O que é cancelamento extemporâneo, quais as regras e como solicitar

Na operação de emissão de documentos fiscais eletrônicos, emitir NF-e, CT-e ou MDF-e incorretamente é algo que pode acontecer, talvez até com certa frequência.

O problema é que estes erros de emissão, ou até mesmo cancelamentos de venda, desistência de clientes, podem ocorrer após o prazo de cancelamento ter passado, o que dificulta um pouco o processo.

Para isso, existe o cancelamento extemporâneo, que nada mais é do que o cancelamento de documentos fora do prazo normal, mas esta solução tem regras e prazos próprios.

Por isso, reunimos as informações principais sobre cancelamento extemporâneo de NF-e, CT-e e MDF-e, para que você saiba como agir quando precisar solicitar um. Acompanhe!

O que é cancelamento extemporâneo?

O cancelamento extemporâneo ou cancelamento fora do prazo é uma solução que a SEFAZ (Secretaria da Fazenda) oferece para contribuintes que precisam cancelar documentos fiscais fora do prazo normal instituído pela legislação.

Quais são os tipos de documentos fiscais eletrônicos que podem ser cancelados fora do prazo?

Ao contrário do que se pode imaginar, não é apenas o cancelamento extemporâneo de NF-e que pode ser realizado, até por que este documento pode estar vinculado a outros, que precisam ser cancelados antes, confira abaixo os principais documentos:

Nota fiscal eletrônica (NF-e)

A NF-e é um documento fiscal eletrônico utilizado para registrar a circulação de mercadorias, principalmente em caso de compra e venda de produtos. Além disso, também é importante para a arrecadação de impostos como o ICMS (Imposto sobre circulação e serviços).

Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)

O CT-e é um documento eletrônico utilizado para registrar as operações de transporte remunerado de cargas prestado por transportadoras. Ele também é importante para comprovar a geração do ICMS, uma vez que serviços de transporte também estão sujeitos a este imposto.

Manifesto de documentos fiscais eletrônicos (MDF-e)

O MDF-e tem a função de reunir todas as informações do transporte em um único documento, com o intuito de facilitar a fiscalização. Ele trás informações sobre NF-es e CTes, além de dados do motorista, veículo, seguro e pagamento do frete ao motorista.

Conhecimento de transporte eletrônico de outros serviços (CT-e OS)

O CT-e OS é utilizado para registrar transporte de pessoas, valores e excesso de bagagem. Além do ICMS, esse documento também leva o destaque de impostos federais.

Qual é o prazo de cancelamento de cada documento fiscal eletrônico?

O prazo de cancelamento normal pode variar de acordo com o tipo de documento conforme abaixo:

• NF-e: o prazo normal para cancelamento da nota fiscal eletrônica é de 24 horas após a emissão do documento, de acordo com o Ajuste SINIEF 07/05;
• CT-e: o conhecimento de transporte eletrônico tem um prazo um pouco maior que chega a 168 horas a partir do momento de emissão, conforme definido no Ajuste SINIEF 09/2007;
• MDF-e: assim como a NF-e, o prazo de cancelamento normal do Manifesto de Frete é de 24 horas após a validação do documento;
• CT-e OS: o conhecimento de transporte para outros serviços segue os parâmetros do CTe normal e também tem o prazo de cancelamento de 168 horas.

Quem pode solicitar o cancelamento extemporâneo?

Na maioria dos casos, o emitente do documento fiscal eletrônico pode solicitar o cancelamento extemporâneo. Em situações onde o emissor tem mais dificuldade, o cancelamento pode ser realizado pelo contador habilitado.

Qual é o prazo para cancelar extemporaneamente documentos fiscais eletrônicos?

O prazo de cancelamento extemporâneo dos documentos varia de acordo com o estado, pois é a SEFAZ estadual que realiza o registro dos pedidos de cancelamento.

No caso do estado de São Paulo, por exemplo, o prazo de cancelamento extemporâneo da NF-e é de de 480hs (20 dias) a partir da autorização da NF-e a ser cancelada

Como realizar o cancelamento extemporâneo?

Assim como os prazos, o processo de cancelamento extemporâneo

NF-e

De forma geral, o processo de cancelamento extemporâneo da NFe se dá pelo lançamento do evento de “desconhecimento da operação” ou “operação não realizada”. Depois disso, o contribuinte emitente do documento pode solicitar o cancelamento através da SEFAZ.

CT-e

O procedimento de cancelamento extemporâneo de CTe ainda é um pouco mais burocrático na maioria dos estados brasileiros. Em São Paulo, por exemplo, o pedido de cancelamento deve ser enviado pelo DEC e deve conter diversos documentos como Folha do livro, Registro de Saídas e/ou Entradas, correspondente ao lançamento, entre outros.

MDF-e

Na maioria dos estados, o pedido de cancelamento extemporâneo de MDF-e é realizado no site da SEFAZ. Após o pedido ser aprovado, o cancelamento pode ser realizado normalmente através do sistema emissor.

CT-e OS

O cancelamento extemporâneo do CT-e OS segue os mesmos parâmetros do CT-e para transporte de cargas, entretanto, seu cancelamento extemporâneo acaba se tornando mais fácil por que este documento não tem vínculo com o MDF-e.

Quais são as regras de cancelamento extemporâneo?

Confira as regras para cancelamento extemporâneo abaixo:

• Para cancelamento extemporâneo de NF-e, a nota fiscal eletrônica não pode estar vinculada a CT-e ou MDF-e autorizado;
• Para cancelamento extemporâneo de CT-e, ele não pode estar vinculado a um MDF-e autorizado ou encerrado;
• O MDF-e não pode ter evento de Registro de Passagem registrado pelo Fisco;
• O MDF-e não pode estar encerrado.

Sendo assim, para cancelar uma NF-e vinculada a outros documentos fiscais eletrônicos, é necessário primeiramente cancelar estes outros documentos. Agora se o MDF-e já estiver encerrado ou com um evento de passagem registrado, não será possível cancelar o documento ou os outros vinculados a ele, sendo necessário encontrar outras formas de resolver o problema.

Qual é o valor a ser pago para cancelamento extemporâneo de documentos fiscais?

Por ser um procedimento mais burocrático, existe uma taxa cobrada pela SEFAZ para realizar o cancelamento extemporâneo. Entretanto, o valor pode variar de estado para estado e existem ainda aqueles que não realizam cobranças.

Diante dessa taxa a ser paga é interessante analisar se o cancelamento extemporâneo do CT-e ou NF-e é viável, pois o prejuízo em se ter um documento incorreto autorizado é que é necessário arrecadar impostos referente a operação. Se a taxa for mais cara que o valor pago de impostos no documento, talvez não seja interessante economicamente cancelar.

Entretanto, nestes momentos sempre é necessário consultar o contador da empresa que tem propriedade para indicar qual é o caminho mais correto para a empresa.

Como gerenciar documentos fiscais eletrônicos

Como pudemos ver no texto, o processo de cancelamento extemporâneo tem várias regras e procedimentos que precisam ser realizados. O pedido de cancelamento também vai variar de acordo com o estado e com o tipo do documento fiscal.

Sendo assim, uma forma de evitar que este procedimento seja necessário é gerenciar seus documentos fiscais eletrônicos da melhor forma possível, onde um gerenciador de documentos fiscais se faz necessário.

Um bom exemplo de sistema para organizar seus documentos fiscais eletrônicos é o nsdocs, com ele você consegue visualizar as operações de NF-es, CT-es e MDF-es de forma simples e clara.

Além disso, você pode receber atualizações dos documentos fiscais de forma automática, ficando fácil de identificar quando há algum problema.

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