Dicas úteis para realizar a conciliação bancária de forma eficaz

Compreender o comportamento financeiro da sua empresa é crucial para garantir sua saúde financeira. Ignorar essa tarefa representa um risco significativo para os empreendedores.

Portanto, é essencial dominar a arte da conciliação bancária, entender como esse processo funciona na prática e descobrir as melhores maneiras de implementar melhorias.

Todos esses elementos desempenham um papel fundamental na gestão eficiente que visa ao crescimento do negócio, e merecem atenção especial. Afinal, o controle desses processos é essencial para conhecer a situação financeira da empresa e seu potencial de lucratividade.

Com base nisso, desenvolvemos este conteúdo para fornecer a você todos os detalhes necessários. Vamos explorar como a conciliação bancária pode se tornar sua aliada? Continue lendo!

O que significa a conciliação bancária?

Em termos simples, a conciliação bancária refere-se ao processo de reconciliação do extrato bancário de todas as contas da empresa com os registros internos. Esse controle é fundamental, especialmente quando a empresa mantém contas em vários bancos.

Além disso, a diversidade de meios de pagamento, como transferências, depósitos e pagamentos por boleto, são conveniências que podem ser oferecidas aos clientes. No entanto, todas essas transações também devem passar por uma comparação para garantir o equilíbrio entre as entradas e saídas.

Geralmente, o fluxo de caixa é utilizado para verificar essas movimentações, permitindo avaliar se os recebimentos previstos ocorreram conforme o esperado. Caso contrário, essa informação também é útil para identificar quais clientes estão inadimplentes e iniciar o processo de cobrança.

Por outro lado, essa ferramenta também serve para acompanhar os pagamentos realizados e as despesas futuras. É importante processar eventuais taxas bancárias e juros por pagamentos em atraso, a fim de evitar surpresas desagradáveis.

Como realizar a conciliação bancária?

A conciliação bancária é uma rotina que requer cuidado, pois lida diretamente com as contas a pagar e a receber da transportadora. Embora seja uma atividade periódica, é essencial acompanhar o fluxo de caixa diariamente.

Essa prática permite manter registros precisos e sempre atualizados para consulta. Abaixo, descrevemos como esse processo pode ser executado:

Reúna as informações necessárias

Antes de iniciar a conciliação bancária, é fundamental ter todas as informações necessárias. A equipe financeira deve conferir:

• Saldo bancário: fornece o valor exato disponível na conta bancária e ajuda a evitar gastos quando não há fundos suficientes;
• Inadimplências: verifica se as vendas realizadas por depósito bancário ou boleto foram pagas até a data de vencimento;
• Taxas de empréstimos: são as cobranças relacionadas a empréstimos solicitados ou ao uso de recursos de cheque especial;
• Tarifas bancárias: verifique se a empresa de transporte não está sendo cobrada indevidamente ou pagando por serviços não solicitados.

Com todos esses dados em mãos, o profissional financeiro pode começar a elaborar a conciliação bancária.

Registre todas as movimentações da transportadora

Muitas empresas ainda adotam o controle manual dos lançamentos ou utilizam planilhas eletrônicas. No entanto, à medida que o negócio cresce, é importante pensar em automatizar essas rotinas, contando com um sistema de gestão integrada.

Esse investimento ajuda a manter os registros atualizados e permite uma consulta ágil. Além disso, o empreendedor tem a garantia de que as informações são precisas devido à confiabilidade da ferramenta. Portanto, essa etapa pode ser executada de forma simples, com um registro de todas as entradas e saídas da conta bancária.

Compare as movimentações periodicamente

O próximo passo no controle financeiro de transportadoras é realizar a parte mais importante dessa atividade. Para facilitar o processo, recomenda-se seguir a ordem diária das movimentações, comparando primeiro as entradas e, em seguida, as respectivas saídas.

Alguns pontos que merecem atenção são o pagamento a fornecedores, quitação de contas relacionadas à operação da transportadora e gastos com a folha de pagamento. As datas de cada registro também exigem acompanhamento cuidadoso, pois cobranças antecipadas, por exemplo, podem reduzir significativamente o saldo.

Verifique as divergências encontradas

Apesar de todos os cuidados, pode haver casos em que a equipe financeira encontra divergências. O objetivo dessa etapa não é atribuir culpa, mas identificar a origem do problema. Isso pode ocorrer se o extrato bancário estiver desatualizado ou se o lançamento ainda não foi processado.

Outra possibilidade é que o controle interno da empresa esteja incompleto, resultando em erro identificado. Se os valores e datas coincidirem, basta fazer o ajuste manual para completar o registro. Caso contrário, pode ser necessário entrar em contato com o suporte do banco para entender o que pode ter acontecido e resolver a situação.

E então, gostou de aprender mais sobre esse assunto? Continue acessando o nosso blog e aprenda mais sobre boas práticas de gestão fiscal.