XML CTe: como baixar a armazenar este documento

O XML do CTe é um arquivo de documento fiscal muito utilizado em operações empresariais, principalmente no transporte de carga. Mas você sabe como baixar e armazenar este documento para usufruir os recursos dele?

Confira as dicas que reunimos neste conteúdo para saber o que é XML de CTe, como baixar e armazenar.

O que é XML?

A sigla XML significa eXtensible Markup Language, é uma linguagem de marcação usada para armazenar e transportar dados. Imagine o XML como uma forma de escrever dados em um arquivo de modo que tanto as pessoas quanto os computadores possam lê-lo facilmente.

Devido a flexibilidade e facilidade de utilização, o formato XML foi adotado pela SEFAZ (Secretaria do Estado e da Fazenda) para a emissão de documentos fiscais como NFe, CTe e MDFe.

O que é CTe?

Por sua vez, a sigla CT-e significa Conhecimento de Transporte Eletrônico. É um documento fiscal eletrônico que existe no Brasil, utilizado para documentar uma prestação de serviços de transporte de cargas, seja ela realizada por vias rodoviárias, aéreas, ferroviárias, aquaviárias ou dutoviárias. A ideia do CT-e é substituir a versão em papel do mesmo documento, conhecido como Conhecimento de Transporte, trazendo mais agilidade, segurança e redução de custos para o processo.

O que é XML de CTe?

O “XML do CT-e” refere-se ao arquivo eletrônico em formato XML (eXtensible Markup Language) que contém todas as informações do Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e). Esse arquivo é a representação digital do documento fiscal associado à prestação de serviços de transporte de cargas no Brasil.

No arquivo XML do CT-e, você encontrará detalhes como dados do emitente (a empresa de transporte), do destinatário (quem recebe a carga), da carga transportada (tipo, quantidade, peso, etc.), informações sobre o veículo de transporte, além de dados fiscais e tributários relacionados ao serviço.

O XML do CTe garante a validade e segurança das operações pois é assinado digitalmente pelo emitente, o que garante a autenticidade e a integridade das informações. Além disso, o arquivo só é considerado válido após autorização da SEFAZ, processo que também é realizado eletronicamente.

Quem deve emitir o CTe?

O Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) deve ser emitido por empresas de transporte de cargas que realizam o serviço de transporte intermunicipal, interestadual ou internacional de cargas, seja este serviço prestado através de qualquer modalidade de transporte (rodoviário, aéreo, ferroviário, aquaviário ou dutoviário).

A obrigação de emitir o CT-e visa formalizar o serviço de transporte de cargas, garantindo a documentação adequada para fins fiscais, além de proporcionar maior controle e segurança nas operações logísticas.

O arquivo XML do CTe deve ser armazenado por quanto tempo?

O arquivo XML do Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) deve ser armazenado pelo emitente e pelo destinatário pelo prazo estabelecido pela legislação fiscal, que no Brasil é de 5 anos, contados a partir do primeiro dia do exercício seguinte ao da emissão do documento. Isso significa que, além do ano em que o CT-e foi emitido, as partes envolvidas devem manter o arquivo XML acessível e seguro por mais cinco anos para cumprir com as obrigações fiscais e estar preparado para eventuais verificações por parte das autoridades fiscais.

Este prazo é estipulado para assegurar que as empresas tenham documentação suficiente para comprovar suas operações em caso de auditorias fiscais, reclamações, ou para uso em processos judiciais relacionados às atividades de transporte. É crucial que tanto o emitente quanto o destinatário do CT-e adotem medidas adequadas de armazenamento digital, garantindo a integridade e a confidencialidade das informações contidas nos documentos durante todo o período de armazenamento obrigatório.

Se a empresa estiver participando de algum processo judicial ou contábil, precisará manter os arquivos por mais tempo, enquanto durarem as investigações.

Como consultar o arquivo XML CTe?

Para consultar o arquivo XML do Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e), existem diferentes métodos, dependendo de quem está realizando a consulta (emitente, destinatário, ou terceiros).

Emitentes

Se você é o emitente do CT-e, pode acessar e consultar o arquivo XML diretamente no software que utilizou para emitir o documento. Geralmente, esses softwares armazenam uma cópia de todos os documentos fiscais eletrônicos emitidos.

Destinatários

Se você é destinatário, realize os passos abaixo para consultar o CTe:

• Passo 1: Acesse o Portal do Conhecimento de Transporte Eletrônico (https://www.cte.fazenda.gov.br/portal/);
• Passo 2: Clique na opção “Consultar CTe”;
• Passo 3: Digite a chave do conhecimento (número composto por 44 dígitos disponível no documento);
• Passo 4: realize a validação do item “Sou humano” e clique em Continuar;
• Passo 5: Clique na opção “Consulta Completa” para visualizar todas as informações do conhecimento, ou em “Download do Documento” para baixar o arquivo XML do CTe. Para realizar qualquer uma destas operações é necessário realizar a validação com o Certificado Digital da empresa.

Obs.: esse processo também pode ser realizado pelo emitente se ele estiver sem acesso ao sistema emissor.

Terceiros

Outras pessoas que não estão envolvidas na operação podem consultar as informações do documento seguindo os passos anteriores, porém só será possível verificar algumas informações do documento.

Para que terceiros possam acessar as informações do documento, como contadores, transportadores e outros, é necessário que o CNPJ/CPF esteja informado no CTe como autorizado ao uso do XML.

Como baixar todos os arquivos XML emitidos para a minha empresa

Para baixar todos os arquivos XML emitidos para a sua empresa, você vai precisar de um software específico para tal. O nsdocs é a ferramenta perfeita para isso. Como este sistema além de baixar os arquivos você consegue:

Consultar documentos fiscais eletrônicos;

• Gerir arquivos XML, que ficam armazenados durante o prazo estabelecido pela lei;
• Importar NFes e CTes de forma automática;
• Facilidade para fazer a manifestação de notas e conhecimentos;
• Acesso a notas de transporte.

O nsdocs ainda conta com várias vantagens, como a Consulta Garantida, que permite a importação de documentos sem a necessidade de estar informado no documento e sem o certificado digital.

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