Consulta de NF-e completa: como fazer de forma segura?

As notas fiscais representam registros de transações comerciais, englobando compra, venda e prestação de serviços. A sua versão eletrônica, chamada NFe, nada mais é que a sua versão digital, feita e armazenada online. 

Entretanto, a NF-e difere no sentido de que é gerada em um ambiente sob controle governamental, onde a utilização de certificados digitais é obrigatória. Assim, a sua validade legal é assegurada através da assinatura digital realizada pelo remetente e da autorização de emissão por parte da autoridade fiscal. 

Dessa forma, é provável que em algum momento você tenha necessitado consultar uma NF-e com segurança e possivelmente tenha tido questionamentos sobre o procedimento a seguir. 

É por esse motivo que desenvolvemos um manual para lhe guiar na consulta de NF-e completa. Confira! 

O que é uma NF-e completa?

Uma NF-e completa é um documento digital que abrange de forma detalhada todas as informações necessárias para registrar uma transação comercial de maneira completa e precisa.  

Ela contém dados essenciais, como informações sobre o emitente e destinatário, descrição detalhada dos produtos ou serviços transacionados, valores unitários e totais, tributos incidentes, forma de pagamento, entre outros elementos relevantes.  

Dessa forma, essa NF-e completa desempenha um papel fundamental na comprovação legal das operações comerciais, assegurando a conformidade com a legislação fiscal vigente e permitindo um controle mais eficiente por parte das autoridades fiscais. Sua utilização proporciona maior transparência, minimiza erros e contribui para uma gestão financeira e contábil mais eficaz das empresas. 

Por que fazer a consulta de NF-e completa?

A Cláusula décima do Ajuste SINIEF 07/2005 estabelece a responsabilidade, tanto do remetente quanto do destinatário da nota fiscal, de manter o registro arquivado por um período de 5 anos.  

Por essa razão, é de extrema importância analisar minuciosamente o documento de forma abrangente e garantir que esteja em conformidade com os requisitos exigidos. O arquivo XML da NF-e, portanto, representa o formato que a empresa que emitiu ou recebeu a nota precisa apresentar à autoridade fiscal sempre que solicitado.  

Caso a nota não tenha sido armazenada devidamente, a organização fica sujeita a penalidades monetárias e pode enfrentar uma série de implicações financeiras adversas.  

Dessa forma, é fortemente recomendado consultar a versão em XML da nota fiscal eletrônica sempre que possível, para assegurar sua aderência aos parâmetros estabelecidos oficialmente.  

Isso é válido tanto para aqueles que emitem a NF-e quanto para os que a recebem, especialmente no contexto de prestação de serviços entre empresas jurídicas. 

Prazo para a Consulta Completa de NF-e

Os registros que possibilitam a consulta detalhada das informações contidas nas notas fiscais têm sua disponibilidade no portal nacional por um período de 180 dias, contados a partir do momento em que a SEFAZ autoriza e registra o uso desses documentos. 

Uma vez decorrido esse intervalo, a versão completa dos arquivos é substituída pela sua versão resumida, o que significa que apenas detalhes como número, data de emissão, CNPJ do emissor e destinatário, valor e status estarão acessíveis. 

Assim, é de suma importância manter um armazenamento adequado. 

Passo a passo para realizar a consulta de NF-e completa

Para realizar a consulta de uma Nota Fiscal eletrônica, o procedimento mais simples consiste: 

1. Acesso ao Portal Nacional da NF-e, que centraliza as informações relacionadas aos documentos fiscais no Brasil;  
2. Navegue até o menu “Serviços” e, em seguida, selecione a opção “Consultar NF-e”. Uma vez na página dedicada à consulta, clique novamente na opção “Consultar NF-e”;  
3. Posteriormente, será necessário inserir no sistema a chave de acesso impressa no Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFE) e resolver o quesito de verificação;
4. Por fim, para efetuar a consulta da nota completa e efetuar o download do arquivo, é imprescindível possuir o Certificado Digital da empresa instalado no dispositivo. 

No entanto, é crucial manter uma atenção cuidadosa ao navegar pelo site da Receita Federal, pois a plataforma organiza as informações em diferentes abas. A primeira aba trata da emissão da NF-e, enquanto as subsequentes abordam detalhes sobre o emissor, destinatário, transporte, cobrança, valores totais, produtos e serviços, bem como informações adicionais. 

Além da alternativa de consulta disponível no Portal Nacional da NF-e, existem softwares que simplificam o acesso aos documentos fiscais. Essas soluções permitem até mesmo que empresas visualizem e façam o download da NF-e completa sem a necessidade de um Certificado Digital. 

Como é o caso do nsdocs, que possibilita aos usuários consultarem e integrarem de maneira automática as NF-es. Além disso, viabiliza a manifestação das notas e o gerenciamento de exceções, facilitando a incorporação dos documentos ao sistema. 

É possível fazer consulta sem chave de acesso?

O formato oficial da Nota Fiscal Eletrônica é o XML, sendo este o arquivo que deve ser retido e apresentado em situações de auditoria ou fiscalização. Portanto, confiar apenas na preservação do DANFE não é uma opção viável. 

Nesse contexto, é de extrema importância consultar e fazer o download do arquivo XML o mais breve possível. Afinal, não é incomum que situações ocorram onde o DANFE seja perdido ou demore significativamente para ser entregue junto com a mercadoria. 

Nesse sentido, uma solução para recuperar a nota fiscal sem necessitar da chave de acesso é a consulta por meio do software nsdocs.  

Com essa plataforma você consegue realizar a consulta diretamente na Secretaria da Fazenda. 

Outras funcionalidades do nsdocs incluem: 

• Upload individual ou em lote dos arquivos XML ou ZIP dos seus Documentos Fiscais Eletrônicos para o nsdocs;
• Importação individual ou em lote de NF-e, NFC-e, CT-e, CT-e OS e CF-e SAT.  Através da Chave de Acesso, sem necessidade de digitar o captcha (código na imagem);
• Processamento de eventos de CT-e e NF-e, como cancelamentos e cartas de correção; 
• Consulta de NF-es emitidas contra o seu CNPJ, o que permite fazer a manifestação de notas fiscais para confirmar ou recusar operações envolvendo seu CNPJ.  

E então, deseja saber mais detalhes sobre essa ferramenta completa? Faça seu cadastro e comece de forma totalmente gratuita, importando 15 documentos por mês.