Melhores práticas para o armazenamento de documentos

O dia a dia de uma empresa é marcado por muitos papéis, são diversas, notas, recibos, boletos e outros, por isso é importante pensar em práticas para armazenamento de documentos.

Seja de forma física ou digital, a organização é um ponto importante para qualquer empresa que deseja se destacar em seu ramo de atuação. Para documentos digitais como NFe, CTe e outros, há ferramentas específicas para importar e organizar tudo de forma simples e eficiente.

Confira as dicas que reunimos neste texto para lhe ajudar nesta tarefa!

Armazenamento de documentos físicos

Podemos perceber até mesmo em nossas casas que a papelada pode se acumular facilmente se não mantermos um sistema de armazenamento de documentos, o que é ainda mais expressivo em uma empresa. Verifique o que você pode fazer para manter seus documentos devidamente organizados:

Escolha seu método de organização e armazenamento

A primeira coisa que você precisa pensar é como pretende organizar seus documentos: deseja organizá-los por fornecedor, tipo de documento, ordem alfabética, numeração, data, enfim, existem diversas opções disponíveis. Escolha o método que faz mais sentido para você e sua organização.

Espaço de armazenamento

Separe um local ou então invista em um móvel específico para manter os documentos. Lembre-se que a quantidade de documentos tende a aumentar com o tempo, sendo assim, é melhor separar um local que ainda tenha espaço para mais documentos.

Também serão necessárias pastas e arquivos que podem ser etiquetados de acordo com o método definido anteriormente.

Prazo de validade de documentos

Verifique até quando os documentos precisam ser mantidos. A maioria dos documentos tem um prazo de armazenamento de 5 anos de acordo com a legislação. Marcar a data dos arquivos na pasta ou em algum outro local, pode ajudar a lembrar o momento certo de descartá-los.

Digitalização

Pode ser interessante digitalizar documentos importantes ou até mesmo armazenar os documentos eletronicamente para economizar espaço físico. Outra vantagem deste processo é que você terá uma cópia de segurança dos documentos.

Segurança e restrição de acesso

Certifique-se que os documentos estão em lugar seco, que estão livre da umidade e do mofo. Verifique também quais pessoas precisam ter acesso a estes documentos, e deixá-los com uma cópia da chave. Entretanto, pessoas não autorizadas não devem ter acesso aos documentos.

Armazenamento de documentos digital

Grande parte dos documentos de uma empresa possuem suas versões eletrônicas, como é o caso da NFe, do CTe e do MDFe. Assim como, existem outros documentos que podem ser utilizados em suas versões digitais, como faturas, boletos, etc.

Entretanto, para este tipo de armazenamento, são indicadas outras práticas e cuidados, os quais você confere abaixo:

Segurança da informação

Quando ouvimos falar de segurança da informação, parece ser algo para grandes instituições, mas não é. Todas as empresas devem cuidar de suas informações eletrônicas para evitar prejuízos.

Com documentos armazenados eletronicamente não é diferente. Verifique quem precisa acessar aos computadores onde estão armazenados os documentos, e certifique-se que apenas estas pessoas tenham acesso.

Se os documentos estiverem armazenados em nuvem, o que é mais indicado, também  é necessário tomar cuidados com a segurança, certificando-se que apenas pessoas autorizadas tenham acesso às informações.

Backup

Esta prática está relacionada com o item anterior, é muito importante possuir uma cópia de segurança dos documentos para não passar por problemas. Tanto para se proteger de ataques virtuais quanto de problemas na máquina ou físicos (como fogo, umidade, infiltrações) é muito importante ter um backup das informações.

Versionamento

Uma prática interessante e simples de ser realizada é o controle de versões. Nada mais é do que manter ou menos um registro de qual versão está no documento. Algo fácil é inserir no rodapé do documento o número da versão e da revisão de forma abreviada como: V000R000, onde V é a versão e R é a revisão.

Por exemplo, no número V002R003 entendemos que o documento está na segunda versão (quando foi necessário alterar mais de 30% do documento) e na terceira revisão (quando foram realizados apenas ajustes).

Organização

Assim como no ambiente físico, é necessário ter organização ao armazenar os documentos eletronicamente. Defina qual vai ser o método de organização que deve ser utilizado, se organizado por data, fornecedor, tipo do documento, etc. Depois, crie pastas específicas para cada uma das categorias e mantenha tudo sempre organizado.

Conformidade com a legislação

Outro aspecto muito importante do armazenamento de documentos fiscais é a conformidade com a legislação. Existem documentos que possuem apenas a versão digital como a NFe, CTe e MDFe e estes documentos precisam ser armazenados por 5 anos.

Outro ponto que deve ser observado é a Lei de Proteção de Dados, que responsabiliza a empresa pelas informações que armazena de seus funcionários, clientes, fornecedores e outros envolvidos com a instituição.

Utilize um sistema para armazenamento de documentos

Por último, não menos importante, utilize um sistema de armazenamento e organização de documentos fiscais. Utilizando um sistema assim, suas informações ficaram seguras, a organização pode ser otimizada, você não precisa se preocupar com backup das informações e os documentos ficam armazenados de acordo com o prazo que exige a legislação.

Confira as facilidades do nsdocs:

• Controle de usuários: cada pessoa da empresa tem seu próprio acesso (cadastros de usuários são ilimitados), e pode ter suas próprias permissões, para que tenham acesso apenas a sua atividade;
• Armazenamento em nuvem: você pode acessar as informações de sua empresa onde estiver, até mesmo pelo celular. Também não é preciso Backup, pois os seus documentos estarão seguros armazenados em um servidor de última geração.
• Organização: como o nsdocs você pode utilizar marcadores, que são como etiquetas e podem ser usados da forma como decidir. Você pode usar os marcadores para controlar as notas de entradas que já foram pagas, ou então para sinalizar determinado fornecedor, você escolhe! Dependendo das configurações, os marcadores são atribuídos de forma automática na entrada dos documentos no painel.

O nsdocs é uma ferramenta completa para te ajudar na gestão de documentos fiscais, para saber mais, acesse nosso site e confira tudo que você pode usufruir!