Entenda a diferença entre DANFe e NF-e

É frequente a utilização dos termos DANFe e NF-e como se tivessem o mesmo significado. Apesar de estarem intimamente relacionados, eles são distintos e possuem características próprias. Enquanto a NF-e refere-se ao documento existente apenas em formato eletrônico, o DANFe é a representação resumida dos dados digitais contidos na NF-e.

Dessa forma, com a completa digitalização do processo de emissão de notas, surgiram novas dúvidas que ainda persistem entre os gestores. Uma das que ainda gera confusão é justamente em relação aos conceitos de DANFe e NF-e. Portanto, neste artigo, vamos apresentar as características e diferenças entre esses eles. Acompanhe!

Qual é a importância de DANFe e NF-e?

Por que o DANFe e a NF-e são tão importantes? A seguir, explicaremos a importância de cada um e responderemos a essas perguntas.

A importância da NF-e

Todos sabem da importância da Nota Fiscal Eletrônica. Ela é essencial nas transações comerciais, tanto na venda de produtos quanto na prestação de serviços. Aliás, sua emissão é obrigatória. Através da nota fiscal, é possível realizar a cobrança de tributos, como ICMS, PIS, COFINS, entre outros.

Além disso, a NF-e foi criada como substituta da antiga nota fiscal preenchida manualmente em talões. Por isso, representou um avanço tecnológico ao se tornar um documento totalmente digital, no formato XML.

Sendo assim, a NF-e simplifica e agiliza o processo, facilitando a fiscalização por parte da Receita Federal e a não emissão de notas fiscais eletrônicas configura crime de sonegação fiscal, sujeito a penalidades.

A importância do DANFe

O DANFe é o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica. Seu objetivo é facilitar a visualização dos dados registrados na NF-e, tornando-os mais acessíveis. Dessa forma, fica mais simples conferir as informações, evitando erros nos dados do produto ao sair da empresa.

Quais informações são registradas no DANFe?

O DANFe registra dados relevantes, como razão social, endereço do remetente e do destinatário, informações de transporte e outros detalhes. Na seção dos produtos, são apresentadas informações sobre os tributos incidentes nos itens, incluindo:

• Descrição dos serviços e mercadorias;
• Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM);
• Código de Situação Tributária (CST) para empresas no regime normal, e Código de Situação de Operação no Simples Nacional (CSOSN) para empresas optantes do Simples Nacional;
• Código Fiscal de Operações ou Prestações (CFOP);
• Unidade;
• Quantidade;
• Valor unitário;
• Valor total;
• Base de cálculo do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) próprio;
• Valor do ICMS próprio;
• Valor do Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI);
• Alíquota do ICMS;
• Alíquota do IPI.

Além disso, o documento possui dois campos, um para preenchimento de informações complementares e outro destinado ao preenchimento pela autoridade fiscal (que deve permanecer em branco, uma vez que apenas a autoridade competente pode preenchê-lo).

Quais são as diferenças entre DANFe e NF-e? 

Vamos agora analisar as diferenças entre o DANFe e a NF-e, além de seus conceitos:

Validade jurídica

Uma das principais diferenças entre o DANFe e a NF-e é que a NF-e possui validade jurídica, enquanto o DANFe não. Embora ele seja uma representação gráfica das informações presentes na nota fiscal, não possui validade legal nem fiscal. No entanto, é obrigatório acompanhá-lo durante o transporte da carga;

Armazenamento obrigatório

Outra diferença é que deve-se armazenar a NF-e por, pelo menos, cinco anos. Durante esse período, a Receita Federal pode solicitar sua apresentação, e a empresa pode precisar dela para comprovar o pagamento de uma compra ou solucionar alguma questão com o cliente. Por outro lado, o DANFe não precisa ser arquivado, mas é necessário armazenar o canhoto como confirmação de entrega de determinado produto, caso haja questionamentos do cliente;

Impressão

Certificação digital

A emissão da NF-e requer o uso de certificado digital, o eCNPJ. Trata-se de uma identidade digital da empresa, que confere a ela o direito de assinar documentos digitais, como balanços e contratos. Por meio desse certificado, a NF-e recebe autorização para ser enviada, sendo também útil para cumprir obrigações acessórias. Por outro lado, o DANFe não requer nenhuma dessas formalidades, pois é um documento auxiliar sem validade jurídica;

Representatividade

Em situações de contingência, o DANFe pode representar a NF-e, mas apenas nessas circunstâncias. Isso ocorre quando o software de emissão de NF-e não consegue se conectar à Secretaria da Fazenda estadual (Sefaz) ou quando a emissão em modo de contingência é necessária. Nessas situações, o DANFe é impresso em formulários de segurança (FS). Existem outras formas de emissão em contingência, como o SCAN (Sistemas de Contingência do Ambiente Nacional) e o DPEC (Declaração Prévia de Emissão em Contingência). No entanto, o uso do FS só é recomendado quando as opções de SCAN e DPEC estão indisponíveis. É importante ressaltar que, assim que a conexão for restabelecida, o documento fiscal deve ser transmitido adequadamente.

Como realizar uma consulta online?

Obter acesso ao XML da nota fiscal nem sempre é uma tarefa simples. Muitas vezes, é necessário aguardar o envio do arquivo por e-mail pelo fornecedor.

Se você possui o DANFe em mãos, seja em formato impresso ou em PDF, pode utilizar o Portal da NF-e para realizar a consulta. Basta inserir a chave de acesso de 44 caracteres, digitar o código de verificação e utilizar o certificado digital da sua empresa para efetuar o download.

É importante ressaltar que o acesso ao portal está disponível apenas para aqueles cujo CNPJ esteja de alguma forma vinculado ao documento. No entanto, existem soluções alternativas para aqueles que precisam acessar documentos fiscais sem estar diretamente envolvidos na operação, como contadores e, em alguns casos, transportadores. Uma dessas soluções é o nsdocs.

O nsdocs e a consulta e importação do DANFe

O nsdocs é uma solução online disponível tanto como aplicativo quanto como plataforma web, que centraliza, gerencia e distribui os arquivos XML de documentos fiscais eletrônicos, incluindo a NF-e e o CT-e. Por meio dessa ferramenta, os usuários podem obter o XML ou o DANFe da NF-e de diversas maneiras:

• Importação automática da NF-e diretamente da SEFAZ, utilizando o certificado digital para autenticação;
• Utilização da chave de acesso, seja por meio de leitores de código de barras ou digitação manual. Esse recurso possibilita a importação em lote de várias NF-es;
• Leitura da NF-e por meio da câmera do celular, utilizando o aplicativo do nsdocs;
• Importação direta do arquivo XML para a plataforma;
• Recebimento do documento por e-mail, com a possibilidade de leitura de arquivos compactados, onde apenas o arquivo XML é extraído.

Uma vez que o documento é recebido na plataforma, independentemente do método utilizado, o usuário tem total controle sobre os documentos, podendo visualizar ou imprimir o DANFe, enviar em lote ou organizar com marcadores.

O nsdocs também oferece um painel de controle com informações úteis sobre os documentos recebidos, permitindo a geração de relatórios importantes sobre valores e principais clientes.

Se você deseja experimentar o nsdocs sem compromisso, oferecemos um plano gratuito que permite a importação de um número limitado de documentos fiscais eletrônicos. Precisa de auxílio para organizar todos os seus documentos fiscais? Entre em contato conosco para obter mais informações sobre as soluções que oferecemos.