Controle de notas fiscais: o que é e como fazer de forma eficiente

Existem várias burocracias no ramo empresarial, diversos documentos, regras e prazos que precisam ser seguidos a fim de garantir a saúde financeira das empresas. Entre esses processos, está o controle de notas fiscais.

Mas é possível deixar este controle mais fácil e eficiente. Confira as dicas que juntamos neste texto para lhe ajudar nesta função.

O que é controle de notas fiscais?

O controle de notas fiscais nada mais é do que o gerenciamento adequado dos documentos da empresa, tanto daqueles emitidos pela empresa quanto aqueles que foram emitidos por outras instituições e que têm o CNPJ da empresa informado.

Ou seja, esse controle envolve as notas que a empresa emitiu, as notas fiscais de compra ou de remessa.

Quais os erros mais comuns na gestão de notas fiscais?

Existem alguns erros que acabam sendo cometidos pela empresa no momento de realizar o controle de nota fiscal, confira abaixo os mais comuns e não erre mais.

Preencher a nota incorretamente

Durante os lançamentos manuais, podem ocorrer erros de preenchimento e digitação que comprometam a validade da nota fiscal. Entre os principais erros estão:

• Preencher os dados dos envolvidos incorretamente como remetente, destinatário e transportador; 
• Digitar incorretamente os valores das mercadorias;
• Usar códigos fiscais incorretos, como CST (Código da Situação Tributária) e CFOP (Código Fiscal da Operação).

Perder prazos de cancelamento e correções

O prazo de cancelamento de uma NFe (Nota Fiscal Eletrônica) é de 168 horas (7 dias corridos). Entretanto, se a nota estiver vinculada a outro documento, como CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico) ou MDF-e (Manifesto Eletrônico de documentos fiscais) o prazo cai para 24 horas.

Existem, é claro, outros meios de corrigir uma nota fiscal emitida incorretamente, como a emissão de uma carta de correção, mas esta também tem um prazo a ser respeitado.

Perder estes prazos pode significar prejuízos financeiros para a empresa que precisa arcar com custos de impostos de notas fiscais que não estão corretas.

Não armazenar as notas fiscais corretamente

Outro erro muito comum nas empresas é não fazer o armazenamento correto de nota fiscal. Deixar os documentos em um único computador, por exemplo, pode prejudicar toda a operação. O ideal é contar com soluções de armazenamento em nuvem que são bem mais seguras.

Vantagens de realizar um bom controle de notas fiscais

Realizar um bom controle de notas fiscais traz inúmeras vantagens para a empresa, que vão desde a conformidade legal até a melhoria na gestão financeira e operacional. Confira as vantagens que destacam a importância de realizar um bom controle:

Conformidade com a Lei

Mantendo um controle de documentos adequado e em conformidade com a legislação fiscal vigente, a empresa evita multas, penalidades e possíveis complicações legais que podem surgir de irregularidades. E ainda pode se proteger contra a sonegação fiscal.

Além disso, ao assegurar que todos os documentos fiscais são emitidos e registrados corretamente, a empresa minimiza o risco de enfrentar problemas jurídicos ou autuações por parte das autoridades fiscais.

Essa conformidade legal contribui para a construção de uma reputação sólida e confiável, o que é fundamental para a relação com clientes, fornecedores e parceiros.

Melhor conhecimento sobre o negócio

Um bom controle de notas fiscais permite uma análise detalhada das operações de venda e compra, ajudando a identificar tendências, sazonalidades e padrões de consumo.

Sendo assim, com informações precisas e atualizadas, os gestores podem tomar decisões estratégicas baseadas em dados reais, melhorando a eficiência e a competitividade do negócio.

Mais organização e produtividade

Automatizar o controle e organizar as notas fiscais reduz o tempo gasto em atividades burocráticas e minimiza a chance de erros, aumentando a produtividade da equipe.

Assim sendo, ao ter um sistema centralizado para o controle de notas fiscais facilita o acesso a informações importantes, melhora a comunicação entre departamentos e elimina duplicidades.

Com processos mais organizados a empresa conta com uma operação mais eficiente, permitindo que a empresa se concentre em atividades estratégicas e de maior valor agregado.

Precisão e transparência na Auditoria Fiscal

Um sistema bem controlado e organizado facilita a realização de auditorias internas e externas, proporcionando transparência e rapidez na verificação das informações fiscais.

Ainda, a precisão dos registros fiscais garante que todas as informações são confiáveis, permitindo uma análise mais segura e decisões mais assertivas.

Organização do Fluxo de Caixa

Um bom controle de notas fiscais permite acompanhar de perto as receitas e despesas, contribuindo para uma gestão financeira mais eficaz e equilibrada.

Outra vantagem é que com dados precisos sobre entradas e saídas de caixa, é possível realizar previsões financeiras mais acuradas, facilitando o planejamento e a alocação de recursos.

Como fazer um controle de notas fiscais eficiente?

Para fazer um controle de notas fiscais eficiente considerando os aspectos mencionados, você pode seguir os passos detalhados abaixo:

Conheça os tipos de notas

• Nota Fiscal (NF-e): utilizadas para registrar a venda de mercadorias;
• Nota Fiscal de Serviço (NFS-e): emitidas por prestadores de serviços;
• Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e): emitido por empresas de transporte de cargas;
• Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e): substitui o cupom fiscal e é usada em operações de venda ao consumidor final;
• Nota Fiscal de Exportação: utilizada para registrar operações de exportação de produtos.

Conheça as regras e requisitos de cada tipo de nota fiscal, como as formas de emissão, os formatos e os diferentes prazos.

