O que são obrigações acessórias, quais são os tipos e como cumpri-las

Para que as empresas possam exercer suas atividades de forma lícita elas precisam cumprir com suas obrigações fiscais e tributária. Além dessas obrigações, também pode ser necessário

O que são obrigações acessórias?

As obrigações acessórias são um conjunto de deveres administrativos que as empresas e os profissionais autônomos precisam cumprir junto ao fisco. Elas são distintas das obrigações principais, que consistem no pagamento de tributos. As obrigações acessórias incluem a entrega de declarações, registros e informações que auxiliam o governo na fiscalização e no controle da arrecadação tributária. Entre as obrigações acessórias, destacam-se:

• Emissão de documentos fiscais;
• Declarações Fiscais;
• Declarações sociais;
• Declarações contábeis;
• Guias de recolhimento de produtos;
• Livros fiscais;
• Folha de pagamento e contracheques;
• Obrigações acessórias para MEI.

Qual é a diferença entre obrigações acessórias e obrigações tributárias?

As obrigações tributárias, também chamadas de obrigações principais, são aquelas que envolvem o pagamento de tributos propriamente dito. Já as obrigações acessórias, envolvem a prestação de informações e o cumprimento de deveres administrativos que auxiliam o fisco na fiscalização e controle da arrecadação tributária.

Quais são os tipos de obrigações acessórias?

Existem vários tipos de obrigações acessórias, cada uma com o objetivo de prestar contas a respeito de determinado tributo. Confira abaixo as principais:

Emissão de Notas fiscais

Para todas as empresas, independente do regime tributário que se encontram, a emissão de notas fiscais serve para comprovar as atividades empresariais, que dão origem ao lucro das operações. Estas atividades são chamadas de “fato gerador”, ou seja, a ação que deu origem ao imposto. Abaixo listamos os principais tipos de notas fiscais que podem ser emitidas pelas empresa

• NF-e
• NFS-e
• NFC-e
• NFA

Aqui está uma explicação detalhada sobre cada uma das obrigações acessórias mencionadas:

CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados)

É uma obrigação acessória que as empresas precisam enviar mensalmente ao Ministério do Trabalho e Emprego (MTE). O CAGED contém informações sobre as admissões, demissões e transferências de empregados regidos pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT). É utilizado para controlar o fluxo de contratações e demissões no mercado de trabalho.

DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional)

É o documento utilizado por empresas optantes pelo Simples Nacional para o pagamento unificado de diversos tributos (federais, estaduais e municipais). Inclui impostos como IRPJ, CSLL, PIS, COFINS, IPI, ICMS, ISS e CPP.

DASN-SIMEI (Declaração Anual do Simples Nacional para o Microempreendedor Individual)

É a declaração que o Microempreendedor Individual (MEI) precisa enviar anualmente, contendo informações sobre o total da receita bruta obtida no ano anterior e a indicação de existência de empregado.

DCTF (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais)

É uma obrigação acessória que as pessoas jurídicas devem entregar mensalmente ou trimestralmente à Receita Federal. A DCTF informa os tributos e contribuições federais apurados e pagos pela empresa, como IRPJ, CSLL, PIS, COFINS e IPI.

DEFIS (Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais)

É uma declaração que as empresas optantes pelo Simples Nacional devem entregar anualmente, contendo informações sobre suas atividades econômicas, quadro societário, receitas e outras informações fiscais.

DESTDA (Declaração de Substituição Tributária, Diferencial de Alíquota e Antecipação devida por Contribuintes da categoria Simples Nacional)

Obrigação acessória que empresas do Simples Nacional devem cumprir para declarar e recolher o ICMS devido a título de substituição tributária, diferencial de alíquota e antecipação de impostos.

DIEF (Declaração de Informações Econômico-Fiscais)

Declaração enviada ao fisco estadual, contendo informações econômicas e fiscais referentes às operações e prestações realizadas, normalmente relacionadas ao ICMS.

ECD (Escrituração Contábil Digital)

Parte do SPED, a ECD é a escrituração digital dos livros contábeis e de escrituração das empresas. Substitui a escrituração física e é enviada ao fisco com o objetivo de auditoria e fiscalização.

ECF (Escrituração Contábil Fiscal)

Também parte do SPED, a ECF é uma obrigação acessória que substitui a DIPJ, devendo ser entregue anualmente pelas pessoas jurídicas. Ela compreende a escrituração fiscal para apuração do IRPJ e da CSLL.

EFD Contribuições (Escrituração Fiscal Digital das Contribuições)

É a escrituração digital para a apuração do PIS, COFINS e da Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta (CPRB). Faz parte do SPED e é enviada ao fisco.

EFD ICMS/IPI (Escrituração Fiscal Digital do ICMS e IPI)

Parte do SPED, é a escrituração digital que registra as operações com incidência de ICMS e IPI, abrangendo entradas, saídas, apuração de impostos, inventários, entre outros.

eSocial

É um sistema de escrituração digital que unifica a prestação de informações referentes às obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas. Inclui dados sobre a contratação de empregados, folhas de pagamento, contribuições previdenciárias, entre outros.

Folha de Pagamento

Documento que registra todos os vencimentos e descontos dos funcionários de uma empresa, incluindo salários, horas extras, INSS, FGTS, entre outros. É uma obrigação acessória mensal e deve ser transmitida ao eSocial.

GIA (Guia de Informação e Apuração do ICMS)

Documento entregue mensalmente pelas empresas ao fisco estadual, contendo informações sobre o ICMS devido, apurado e pago, além de operações de entrada e saída de mercadorias.

