Nota fiscal em contingência: entenda o que é e como usar

A NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) em contingência é uma alternativa usada quando o sistema eletrônico regular de emissão de notas fiscais enfrenta problemas. Em resumo, significa que, temporariamente, a emissão da NF-e é feita de uma forma diferente da habitual para garantir que as operações comerciais possam continua.

Entretanto, existem regras e maneiras corretas de emitir este documento, por isso criamos este texto para esclarecer dúvidas. Confira!

O que é a nota fiscal em contingência?

A NFe em contingência é uma Nota Fiscal Eletrônica emitida em um sistema de autorização diferente do normal. A contingência é utilizada em casos onde não é possível gerar documentos fiscais normalmente, seja por problemas técnicos na empresa emissora ou na SEFAZ (Secretaria da fazenda) que é o órgão responsável pela autorização de uso do documento.

A Nota Fiscal Eletrônica (NFe), por sua vez, é um documento que serve para registrar as operações comerciais das empresas, seja compra ou venda ou até mesmo remessas de mercadorias entre empresas e filiais.

Quais são as modalidades de contingência?

Existem diferentes tipos de contingência para nota fiscal, como SCAN, DPEC e FS-DA, cada uma com suas características específicas, mas todas têm o objetivo de garantir a continuidade das atividades comerciais em situações adversas. Confira abaixo as principais

Sistemas de Contingência do Ambiente Nacional (SCAN)

O SCAN é um tipo de emissão em contingência onde a Nota Fiscal é transmitida para um servidor que fica disponível durante algum tempo. Este servidor temporário é ativado quando ocorrem manutenções programadas ou problemas no servidor principal.

As notas fiscais emitidas neste ambiente não precisam ser enviadas para o servidor normal quando este voltar ao normal, como ocorre com os outros tipos de contingência. Entretanto, NFes emitidas desta forma, só podem ser canceladas neste mesmo ambiente, ou seja, é preciso ficar atento a possíveis erros no momento da emissão.

A boa notícia é que a validade deste documento é a mesma da normal, então não há problemas com a fiscalização por emitida em contingência do ambiente nacional.

Declaração Prévia de Emissão em Contingência (DPEC)

Na DPEC a empresa emissora comunica a SEFAZ através de um evento prévio de emissão em contingência que precisará emitir nesta modalidade. Assim como ocorre na forma de emissão em contingência FS-DA, é necessário realizar o envio da nota fiscal emitida para a SEFAZ assim que a situação for normalizada.

Formulário de Segurança de Documento Auxiliar (FS-DA)

O formulário de segurança é um tipo de emissão em contingência que deixou de existir em quase todo o pais, ficando ativo apenas no estado de Minas gerais.

Sendo assim, o formulário de segurança é conhecido como contingência Off-line, pois é possível emitir o documento fiscal mesmo não estando conectado a internet.

Esta modalidade de emissão permite que o DANFe (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) seja impresso em um formulário de segurança timbrado e feito com papel moeda. Sendo assim. não é possível realizar a impressão do DANFe em papel comum, sendo até passível de multa.

Uma das coisas que fez com que esta modalidade de emissão em contingência deixasse de ser utilizada foi que apenas empresas autorizadas podem realizar a comercialização do papel utilizado para a emissão do documento fiscal eletrônico.

Após os problemas como a emissão serem normalizados é necessário transmitir o documento eletrônico para a SEFAZ de origem do emissor.

Como emitir NFe em contingência?

A emissão de NF-e em contingência pode ser realizada através de seu sistema de gestão ou de emissão de nota fiscal, onde na maioria das vezes o processo é igual ao convencional, sendo apenas necessário configurar a modalidade de emissão da NF.

