O que é ECF e como funciona Escrituração Contábil Fiscal

A prática contábil essencial para empresas, conhecida como Escrituração Contábil Fiscal (ECF), desempenha um papel crucial no registro de informações fiscais. Afinal, a meticulosidade na organização de documentos, como notas fiscais e comprovantes, é imperativa para garantir a conformidade com as normas.

Além disso, a compreensão da periodicidade da ECF, das obrigações fiscais e a prevenção de erros são aspectos críticos a serem considerados. Assim, a tecnologia desempenha um papel significativo ao facilitar a escrituração, no entanto, a interpretação e aplicação de mudanças na legislação fiscal apresentam desafios constantes.

Para aprofundar seu entendimento sobre Escrituração Contábil Fiscal e aprender a evitar penalidades, convidamos você a continuar a leitura.

O que é ECF?

No contexto brasileiro, a Escrituração Contábil Fiscal (ECF) é uma obrigação acessória que deve ser entregue pelas empresas ao Sistema Público de Escrituração Digital (SPED).

A escrituração contábil fiscal é uma prática contábil que consiste no registro sistemático e organizado de informações relacionadas às atividades fiscais de uma pessoa jurídica.

Essa escrituração tem como objetivo principal atender às exigências e obrigações tributárias, garantindo a conformidade com a legislação fiscal vigente.

Ela abrange diversos dados, como apuração do Imposto de Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ) e da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL), informações sobre operações entre companhias, entre outros.

A escrituração contábil fiscal também envolve o registro de documentos fiscais, apuração de impostos, controle de saldos e outras transações relevantes para o cumprimento das obrigações tributárias.

Em síntese, essa prática é fundamental para que as empresas possam cumprir suas responsabilidades fiscais, evitar penalidades e manter a transparência nas informações prestadas aos órgãos fiscalizadores.

Quem é obrigado a apresentar a ECF?

Todas as pessoas jurídicas, inclusive as imunes e isentas, são obrigadas a preencher a ECF, independentemente de serem tributadas pelo lucro real, arbitrado ou presumido. De acordo com a Instrução Normativa RFB nº 2004/2021 as exceções são:

1. Pessoas jurídicas optantes pelo regime especial unificado de arrecadação Simples Nacional (Lei Complementar nº 123/2006) como empresas de pequeno porte;
2. Órgãos públicos, autarquias e fundações públicas;
3. Empresas inativas.

Qual a diferença entre ECD e ECF?

A ECD (Escrituração Contábil Digital) e a ECF (Escrituração Contábil Fiscal) são documentos eletrônicos exigidos pelo Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), mas têm objetivos diferentes.

De maneira simples, podemos dizer que o ECD é a versão digital dos livros contábeis, como o Diário e o Razão, e deve ser enviada pelas empresas para registrar suas operações contábeis. Seu objetivo principal é comprovar a contabilidade da empresa para fins fiscais e contábeis.

Já a ECF foca na apuração do Imposto de Renda e da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL). A ECF complementa a ECD ao detalhar como os dados contábeis resultam em obrigações fiscais, como o cálculo dos impostos.

Em resumo, a ECD registra a contabilidade da empresa, enquanto a ECF detalha como esses dados impactam os tributos devidos.

Como a ECF é organizada?

A ECF (Escrituração Contábil Fiscal) é organizada em blocos de informações, que reúnem dados contábeis e fiscais da empresa. Cada bloco tem uma função específica e contém diferentes tipos de registros. Aqui está uma visão geral de como ela é estruturada com base no Manual de Orientação da ECD:

• Bloco 0: Abertura do arquivo, Identificação da Empresa e Referências;
• Bloco C: Informações Recuperadas da Escrituração Contábil Anterior;
• Bloco I: Lançamentos Contábeis como planos de contas, centros de custos, saldos e movimentações do período;
• Bloco J: Demonstrações Contábeis, como Balanço Patrimonial e Demonstração do Resultado do Exercício (DRE);
• Bloco K: Conglomerados Econômicos para empresas com informações consolidadas;
• Bloco 9: Controle e Encerramento do Arquivo Digital.

Cada bloco é organizado em registros e campos que devem ser preenchidos de acordo com a situação fiscal e contábil da empresa, e a ECF é transmitida eletronicamente pelo Sistema Público de Escrituração Digital (Sped).

Qual o prazo de entrega da ECF?

O prazo de entrega da ECF, de acordo com a Instrução Normativa RFB nº 1.422/2013, é até o último dia útil do mês de julho do ano seguinte ao ano calendário correspondente.

Quais são as penalidades para empresas que não entregam a ECF?

Se a empresa não entregar a ECF no prazo ou entregar com erros ou omissões, estará sujeita às seguintes multas:

1. 0,25% por mês sobre o lucro líquido antes do IRPJ e CSLL, até 10%, para empresas que não entregarem ou atrasarem a ECF.
2. 3%, no mínimo R$ 100,00, sobre o valor omitido, incorreto ou impreciso.

Limites da multa de 0,25%:

• Até R$ 100.000,00 para empresas com receita bruta anual de até R$ 3.600.000,00 no ano anterior.
• Até R$ 5.000.000,00 para empresas com receita maior.

Reduções da multa de 0,25%:

• 90% de desconto se a ECF for entregue em até 30 dias após o prazo.
• 75% de desconto se entregue em até 60 dias após o prazo.
• 50% de desconto se entregue após o prazo, mas antes de ação fiscal.
• 25% de desconto se entregue no prazo após intimação.

Reduções da multa de 3%:

• Não será cobrada se a empresa corrigir os erros antes de ação fiscal.
• Reduzida em 50% se corrigir no prazo da intimação.

O que fazer se você perdeu o prazo de entrega da ECF?

Se você perdeu o prazo de entrega da ECF, é importante tomar algumas medidas para minimizar as consequências e regularizar a situação o quanto antes.

Apesar de ter perdido o prazo, ainda é possível enviar a ECF. Quanto mais rápido for feito o envio, menores serão as multas, pois há descontos aplicáveis dependendo do tempo de atraso.

Outro ponto de atenção é se a ECF for entregue com incorreções ou omissões, é importante corrigir as informações o mais rápido possível. Se a correção for feita antes de qualquer ação fiscal, a multa de 3% sobre o valor omitido ou incorreto não será aplicada.

Para os próximos anos, certifique-se de cumprir o prazo de entrega, que geralmente é o último dia útil de julho do ano seguinte ao ano calendário.

Como a tecnologia pode auxiliar na ECF?

A tecnologia desempenha um papel crucial na modernização e eficiência dos processos contábeis fiscais, como a ECF. Afinal, softwares especializados em contabilidade automatizam diversas tarefas, como lançamento de documentos fiscais e elaboração de balanços, reduzindo erros e aumentando a eficiência.

Além disso, a integração entre sistemas contábeis e de gestão empresarial agiliza a troca de informações, minimizando redundâncias.

O nsdocs, por exemplo, traz uma gama de funcionalidades que te ajudam a aumentar a produtividade ao executar tarefas essenciais em qualquer lugar e a qualquer hora.

Algumas das principais vantagens dessa ferramenta são:

• Busca automática de documentos envolvendo seu CNPJ (como notas fiscais para transporte);
• Importação e cadastro automático dos dados da nota, como produto, número, valor, CFOP, etc;
• Importação dos dados do veículo e motorista, desde que informado na NF-e;
• Permite a consulta de eventos relacionados ao arquivo, como carta de correção ou cancelamentos.

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