O guia completo sobre a Nota Fiscal Eletrônica (NFe)

Cada atividade realizada em uma empresa para a geração de receita, terá seu respectivo documento para comprovação ao fisco, o que é o caso da Nota Fiscal Eletrônica ou NFe. Mas você sabe o que é NFe? E em quais momentos ela deve ser emitida? Continue lendo o resumo completo que preparamos para você saber tudo o que precisa.

O que é NFe e como funciona?

A NFe (Nota Fiscal Eletrônica) é um documento emitido digitalmente e validado pela SEFAZ, que serve para registrar operações de compra e venda de mercadorias e também de outras movimentações de produtos, como remessa, etc.

Quais são os tipos de notas fiscais?

A NFe foi o primeiro documento eletrônico criado e veio para substituir o bloco de notas, documento utilizado para registrar as vendas. As informações registradas no bloco só eram contabilizadas depois do período fiscal, o que poderia causar falhas no registro e diminuir a arrecadação, sendo assim, a NFe foi instituída.

Entretanto, existem outros documentos fiscais que podem ser emitidos de acordo com determinada situação, sendo:

• Nota Fiscal do Consumidor (NFCe): emitida quando a venda é realizada diretamente para o consumidor final, pessoa física;
• Nota Fiscal de Serviços (NFSe): é emitida quando é realizado um serviço dentro do município onde a empresa está situada. Uma das principais diferenças deste tipo de nota é que o imposto arrecadado (ISS) é destinado ao município;
• Conhecimento de Transporte (CTe): talvez não se encaixe na categoria de nota fiscal, mas é um documento eletrônico obrigatório para transporte de cargas no Brasil;

• Conhecimento de Transporte Outros Serviços (CTe OS): documento emitido para transporte de pessoas, bagagem e valores;
• Manifesto Eletrônico de Documentos (MDF-e): outro documento fiscal obrigatório é emitido para transportes interestaduais. Ele pode ser emitido através de um CTe, quando realizado por uma transportadora. Mas também pode ser emitido através de NFe quando a mercadoria é própria.

O que eu preciso para emitir NFe?

Para realizar a emissão de NFe, você precisa de:

• Estar com o CNPJ e com a Inscrição Estadual devidamente habilitada na Receita Federal e SEFAZ estadual respectivamente;

• Estar devidamente credenciado para realizar a emissão de Nota Fiscal junto a Secretaria da Fazenda do Estado;
• Possuir Certificado Digital; 
• Contratar um sistema emissor ou emitir através de um programa gratuito;
• Obviamente você também vai precisar de conexão com a internet para poder validar os documentos.

Assim também existem informações que é necessário saber para conseguir realizar a emissão:

• Dados dos participantes e dos produtos;
• Em qual Regime Tributário a Empresa está registrada;
• Qual é o CST (Código da Situação Tributária) que você vai utilizar;
• Quais são os CFOP’s (Código Fiscal de Operações e Prestações) que vai utilizar;
• Se há uma Alíquota que você vai usar para o Cálculo do ICMS;
• Se os dados de PIS, COFINS e IPI devem ser informados. Em caso positivo, verificar qual a Situação Tributária e Alíquota a serem atribuídas a eles; 
• Em caso de destaque do IPI, solicitar também o Código do Enquadramento Legal;
• Referente ao FCP (Fundo de Combate à Pobreza), verificar se deve ser utilizada alguma Alíquota;
• Necessidade de informação do ISS. Em caso positivo, verificar qual Alíquota deve ser utilizada, se ele será retido ou não e qual o Indicador/Tipo.

Quem deve emitir a NF-e?

Todas as atividades econômicas que geram receita precisam ser comprovadas por meio de um documento fiscal, sendo assim, toda a empresa que realiza venda de mercadorias, industrialização, ou qualquer outro tipo de atividade que envolva a circulação de mercadorias, deve emitir a NFe.

Conforme mencionado anteriormente, dependendo da operação que a empresa esteja realizando, talvez não seja necessário emitir a NF-e propriamente dita, e sim um dos outros documentos fiscais, como a NFSe em caso de serviços prestados dentro do município, NFCe para vendas ao consumidor final e CTe para transportes de carga.

Quando devo emitir a NFe?

Cada NFe tem uma Natureza da Operação, que é baseada no fato que gerou a necessidade de emitir a Nota Fiscal, e envolvem a saída ou entrada de mercadorias na empresa. Assim sendo, entre as operações mais comuns, destacam-se:

• Venda: esta é a mais simples e realizamos quando há a saída de produtos da empresa devido à venda;
• Devolução: emitimos quando a precisamos devolver a mercadoria por algum motivo e os produtos vão sair da empresa;
• Retorno: a NFe é emitida quando a mercadoria precisa retornar, pode ser utilizada em casos de conserto, por exemplo;
• Remessa: é utilizada quando a mercadoria é enviada até a outra empresa, como no envio de produtos de uma matriz para a filial;
• Complementar: este tipo de operação ocorre quando é necessário complementar valores de outra NFe emitida anteriormente.

O que é DANFe e XML?

Conforme mencionamos anteriormente, a NFe é um documento eletrônico, emitido digitalmente. No momento em que ocorre a validação da NFe, é gerado o XML, arquivo digital da mesma, e é este que possui a validade fiscal.

O XML é formado por diversas informações organizadas nas chamadas “tags”, ou seja, categorias. Se você abrir um arquivo XML em seu computador, talvez não entenda as informações contidas nele, pois este arquivo contém todas as informações da NFe nas tags e ainda possui assinaturas e chaves de validação específicas.

Já o DANFe é a outra metade do XML, é chamado de Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica, ou seja, é onde estão descritas as informações da NFe, que pode ser impresso ou então armazenado de maneira digital, em formato PDF, por exemplo.

Por quanto tempo devo guardar a NFe?

Você deve armazenar o arquivo XML da NF por no mínimo 5 anos, que é o prazo definido pela legislação, onde talvez seja necessário prestar contas dos documentos emitidos.

Para facilitar este processo, você pode contar com ferramentas tecnológicas, como o nsdocs. Conheça mais sobre este produto neste post.