• Formulário de segurança (FS-DA): se você é do estado de Minas Gerais, ainda está autorizado a utilizar a emissão da Nota fiscal em formulário de segurança. Antes mesmo de emitir o documento é necessário adquirir o formulário de segurança em uma das empresas autorizadas para a comercialização. Depois, basta selecionar em seu sistema a modalidade FS-DA.
• Sistemas de Contingência do Ambiente Nacional (SCAN): para emitir o documento fiscal utilizando o sistema de contingência eletrônica, primeiramente o servidor de contingencia da secretária da fazenda deve estar ativo. Assim sendo, basta configurar esta forma de emissão em seu sistema emissor.

Quais os cuidados para a emissão da nota fiscal em contingência?

A emissão de nota fiscal em contingência é um procedimento adotado quando o sistema de emissão normal está indisponível, como em casos de falhas técnicas ou indisponibilidade da internet. Aqui estão alguns cuidados essenciais ao realizar essa emissão:

• Verificação de Motivo: certifique-se de que a contingência seja justificada e que todas as alternativas para emissão normal foram esgotadas;
• Tipo de Contingência: escolha o tipo de contingência apropriado (EPEC, SCAN, FS-DA, etc.), de acordo com a legislação local, as características da empresa e principalmente, de acordo com o problema enfrentado;
• Comunicação à SEFAZ: siga os procedimentos de comunicação à Secretaria da Fazenda (Sefaz) conforme estabelecido para cada tipo de contingência;
• Identificação na Nota: indique claramente no documento fiscal que a emissão está sendo feita em contingência, incluindo a justificativa e o tipo de contingência;
• Prazo de Regularização: após a emissão em contingência, regularize a situação assim que possível, transmitindo o documento fiscal para a Sefaz ou imprimindo a versão correspondente;
• Validação de Numeração: verifique a numeração das notas fiscais para garantir que não haja duplicidade ao transmitir posteriormente as notas emitidas em contingência;
• Procedimentos Internos: treine a equipe responsável para seguir corretamente os procedimentos de contingência e registre todas as operações para eventual auditoria ou inspeção;
• Backup e Segurança: mantenha backup das notas fiscais emitidas em contingência e siga procedimentos de segurança para evitar perda ou manipulação de dados;

Principais dúvidas sobre contingência

Além das dúvidas respondidas acima, existem outros questionamentos comuns para emissores e compradores envolvidos nas operações, confira as principais abaixo:

Recebi uma nota fiscal em contingência, o que fazer?

Se a NFe foi emitida em contingência FS-DA, é necessário enviá-la aos servidores da SEFAZ assim que os problemas técnicos forem resolvidos. Esta é uma das maiores preocupações no momento de emitir em contingência.

Quando posso emitir nota em contingência?

Como mencionado anteriormente, a emissão em contingência deve ser utilizada quando não é possível emitir a NFe em ambiente normal. A emissão em contingência não deve ser utilizada de forma irregular, uma vez que pode ocasionar multas da fiscalização.

Como saber se a SEFAZ está em contingência?

Para saber se a SEFAZ está funcionando normalmente, você pode acessar o Portal da Nota Fiscal Eletrônica, que apresenta o status de funcionamento dos servidores de todos os estados que fazem a validação de documentos fiscais.

Entretanto, pode ser que aconteçam problemas e o status ainda não seja atualizado. Uma opção nestes casos é utilizar outros sites para ter certeza se o problema é apenas local ou é no servidor da SEFAZ mesmo.

A Bsoft, que pertence ao grupo nstech, assim como o nsdocs, possui um painel que lista os problemas com base nas emissões realizadas pelos clientes e indica o status da SEFAZ.

Como cancelar uma NFe emitida em contingência?

Conforme mencionamos anteriormente, as NFes emitidas em contingência no sistema de contingência do ambiente nacional precisam ser canceladas antes que o servidor responsável pela autorização de uso deixe de funcionar.

Neste texto vimos como funciona a emissão em contingência, bem como o formulário de segurança e a SEFAZ virtual de contingência, assim como o que fazer com um documento fiscal eletrônico que ainda não foi transmitido para a SEFAZ de origem.

Ficou com mais alguma sobre a emissão de NFe em contingencia? Se sim, comente aqui embaixo que ficaremos felizes em responder.