A importância do gerenciador de arquivos XML para sua transportadora

Trabalhar em uma transportadora, ou em uma empresa do ramo logístico, é lidar com uma quantidade muito grande de documentos, mas isso pode ser facilitado com a utilização de um gerenciador de arquivos XML.

Neste post, vamos explicar quais são as vantagens e porque é importante contar com um gerenciador de arquivos para fazer o gerenciamento de seus documentos. Ao longo do texto você também vai saber mais sobre nossa ferramenta o nsdocs.

Recebimento automático de arquivos

Com um gerenciador de arquivos XML é possível realizar a consulta automática de NF-es e outros documentos emitidos com a informação do CNPJ da empresa. Na prática, isso significa que se alguma empresa emitir uma NF-e informando a sua empresa como um dos envolvidos os documentos serão enviados de forma automática para o painel do sistema.

Todos os documentos organizados em um lugar só

Você já esteve com diversas pastas de documentos armazenadas em seu computador, vários arquivos XML na área de trabalho e na pasta de downloads sem poder encontrar um documento específico? Um gerenciador de arquivos XML pode ser a solução para este problema, todos os documentos ficam reunidos em um lugar só.

Além disso, um gerenciador de arquivos como nsdocs, pode ajudar na organização destes documentos. Você pode definir marcadores como categorias para deixar a sua caixa de entrada de documentos fiscais ainda mais prática.

Conforme o tipo de ferramenta, é possível ainda criar regras de filtros para atribuir o marcador de forma automática assim que o documento é importado.

Manifestação de Notas Fiscais e outros documentos

A manifestação de Notas Fiscais e outros documentos é o processo de registrar eventos nos documentos para reconhecer ou recusar as operações que os originaram. É uma forma de informar a SEFAZ o parecer sobre os documentos. Os principais eventos que podem ser registrados em programas administradores de arquivos são:

• Ciência da operação: com esse evento é possível reconhecer o documento, ou seja, informar para a SEFAZ e para o emissor da NF-e que a sua empresa tomou conhecimento do documento emitido;
• Confirmação da operação: com este evento, é possível reconhecer que a operação que deu origem a NF-e ocorreu com sucesso. Após o lançamento deste evento por parte do cliente não é mais possível lançar outro evento ou realizar o cancelamento da NF-e;
• Desconhecimento da operação: este evento é gerado quando a empresa reconhece que a nota foi emitida erroneamente, ou seja, que aquele documento demonstra uma operação que a empresa desconhece;
• Operação não realizada: este tipo de manifestação é utilizado quando por algum motivo a operação não foi realizada e a mercadoria não foi entregue.

Inclusive, no nsdocs, é possível realizar a manifestação automática dos documentos, como a ciência da operação, o que permite que os arquivos XML e PDFs da NF-e possam ser baixados em lote.

Gerenciamento de eventos de documentos fiscais

Além de poder emitir seus próprios eventos, um gerenciador de arquivos XML permite que eventos emitidos pelos outros participantes sejam recebidos de forma automática no painel.

Imagine que você é uma empresa transportadora que emite CT-es a partir de NF-es emitidas por seus clientes. O volume é grande e são anexadas diversas NF-es em um mesmo CT-e. Mas no momento da emissão do documento recebe a resposta da SEFAZ que determinada NF-e foi cancelada e que o CT-e não pode ser emitido, sendo difícil identificar quais das notas foi cancelada.

Com um gerenciador de arquivos isso não seria problema, uma vez que a busca e atualização de eventos ocorre de forma automática. Você pode realizar um filtro para deixar listados apenas aqueles documentos que estão validos e não foram cancelados.

Importação via chave de acesso

Até algum tempo atrás, era possível consultar todas as informações de uma NF-e utilizando apenas a chave de acesso. Entretanto, a SEFAZ realizou mudanças na consulta destes documentos, sendo que agora é possível consultar apenas uma versão resumida da NF-e ou CT-e.

Isso se deve ao fato das últimas tendências e legislações sobre a proteção de dados de pessoas e empresas que ficavam expostas no momento da consulta.

Entretanto, isso tornou-se um problema, pois programas e empresas utilizavam este tipo de importação para automatizar a emissão de documentos.

Consulta e baixa de XML em lotes

Se você precisar realizar a consulta de uma NF-e emitida para o seu CNPJ, precisará realizar a consulta de forma individual, uma a uma das notas, através da chave de acesso. Já se você tiver ao seu alcance ou software para gerenciamento de arquivos poderá fazer o download em lote dos documentos. Esta operação é útil quando no final do período é necessário enviar todas as NF-es de entrega e outros documentos para a contabilidade realizar a apuração dos impostos, facilitando também a gestão fiscal da empresa.

Armazenamento de documentos fiscais por até 5 anos

Segundo a legislação, é necessário manter os registros dos documentos fiscais da empresa por 5 anos. Estes documentos podem ser solicitados pela SEFAZ ou pela Receita Federal em caso de uma auditoria, por exemplo.

Entretanto, armazenar estes documentos pode ser algo difícil, uma vez que exigem espaço de armazenamento, máquinas e o cuidado tanto com a segurança física dos equipamentos como proteger os dados de invasões e ataques cibernéticos.

Sendo assim, contar com um gerenciador de arquivos que pode armazenar os documentos por até 5 anos pode ser essencial para evitar problemas com a fiscalização e prejuízos financeiros.

Acesso aos documentos através de aplicativo para celular

Já imaginou ter todos os seus documentos, tantos os emitidos pela sua empresa como aqueles onde seu CNPJ foi informado na palma de sua mão? É isso que um aplicativo como o nsdocs proporciona. Você pode consultar suas notas, enviá-las por e-mail, realizar a leitura de códigos de barras de NF-es, tudo do seu celular.

Conheça mais sobre o nsdocs

Para começar a utilizar o nsdocs, você não precisa pagar nada, basta criar a sua conta gratuita para ter acesso a 15 importações mensais. Estas importações podem ser através da chave de acesso mesmo que o seu CNPJ não esteja cadastrado na nota, funcionalidade que chamamos de consulta garantida.

O nsdocs não é um programa instalado em sua máquina, ele é um painel, 100% em nuvem. Pode ser acessado de qualquer aparelho com acesso à internet, mesmo que a sua máquina ou celular não esteja com a versão operacional atualizada.

Além disso, o nsdocs é compatível como o certificado em formato A1 e A3.

Se você deseja mais informações, pode conversar com um de nossos consultores que estão à disposição para lhe ajudar!