Saiba como consultar a Nota Fiscal Eletrônica (NFe) de forma simples e prática!

A nota fiscal desempenha um papel essencial na formalização das vendas e no registro dos pagamentos em empresas. Além de ser um método importante para a organização fiscal, emitir esse documento é uma exigência legal. Com isso, surgiu a necessidade da nota fiscal eletrônica, uma versão otimizada desse documento.

Um passo importante para garantir a autorização e o armazenamento adequado do arquivo, é aprender como fazer a sua consulta da NFe. Por isso, esse processo é normalmente realizado por contadores e gestores a fim de garantir o cálculo correto dos impostos que a empresa precisa pagar.

Continue lendo este artigo para obter mais informações sobre a importância da emissão da NFe e como realizar a sua consulta completa!

O que é a NFe?

A Nota Fiscal (NF) era um documento que oficializa as vendas e os serviços realizados por uma empresa. Dessa forma, quando um negócio recebia um pagamento por uma venda ou serviço, era necessário emitir uma NF para o cliente.

Já a NFe (Nota Fiscal Eletrônica) é a versão digital desse documento e atualizada deste documento. É um dos vários tipos de documentos que uma empresa pode emitir. Desde 2006, o governo a tornou obrigatória para substituir o formato impresso tradicional. O objetivo dessa ação foi justamente otimizar e modernizar as etapas de emissão e a consulta da nota, o que elimina trabalhos manuais e possíveis erros.

A NFe é usada, ainda, para comprovar e registrar vendas de produtos, enquanto a NFSe (Nota Fiscal de Serviços Eletrônica) é utilizada para registrar a prestação de serviços. Além disso, existem situações em que a NFe é exigida e não estão relacionadas a vendas, como remessas de produtos para garantia ou armazenamento, transferência entre centros de distribuição ou devolução de mercadorias.

Por que a NFe é tão importante?

Emitir a NFe é essencial para calcular corretamente os impostos e gerenciar as finanças da empresa. Com esses registros, os gestores podem analisar o fluxo de caixa, fazer estimativas precisas de faturamento e organizar melhor o estoque e as entregas.

Dessa forma, além de causar desorganização na administração financeira, a falta de emissão de NFes pode resultar em sérios problemas fiscais, como crimes de sonegação.

No entanto, além de cumprir a legislação, emitir uma NFe também é importante para a reputação e credibilidade do seu negócio no mercado e perante os clientes, pois esse documento certifica que as mercadorias com as quais você trabalha estão devidamente registradas e legalizadas.

Para os contadores, ter acesso às NFes facilita o processo de apuração fiscal. Afinal, com os arquivos digitais em mãos, é mais fácil fechar as contas no final de cada mês e realizar uma gestão contábil correta.

Por isso, ter essa área da sua empresa organizada e padronizada contribui para o desenvolvimento de estratégias de crescimento e obtenção de melhores resultados.

Por que é importante fazer a consulta completa da NFe?

A consulta completa da Nota Fiscal Eletrônica (NFe) é uma etapa essencial para garantir a validade e a conformidade desse documento fiscal. Afinal, realizar essa consulta permite verificar se a NFe foi autorizada corretamente pela Secretaria da Fazenda, evitando problemas futuros e contribuindo para a organização fiscal da empresa.

Saiba como fazer a consulta completa da NFe

Para fazer a consulta completa da NFe, é necessário acessar o portal da Secretaria da Fazenda (SEFAZ).

Assim, o processo é realizado manualmente, sendo preciso consultar cada documento de uma vez. Acompanhe os passos a seguir:

1. Acesse o Portal Nacional da NFe e procure a aba “Serviços mais acessados”. Selecione a opção “Consultar NFe”;

1. Uma nova página será aberta, onde você deve inserir a chave de acesso de 44 dígitos que você recebeu junto com o Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFe). Valide o hCaptcha e clique em “Continuar”;
2. Aqui, a nota é exibida no site com opção de download do arquivo XML (para você baixar e salvar os dados). Mas, para isso, é necessário que você tenha um certificado digital instalado no seu computador.

Assim, se você não tiver um certificado digital, é possível imprimir apenas uma versão resumida do documento. Para isso, desça a página para encontrar os ícones para impressão.

