporte ao cliente, facilidade de uso e compatibilidade com outros sistemas. É importante escolher uma solução que esteja atualizada com a legislação fiscal brasileira e que ofereça atualizações regulares. Fique atento, pois alguns sistemas costumam cobrar uma taxa a parte por estas facilidades, como suporte e atualizações.

Para ajudar na escolha de um software para gerenciamento de documentos, procure funcionalidades como:

• Armazenamento seguro e organizado;
• Fácil integração com outros sistemas (ERP, contabilidade);
• Funcionalidades de backup e recuperação de dados;
• Conformidade com as regulamentações fiscais brasileiras.

Passo 3: Planejamento da Implementação

Elabore um plano de implementação que detalhe as etapas, os prazos e os responsáveis Tenha em mente etapas para treinamento de funcionários e integração de sistemas.

Uma dica é procurar um sistema que já ofereça um programa de implantação para orientar os usuários.

Passo 4: Integração do Sistema

Integre o software de automação com outros sistemas usados pela empresa, como sistemas de gestão financeira e operacional, para garantir uma transferência de dados suave e precisa.

Existem sistemas que podem ser integrados através do recebimento de arquivos por e-mail e de arquivos padrões com o formato XML, não necessitando de desenvolver aplicações.

Entretanto, outro tipo de integração comum é a API, muito utilizada em diversos sistemas e mais simples de ser aplicada.

Passo 5: Treinamento de Funcionários

Treine todos os funcionários que utilizarão o sistema em suas funcionalidades, focando em como gerenciar e recuperar notas fiscais, além de procedimentos de segurança para acessar e compartilhar documentos.

Novamente, existem alguns sistemas que já oferecem o treinamento como parte do pacote de implementação da ferramenta. Este pode ser um diferencial no momento de escolher um software.

Passo 6: Implementar e Monitorar

Após implementar o sistema em toda a empresa, monitore o desempenho do sistema e colete feedback dos usuários para identificar áreas que podem precisar de ajustes ou melhorias adicionais.

Conheça o nsdocs

O nsdocs é um sistema para coleta, armazenamento e gerenciamento de documentos fiscais como NFes, CTes e MDFes. Com ele, sua empresa é capaz de:

Capturar todos as NFes e CTes emitidos contra o CNPJ de sua empresa de forma automática;

Receber arquivos enviados para um endereço de e-mail exclusivo para a sua empresa;

Operações em lote de documentos, como exportação de XML, impressão de DANFes e DACTes e envio de arquivos.

Confira as demais funcionalidades em nosso site e automatize a sua operação com um excelente custo-benefício!