Como fazer uma Gestão de Documentos eficiente

Em uma empresa, muitas são as responsabilidades e demandas que precisam ser cumpridas. Além de manter a empresa operando, também é necessário se preocupar com outras áreas acessórias como a gestão de documentos.

Neste post, buscamos simplificar a gestão de documentos para que você consiga manter a papelada organizada mesmo sobre as pressões do dia a dia, confira!

O que é a gestão de documentos?

Entende-se como gestão de documentos, a aplicação de métodos e estratégias para gerir os documentos de uma empresa e mantê-los organizados. A gestão documental busca manter a papelada da empresa organizada a fim de evitar multas, pagamentos de juros e outros problemas ocorridos.

Como aplicar a gestão de documentos em sua empresa?

Se você ainda não faz a gestão de documentos em sua empresa, não se preocupe, reunimos os passos necessário para você implantar está prática em sua empresa agora mesmo:

Analisar o funcionamento atual

Primeiramente, analise o estado atual de sua empresa, como os documentos são recebidos, armazenados e tratados. Como você lida com os documentos que chegam e até mesmo sobre o descarte.

Tome notas se necessário, para começar a pensar em como esse processo pode ser otimizado.

Descarte o desnecessário

Comece verificando os prazos de validade de cada documento. Notas fiscais e conhecimentos de transporte precisam ser armazenados por 5 anos, depois deste período, você pode descartá-los.

Antes de jogar os documentos fora, utilize um moedor de papel ou destrua todos os documentos, rasgando ou cortando em pequenos pedaços. Esse passo é importante para evitar que suas informações caiam em mãos erradas. Considere reciclar o que for possível.

Organizar

Classifique os documentos em categorias e encontre um espaço adequado para cada um deles. Vale a pena etiquetar os arquivos, gavetas e pastas para ficar mais fácil visualizar o lugar certo para cada coisa.

Digitalizar

Por último, não menos importante, utilize as ferramentas tecnológicas a seu favor. Documentos fiscais possuem suas versões digitais, e elas possuem validade. Sendo assim, armazene seus documentos eletronicamente e não se preocupe com a papelada acumulando.

O que vale para documentos físicos também se aplica aos digitais. Apague documentos desnecessários e organize o restante em pastas.

Quais são as vantagens de incluir a gestão de documentos em sua empresa?

A gestão de documentos eficiente pode trazer diversas vantagens para a sua empresa, entre elas podemos destacar:

Redução de custos

Imagine ter que pagar juros e até multa por que esqueceu de pagar um boleto ou perdeu uma fatura? Administrando bem seus documentos você consegue evitar este tipo de problema, uma vez que eles estarão devidamente organizados.

Aumento da produtividade

Chega de perder tempo procurando um documento ou atrasar uma entrega por que a papelada ainda não está certa. mantendo os documentos sempre organizados é possível aumentar a produtividade de todo o time.

Segurança das informações

Nos tempos de hoje, existem muitos golpistas e pessoas mal intencionadas que estão em busca de oportunidades para aplicar golpes. Gerir bem seus documentos evita que informações privadas sejam acessadas por pessoas mal intencionadas.

Cumprir obrigações fiscais

Talvez essa seja a principal vantagem: estar em acordo com as obrigações perante o fisco. Organizar seus documentos permitirá que suas contas com o governo sejam pagas em dia, como guias e declarações. Ainda, será mais fácil cumprir prazos de entrega de documentos que são exigidos pela legislação.

Como fazer a gestão de documentos de forma mais fácil?

Para realizar uma boa gestão de documentos, nada melhor do que contar com um sistema específico para isso.

O nsdocs é uma plataforma completa para a gestão e armazenamento de documentos fiscais. Com ela você pode:

• Realizar a consulta de documentos fiscais eletrônicos;
• Gerenciar e distribuir arquivos XMLs sem dificuldades;
• Importar Notas Fiscais de forma automática diretamente da SEFAZ utilizando certificado digital;
• Criar endereços de e-mail personalizados para recebimento e envio de arquivos XML;
• Realizar a manifestação de destinatário de forma simples e prática;
• Acessar as notas fiscais de transporte;
• E muito mais!

Explicamos mais por que o nsdocs é perfeito para a gestão de documentos fiscais neste post. Mas se você quiser ver como ele funciona na prática, crie sua conta gratuita agora mesmo!