GIA — Substituição Tributária

É uma versão específica da GIA para empresas sujeitas ao regime de substituição tributária do ICMS, detalhando as operações que envolvem esse regime.

GPS (Guia da Previdência Social)

Documento utilizado para o recolhimento das contribuições previdenciárias ao INSS. Empresas e pessoas físicas devem utilizar a GPS para recolher suas contribuições mensais.

Pagamento da Guia DAS-MEI

Os Microempreendedores Individuais (MEIs) devem pagar mensalmente a DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional) para o MEI, que inclui valores de INSS, ISS e ICMS (se aplicável).

RAIS (Relação Anual de Informações Sociais)

Obrigação acessória que as empresas devem entregar anualmente ao Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), contendo informações sobre o vínculo empregatício, salário e jornada de trabalho dos empregados.

Relatório Mensal das Receitas (MEI)

Obrigação acessória que os Microempreendedores Individuais (MEIs) devem manter, contendo o registro das receitas brutas auferidas mensalmente. Serve como controle interno e para a Declaração Anual.

Sefip/GFIP (Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social / Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social)

Sistema e guia utilizados para informar ao governo federal os valores de FGTS e contribuições previdenciárias devidas, além de dados sobre vínculos empregatícios. Devem ser enviados mensalmente.

SINTEGRA (Sistema Integrado de Informações sobre Operações Interestaduais com Mercadorias e Serviços)

Sistema utilizado por empresas para transmitir ao fisco estadual as informações sobre as operações interestaduais com mercadorias, detalhando compras, vendas e transferências de produtos.

SISCOSERV (Sistema Integrado de Comércio Exterior de Serviços, Intangíveis e Outras Operações)

Sistema utilizado para o registro de informações sobre transações de serviços e intangíveis realizadas entre residentes no Brasil e residentes no exterior. É uma obrigação acessória de empresas que realizam essas operações.

LFE (Livro Fiscal Eletrônico)

Documento eletrônico utilizado por empresas para escriturar operações relacionadas ao ICMS, sendo parte do cumprimento das obrigações fiscais junto ao fisco estadual.

Obrigações acessórias de acordo com o regime tributário

Abaixo estão classificadas as operações acessórias de acordo com o regime tributário da empresa:

Obrigações acessórias do MEI

O MEI (microempresário individual) é o regime tributário mais simples existente. Ele tem o intuito de diminuir o número de trabalhadores informais e viabilizar a criação de pequenas empresas. Ele pode apresentar algumas vantagens

As empresas desta modalidade consistem no empresário, que pode contratar até um funcionário, desde que esse receba um salário mínimo ou o salário base para a categoria

• Emissão de nota fiscal
• Pagamento da guia DAS-MEI
• Relatório mensal das receitas
• DASN-SIMEI
• Informações de folha de pagamento (empregado registrado)

Obrigações acessórias do Simples Nacional

Como o nome já diz, o Simples Nacional é um regime simplificado de arrecadação de impostos, sendo assim, o número de obrigações acessórias das empresas que optam por este regime é menor, sendo:

• DEFIS
• DAS
• DIRF
• DESTDA
• ECD (facultativa)
• EFD ICMS/IPI
• Sefip/GFIP
• ECF
• RAIS
• CAGED

Obrigações acessórias para o Lucro Presumido

O regime de Lucro presumido também busca simplificar a apuração do imposto de renda de pessoa jurídica (IRPJ) e da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL), com base em presumir que determinada porcentagem do faturamento da empresa é lucro. Neste regime, são apresentadas as declarações abaixo:

• DES
• DCTF
• EFD Contribuições
• SPED FISCAL
• GIA Estadual
• GIA — substituição tributária
• LFE
• SISCOSERV
• ECF
• DIRF
• RAIS
• CAGED
• ECD
• EFD ICMS/IPI
• SEFIP/GFIP

Obrigações acessórias de Lucro Real

O Lucro Real leva este nome por que a empresa pode calcular o valor de impostos a partir a margem de lucro obtida em determinado período. Este regime costuma ser de empresas maiores ou que trabalham com determinados tipos de produtos que não se encaixam em outros regimes. Abaixo destacamos as declarações que precisam ser entregues neste regime.

• SINTEGRA
• EFD ICM/IPI
• SEFIP/GFIP
• CAGED
• ECD
• ECF
• DIRF
• RAIS

É importante destacar que o SINTEGRA está sendo substituído pelo SPED, e não está sendo utilizado em vários estados brasileiros.

Como funcionam os prazos das obrigações acessórias?

Confira o prazo para as operações acessórias abaixo:

Declarações mensais

• DAS
• DESTDA
• SINTEGRA
• EFD ICMS/IPI
• DCTF
• EFD Contribuições
• SEFIP/GFIP
• GPS
• CAGED
• GFIP
• GIA/GIA ST

Declarações anuais

• DASN-SIMEI
• DES
• ECD
• ECF
• DEFIS
• DIRF
• RAIS
• DIRPF

Essas obrigações acessórias são fundamentais para garantir a conformidade das empresas com a legislação tributária, trabalhista e previdenciária, permitindo ao governo exercer controle e fiscalização sobre as atividades econômicas e a arrecadação de tributos. O não cumprimento dessas obrigações pode resultar em multas e outras penalidades.

Se você deseja aprender mais sobre declarações fiscais, confira o nosso post completo sobre escrituração fiscal digital.