Verifique a validade das Notas Fiscais

Para garantir a autenticidade da NF-e, você pode utilizar o portal da Secretaria da Fazenda (SEFAZ) e conferir se a nota fiscal foi assinada digitalmente com um certificado digital válido. Também é importante verificar se os dados da nota fiscal coincidem com os do pedido de compra ou contrato.

Outra opção é utilizar sistemas que realizam a consulta automática na SEFAZ para garantir a autenticidade das notas fiscais.

Crie categorias para organizar as notas

Separe as notas fiscais por tipo, como vendas, compras, serviços, exportação, etc. Dentro de cada categoria, crie subcategorias para facilitar a busca, como data, fornecedor, cliente, produto/serviço.

Você pode utilizar etiquetas e índices para organizar e facilitar a localização das notas fiscais. Por fim, pode adotar um sistema de gestão que permita a categorização automática das notas fiscais.

Tenha uma rotina de recebimento de NF-e

Determine horários específicos para verificar o recebimento de notas fiscais e se necessário, configure alertas para lembrar da verificação.

Outra opção, é automatizar o recebimento e a validação inicial das notas fiscais utilizando sistemas integrados.

Armazene seus documentos em nuvem

Utilize plataformas confiáveis e seguras, como o Google Drive, o Dropbox, ou serviços especializados em documentos fiscais. Em seguida, estruture pastas e subpastas conforme a categorização definida anteriormente.

Lembre-se de configurar permissões de acesso para garantir que apenas os usuários autorizados possam visualizar ou editar os documentos.

Realize Backups com Frequência

Estabeleça uma rotina de backups diários, semanais ou mensais, dependendo do volume de notas e mantenha backups em diferentes locais, como em discos externos e nos serviços de nuvem.

Periodicamente, teste os backups para garantir que os dados possam ser recuperados corretamente.

Dicas para melhorar o controle de notas fiscais

Para melhorar o controle de notas fiscais, é essencial adotar uma série de práticas que garantam a precisão, conformidade e eficiência. Aqui estão algumas dicas específicas considerando os aspectos mencionados:

Defina um responsável para receber e emitir as Notas Fiscais

Escolha uma pessoa ou uma equipe específica para gerenciar a emissão e o recebimento das notas fiscais. Essa pessoa deve ser bem treinada e entender todas as nuances do processo.

Defina claramente as tarefas desse responsável, incluindo a verificação de dados, validação com a SEFAZ, arquivamento e comunicação com outros departamentos.

Mantenha um bom relacionamento com seus fornecedores e clientes

Estabeleça canais de comunicação claros e eficientes com fornecedores e clientes para garantir que todos entendam os procedimentos e requisitos fiscais. Trabalhe de forma colaborativa para resolver quaisquer discrepâncias ou problemas nas notas fiscais rapidamente.

Treine e capacite sua equipe constantemente

Implemente programas de treinamento regulares para atualizar a equipe sobre mudanças na legislação fiscal e melhores práticas de controle de notas fiscais. Participe de workshops e seminários sobre gestão fiscal para manter a equipe informada e capacitada.

Proporcione oportunidades de aprendizado prático para a equipe, permitindo que eles adquiram experiência direta na gestão de notas fiscais.

Tenha um contador parceiro

Selecione um contador ou escritório de contabilidade experiente e confiável para auxiliar na gestão fiscal da empresa. Também é importante garantir que o contador tenha acesso aos sistemas de gestão de notas fiscais da empresa para facilitar a integração e a colaboração.

Utilize os serviços do contador para obter consultoria regular sobre conformidade fiscal, planejamento tributário e auditorias.

Automatize o controle de Notas Fiscais

Selecione um software de gestão de notas fiscais que ofereça funcionalidades como emissão automática, armazenamento seguro, integração com a SEFAZ e relatórios detalhados.

O próximo passo é integrar o software de notas fiscais com o sistema ERP da empresa para garantir a centralização e a sincronização dos dados.

Implementar um controle eficiente de notas fiscais envolve definir responsabilidades claras, manter bons relacionamentos com fornecedores e clientes, treinar constantemente a equipe, contar com um contador parceiro e automatizar o processo.

Ao seguir essas dicas, sua empresa pode melhorar significativamente a gestão fiscal, garantindo conformidade, eficiência e organização.

Como o uso de uma ferramenta especifica pode ajudar?

A ferramenta nsdocs oferece uma série de funcionalidades que podem melhorar significativamente o controle de notas fiscais. Aqui estão algumas formas pelas quais ela pode ajudar:

• A ferramenta permite buscar documentos fiscais diretamente na SEFAZ usando certificado digital, o que agiliza o processo e reduz erros;
• Oferece armazenamento seguro e organizado de documentos fiscais em nuvem, facilitando o acesso e a gestão;
• A integração via API com outros sistemas elimina a necessidade de trabalho manual, permitindo a importação e organização automáticas dos documentos;
• Permite a consulta e o download de XML de NF-e, CT-e, e outros documentos fiscais via chave de acesso, mesmo sem estar envolvido na operação;
• Facilita a manifestação de destinatários, permitindo confirmar ou recusar operações que envolvem o CNPJ da empresa;
• Acesso aos documentos fiscais a partir de dispositivos móveis;
• Recebimento automático de arquivos XML de NF-e, CT-e e NFC-e diretamente no painel;
• Realiza backups automáticos, garantindo a segurança e a integridade dos dados fiscais.

O nsdocs oferece uma solução completa para a gestão de documentos fiscais, aumentando a produtividade, garantindo a conformidade legal e facilitando o acesso e a organização dos arquivos fiscais.

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