É importante ressaltar que desde 7 de julho de 2020, a SEFAZ permite a consulta completa e a baixa dos arquivos apenas pelos envolvidos na operação. A exceção da regra se aplica apenas para NFes cujo destinatário seja pessoa física, ou ainda pessoa jurídica sem inscrição estadual.

Já quando falamos da Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e), essa deve ser emitida pela prefeitura onde a empresa está registrada. Cada uma tem legislações específicas e também seu próprio site, assim como layouts e procedimentos diversos.

Dessa forma, é preciso acessar o portal próprio de cada prefeitura para fazer a consulta manual dos documentos.

Prazo para consultar a Nota Fiscal Eletrônica (NFe)

É essencial destacar que há um prazo estipulado para realizar a consulta completa da NFe.

Portanto, é crucial manter o armazenamento adequado e o controle das NFes. Assim, no portal da SEFAZ, o documento estará disponível por 180 dias após a emissão. Por isso, é importante se organizar para não ultrapassar a data limite.

Após os 180 dias, o arquivo disponível para consulta é substituído pela versão resumida, contendo informações parciais, tais como:

• CNPJ do destinatário;
• CNPJ do emitente;
• Data de emissão;
• Situação;
• Número;
• Valor.

Cancelamento da Nota Fiscal Eletrônica (NFe)

É possível cancelar a NFe após sua autorização de uso, desde que o fato gerador ainda não tenha ocorrido, ou seja, o produto ainda não tenha saído do estabelecimento. Cada estado estabelece um prazo máximo para o cancelamento:

• 24 horas: Acre, Alagoas, Amapá, Amazonas, Bahia, Ceará, Distrito Federal, Espírito Santo, Goiás, Maranhão, Mato Grosso do Sul, Minas Gerais, Pará, Paraíba, Pernambuco, Rio de Janeiro, Rio Grande do Norte, Roraima, Santa Catarina, São Paulo, Sergipe e Tocantins;
• 168 horas (sete dias): Paraná e Rio Grande do Sul;
• 720 horas (trinta dias): Rondônia;
• 1440 horas (sessenta dias): Piauí;
• 2 horas: Mato Grosso.

Para efetuar o cancelamento, o emitente deve utilizar o seu certificado digital e um sistema de emissão da NFe.

Como otimizar esse processo?

Conforme mencionado, existem soluções no mercado especializadas em simplificar o processo de emissão, além de armazenamento e consulta completa de NFes e outros documentos fiscais.

Embora não exista um portal público gratuito para consulta e download em lote de NFes (apenas uma por uma), várias empresas têm buscado ferramentas alternativas para agilizar e otimizar esse processo.

Felizmente, há várias soluções disponíveis, como o nsdocs, que permite que gestores e funcionários realizem, de forma prática e inteligente uma série de processos relacionados a documentos fiscais. Com essa ferramenta, é possível emitir, visualizar, baixar, imprimir e compartilhar diversos arquivos essenciais para as operações comerciais e de transporte, como a NFe.

Além disso, os arquivos podem ser importados por meio de arquivos XML, pela leitura do código de barras usando a câmera do celular ou por buscas automatizadas nos portais das Secretarias da Fazenda. 

O nsdocs é uma ferramenta inovadora com funcionalidades que revolucionam as rotinas empresariais, trazendo precisão, produtividade e eficiência para o negócio. Nele também é possível agendar consultas automáticas na Sefaz para importar documentos periodicamente

Dessa forma, a ferramenta trabalha em seu nome nessa etapa de consulta. Para isso, basta acessar a plataforma para conferir as importações.

Orientações da Sefaz para garantir a validade da NFe

A SEFAZ orienta que a validade e a autorização de uso da NFe são garantidas da seguinte maneira: quando uma empresa emissora gera um arquivo eletrônico com as informações fiscais da operação comercial, esse arquivo deve ser assinado eletronicamente por meio de um certificado digital, garantindo a integridade dos dados e a autoria do emissor.

O arquivo eletrônico, em formato XML, corresponde à NFe e é transmitido instantaneamente para a Secretaria da Fazenda da jurisdição do contribuinte. A Sefaz valida previamente o arquivo e emite um protocolo de recebimento, autorizando o uso da NFe pelo emissor.

