Conheça os principais documentos fiscais de transporte

A rotina de uma transportadora é cheia de documentos fiscais de transporte. São vários documentos que precisam ser emitidos para cumprir as exigências fiscais.

Pensando em ajudar as pessoas que trabalham com estes documentos ou que tem dúvidas no assunto, reunimos as principais informações neste post, continue a leitura!

Quais são os documentos fiscais de transporte?

Os principais documentos do transporte de carga são:

Nota Fiscal Eletrônica (NFe)

Podemos dizer que a NFe é a “mãe” dos documentos fiscais eletrônicos, uma vez que ela foi a primeira a ser instituída pela SEFAZ. A NFe não faz parte apenas dos documentos fiscais de transporte, mas também deve ser emitida sempre que há circulação de mercadorias, ou seja, quando os produtos ou bens entram ou saem das empresas.

No caso, a Nota Fiscal de transporte, ou seja, das mercadorias transportadas precisa acompanhar a viagem, para que seja possível comprovar a origem dos produtos

DANFe

A NFe é um documento eletrônico, em formato XML. Para simplificar a conferência das informações, existe o DANFe, que é a versão impressa ou física da NFe. Entretanto, não é obrigatório imprimir o DANFe e sim ter uma forma de apresentá-lo, caso seja solicitado, no celular ou em outro aparelho eletrônico.

Conhecimento de Transporte Eletrônico (CTe)

Pode-se dizer que o CTe é o documento mais importante do transporte de cargas. Pois é ele serve para documentar a prestação de serviço, não apenas para cobrar o cliente, mas também para prestar contas a fiscalização.

Documento auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico (DACTE)

O DACTE é uma versão simplificada do CTe, considerada a versão física do documento. Ele serve para simplificar a fiscalização do transporte, uma vez que facilita a conferência das informações. Deve ser impresso ou armazenado eletronicamente depois da emissão do CTe para poder ser apresentado durante o transporte das mercadorias caso seja solicitado.

Manifesto eletrônico de documentos fiscais (MDFe)

O MDFe é um documento obrigatório para o transporte de carga intermunicipal e interestadual. Tanto transportadores como empresas que transportam sua própria carga precisam emitir o MDFe.

Devido a grande quantidade de documentos envolvidos no transporte de carga, houve a necessidade de haver apenas um documento com todas as informações e assim surgiu o MDFe.

Por isso, a principal função do manifesto de carga é facilitar a fiscalização, pois assim os fiscais podem verificar apenas um documento.

Documento auxiliar do manifesto eletrônico de documentos fiscais (DAMDFe)

Assim como na NFe e no CTe, o MDFe também tem o documento auxiliar, a versão simplificada que serve para acompanhar o transporte e ser apresentado caso solicitado. O DAMDFe reúne várias informações do transporte, como dados das NFes, dos CTes, veículos, motoristas e outras.

Código Identificador da Operação de Transporte (CIOT)

O CIOT serve para comprovar o pagamento do frete ao transportador autônomo de cargas (TAC). Ele deve ser emitido quando há contratação de um motorista autônomo, ou equiparado, como cooperativas de transporte e empresas com até 3 veículos próprios.

Vale Pedágio Obrigatório (VPO)

O VPO é um comprovante do pagamento do pedágio. Ele foi criado para proteger os motoristas, que sempre acabavam arcando com as despesas do pedágio, tendo seu pagamento diminuído.

Assim sendo, o pagamento do vale pedágio obrigatório é uma obrigação do embarcador. Entretanto, o embarcador pode repassar essa responsabilidade ao transportador. O transportador também é responsável pelo pagamento quando contrata um TAC ou Tac equiparado. As informações do VPO precisam aparecer no MDFe para conferência.

Recibo de pagamento a autônomo (RPA)

O RPA é um documento que comprova o pagamento de motoristas autônomos. Nele são colocados os valores que devem ser pagos aos motoristas, descontando os impostos. Os tributos são INSS, IRRF, e às vezes ISS, e dependendo do caso, também contribuições sindicais.

Os valores tributários devem ser pagos pela empresa contratante, já que foi ela que emitiu o RPA e descontou os valores do motorista.

Guia Nacional de Recolhimento de Tributos Estaduais (GNRE)

A GNRE deve ser emitida em operações onde o ICMS precisa ser pago a um estado onde a empresa não é contribuinte.

Fica mais fácil de entender com o exemplo: determinada transportadora realiza um frete de São Paulo ao Paraná, onde o responsável pelo pagamento é o destinatário que não é contribuinte de ICMS.

Neste caso, a empresa transportadora precisa gerar a guia para que o diferencial de alíquota de ICMS (DIFAL) seja destinado ao estado de entrega da mercadoria. 

Seguro de carga

O seguro é obrigatório para os transportes de carga. Ele serve para cobrir o cumprimento das obrigações que o transportador tem ao transportar mercadorias de terceiros. São três ramos, ou tipos de seguros que precisam ser contratados pelo transportador, sendo eles:

• Responsabilidade Civil do Transportador Rodoviário de Cargas (RCTR-C): para cobrir prejuízos relacionados a acidentes;
• Responsabilidade Civil do Transportador Rodoviário por Desaparecimento de Carga (RC-DC): para cobrir prejuízo por roubo ou furto;
• Responsabilidade Civil de Veículo (RC-V): seguro para cobrir danos nos veículos.

Averbação Eletrônica

Este procedimento não é exatamente um documento fiscal, mas é um processo importante do transporte de cargas. A averbação eletrônica consiste em enviar as informações dos documentos de transporte para a seguradora, para garantir o seguro das mercadorias.

Como fazer uma gestão de documentos fiscais de transporte de forma eficiente?

Se todos estes documentos te deixam confuso, não se preocupe. Existem diversas ferramentas tecnológicas que podem te ajudar a se manter em dia com as obrigações fiscais.

Uma destas ferramentas é o nsdocs. Este sistema possui diversas funcionalidades para agilizar a rotina dos transportadoras, a principal delas é a importação automática das notas de transporte.

Funciona da seguinte maneira: as NFes que estiverem com o CNPJ da transportadora informado são importadas automaticamente para um painel, onde ficam armazenadas e podem ser usadas para a emissão de CTe.

Chega de precisar depender do envio da NFe para conseguir emitir o documento ou precisar de fotos da chave de acesso para baixar a nota. Com o nsdocs a gestão fiscal fica mais fácil.

Para conhecer as vantagens do nsdocs, fale com um de nossos consultores.