Entenda se é possível recuperar XML de notas emitidas

Durante o processo de emissão de uma Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), é comum ocorrer a falta de download do arquivo XML, seja por esquecimento ou falta de conhecimento. No entanto, é possível recuperar o XML de notas emitidas posteriormente.  

Apesar da digitalização, as regras de armazenamento de documentos fiscais ainda seguem o formato antigo. Isso significa que, mesmo na versão online, é necessário salvar o arquivo e mantê-lo arquivado por um período de cinco anos. 

Neste artigo, você descobrirá o que é um arquivo XML, como funciona e qual a sua finalidade. Dessa forma, continue lendo e veja como realizar a recuperação com a ajuda de um software especializado, como o nsdocs para evitar problemas com o fisco! 

O que é um arquivo XML da nota fiscal?  

XML é a sigla para eXtensible Markup Language, que é uma linguagem digital com marcações definidas para codificar os campos de um documento. Com isso, é amplamente utilizado para a emissão de Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e), garantindo o armazenamento e a assinatura digital. 

Como o XML funciona e qual sua finalidade?  

O arquivo XML da NF-e tem a função de definir como uma determinada informação será visualizada na tela e no documento emitido. Com isso, esses campos possuem uma linguagem padronizada e são preenchidos por meio de tags ou marcadores, criados para serem lidos por computadores. 

Para estar em conformidade com a legislação, uma nota fiscal deve ser armazenada de forma segura e acessível por um período de cinco anos. Assim, o não cumprimento dessa exigência pode resultar em multas e consequências legais, além da necessidade de pagamento dos impostos novamente. 

Em situações que requerem comprovação legal da emissão do documento fiscal e das transações da empresa, o arquivo XML é solicitado. Ele é o documento que comprova a transação entre as partes envolvidas na compra, venda ou prestação de serviços. 

Portanto, sempre que houver uma negociação ou devolução de mercadoria, é necessário emitir uma nota fiscal, gerando assim um arquivo XML. A falta desse documento na circulação de mercadorias ou na prestação de serviços é considerada sonegação fiscal. 

• data de emissão, modelo, série; 
• valor da nota; 
• emitente e do destinatário; 
• dados da cobrança; 
• informações sobre frete; 
• dados da transportadora — volume, tipo e peso da carga; 
• impostos e encargos; 
• valor dos serviços. 

Enquanto o arquivo XML é o documento legal da NF-e e possui valor fiscal, o DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) não é obrigatório para arquivamento e não possui valor fiscal. 

Quais são as razões e consequências da perda de um arquivo XML?  

Existem diversas razões para a perda de um arquivo XML, mas a principal delas é a falta de controle e gestão dos processos fiscais da empresa. Assim, a desorganização pode comprometer gravemente a administração do negócio e resultar em retrabalho para recuperar os XMLs das notas emitidas. 

Com isso, uma gestão ineficiente afeta vários processos financeiros, resultando em problemas como: 

• Atrasos nos pagamentos; 
• Falha no recolhimento de impostos; 
• Pagamento de impostos em datas fora do prazo estabelecido; 
• Cálculo incorreto das alíquotas. 

Além do risco de fiscalizações, notificações e multas, a imagem de uma empresa desorganizada e inadimplente pode prejudicar seu desenvolvimento e crescimento no mercado. 

Como recuperar o arquivo XML de notas?  

Para recuperar manualmente o XML da nota fiscal, é necessário ter o número da chave de acesso que está presente no DANFE original. Trata-se de uma sequência de 44 números localizada no canto superior direito da Nota Fiscal. 

Em seguida, siga estes passos: 

• Acesse o portal da Secretaria da Fazenda (SEFAZ) e vá para a seção “Consulta NF-e”; 
• Digite a chave de acesso (identificador da nota, utilizado para validação das informações pelas empresas e órgãos governamentais); 
• Insira o código Captcha “NÃO SOU ROBÔ”; 
• Permita que o navegador habilite a navegação de cookies; 
• Faça o download e salve o arquivo no local de sua escolha, preferencialmente em uma pasta específica e com um nome identificativo. 

É importante mencionar que a consulta no site pode ser lenta e o código Captcha pode apresentar problemas, exigindo paciência e, às vezes, repetição do processo até obter o acesso. Além disso, vale destacar que o XML está disponível no portal da SEFAZ por um período de 180 dias. 

Imagine que, caso seja necessário recuperar manualmente o XML de várias notas emitidas, trata-se de um processo demorado e que requer tempo . Dessa forma, precisando da disponibilidade de um profissional para realizar a tarefa. 

Por outro lado, com um software especializado e comunicação direta com a SEFAZ, o processo se torna mais fácil e rápido. Em geral, o sistema não exige a chave de acesso ao consultar uma NF, bastando vincular o certificado digital e acessar a seção de NF-e recebidas. 

Quais são as vantagens de utilizar um software especializado? 

A consulta de notas fiscais é uma atividade frequente nos departamentos financeiros e fiscais das empresas. Sendo assim, utilizar uma solução tecnológica para a gestão e emissão de notas fiscais elimina o trabalho manual e reduz as chances de erros. 

Por meio de um sistema especializado, é possível ter um controle mais efetivo sobre as notas emitidas e recebidas, incluindo a recuperação dos arquivos XML das notas emitidas. Com isso, a integração direta com a Secretaria da Fazenda (SEFAZ) permite que o órgão tenha conhecimento e acesso aos dados das operações realizadas pela empresa. 

Dessa forma, com o nsdocs, você pode aprimorar, padronizar e organizar seus processos de arquivamento de notas fiscais de forma segura, uma vez que ele foi desenvolvido para oferecer agilidade, qualidade e soluções eficientes para o controle de processos. 

Com integração entre todos os setores – comercial, operacional, financeiro e fiscal – todas as operações podem ser realizadas com eficiência. Dessa forma, a integração abrange a emissão de documentos fiscais eletrônicos, como CT-e, MDF-e, PEF (Pagamento Eletrônico de Frete), NF-e e NFS-e. 

Nesse sentido, nossa equipe altamente capacitada está disponível para oferecer suporte e consultoria de acordo com as necessidades específicas da sua empresa. Buscamos constantemente superar as expectativas, combinando excelente atendimento com os melhores produtos. 

Além disso, com a solução nsdocs, você não terá mais dificuldades para recuperar os arquivos XML das notas emitidas. Sendo assim, nossa missão é fornecer produtos e serviços de excelência, com o menor custo de ferramentas e recursos que viabilizam a gestão do seu negócio. 

Por isso, se você gostou deste artigo e deseja otimizar os processos para facilitar a gestão financeira e fiscal da sua empresa, conheça mais sobre o nsdocs!