É importante destacar que, sem esse protocolo, a mercadoria não pode ser transportada. 

Em relação ao destinatário da nota, ele pode comprovar a autenticidade do arquivo XML de duas maneiras:

• Recebendo o arquivo por e-mail ou consultando por meio da chave no portal público da NFe;
• Utilizando um software de consulta automatizada, como o nsdocs.

Controle manual versus controle eletrônico da NFe

Vamos destacar as diferenças entre o controle manual e o controle eletrônico da consulta de NFes.

Controle manual de NFe

Mesmo com os avanços da tecnologia, algumas empresas ainda preferem realizar o controle das notas fiscais eletrônicas de forma manual. Para isso, é necessário entrar em contato com os fornecedores para obter o arquivo XML ou aguardar a chegada das DANFEs físicas com os produtos.

Além disso, uma pessoa responsável por esse controle manual precisa digitar manualmente a chave de acesso de 44 dígitos de cada nota fiscal eletrônica e fazer o download do XML para armazená-lo no computador, como mencionado anteriormente. 

Outra opção é receber o arquivo XML diretamente do emitente por e-mail. Esse processo é custoso, pouco eficiente e exige atenção redobrada, além de correr o risco de perder arquivos e enfrentar multas elevadas.

Controle eletrônico de NFe

É inegável que o controle eletrônico da NFe busca simplificar a localização de informações, o que é fundamental para os setores da empresa que precisam acessar constantemente as transações realizadas e identificar erros ou ocorrências.

Portanto, para garantir a autenticidade do documento fiscal, é essencial automatizar a gestão dos documentos, evitando erros e prejuízos. Nesse sentido, é importante saber que o arquivo XML deve ser armazenado, tanto pelo emissor quanto pelo destinatário, por cinco anos, para apresentá-los ao fiscal em caso de necessidade.

Felizmente, já existem no mercado ferramentas que automatizam esses processos, geram relatórios e armazenam os documentos de forma segura e completamente integrada à Sefaz. Isso permite que você monitore e gerencie a NFe e outros documentos fiscais de maneira eficiente.

Esses sistemas permitem que todos os documentos estejam centralizados em um único local e possam ser acessados de qualquer lugar e dispositivo, a qualquer momento.

Ao fazer essa comparação, fica evidente que a automação na gestão das NFes é o caminho ideal para um controle eficaz, cumprimento da legislação, prevenção de erros e otimização dos processos internos. Dessa forma, você pode investir seu tempo em questões estratégicas que impulsionam o crescimento da sua empresa.

Quais os riscos de não consultar a NFe?

Se a sua empresa não tem o hábito de consultar as NFes, você fica sem saber se a nota fiscal foi autorizada pela Sefaz, o que pode ocorrer em casos de irregularidades. Além disso, existe a possibilidade de haver notas emitidas em seu CNPJ sem o seu conhecimento.

Para se precaver e evitar contratempos, incluindo prejuízos financeiros e tributários, é altamente recomendável adotar ferramentas de automação para processar, controlar e gerir as NFes online. Portanto, é fundamental ressaltar a importância de realizar consultas completas das NFes no Portal da Sefaz, garantindo que as operações sejam realizadas com mais segurança.

Dessa forma, a consulta é uma ferramenta essencial para a segurança da sua empresa, pois permite verificar se as operações foram devidamente declaradas ao Fisco.

Ao longo deste conteúdo, você compreendeu que a nota fiscal eletrônica é um documento crucial, obrigatório de acordo com a legislação, que auxilia as empresas na gestão fiscal e financeira. Por isso, é importante realizar consultas completas das NFes regularmente para garantir que elas sejam validadas, armazenadas e evitar problemas em possíveis fiscalizações.

Apesar de ser um processo trabalhoso, consultar manualmente cada nota nos sites indicados, existem softwares e aplicativos especializados que facilitam essa tarefa, permitindo que a emissão e a consulta sejam realizadas com apenas alguns cliques.

Se você está interessado em saber mais sobre essas soluções e como elas podem beneficiar o seu negócio, converse com nossos especialistas!

Estamos à disposição para ajudar a otimizar o processo de emissão, armazenamento e consulta completa de NFes, tornando-o mais eficiente, ágil e seguro para a sua empresa.