O que é sistema de gestão de documentos e por que sua empresa precisa de um

Os avanços tecnológicos trouxeram muitas facilidades para os gestores de empresas que conseguiram facilitar a rotina e melhorar as operações empresariais. Entretanto, o número de informações também aumentou, tornando-se necessário o uso de ferramentas de gerenciamento para auxílio.

Uma destas ferramentas é o sistema de gestão de documentos, e se você está em dúvida se sua empresa precisa ou não deste recurso, confira este texto para saber mais sobre o assunto.

Qual é a importância da gestão de documentos?

Uma grande preocupação de empresas de um modo geral é cometer alguma irregularidade fiscal e acabar tendo que pagar multas ou até mesmo responder judicialmente por algum problema.

A gestão documental é uma forma de prevenir este problema uma vez que a empresa tem controle efetivo sobre os documentos eletrônicos e possui uma visão geral de toda a empresa.

Como funciona a gestão eletrônica de documentos?

Para realizar a gestão documental, é necessário um sistema de gestão de documentos, onde será possível organizar e armazenar documentos fiscais como NF-e, CT-e e MDF-e de forma automatizada.

No caso do nsdocs, por exemplo, os documentos emitidos com o CNPJ da empresa informado são importados diretamente para o sistema de gestão documental, onde

É seguro armazenar documentos digitalmente?

Sim, desde que a empresa utilize servidores e sistemas confiáveis para armazenar documentos. Os servidores do nsdocs são disponibilizados pela AWS Amazon Web Services, que é uma das principais empresas de tecnologia do mundo.

Benefícios da implementação de um sistema de gestão de documentos

Existem diversos benefícios em contratar um sistema de gestão de documentos, confira as principais abaixo:

Padronização e otimização de processos

Uma empresa que possui processos padronizados pode ter muitos ganhos em agilidade e organização. O ambiente de trabalho ideal é aquele onde todos os funcionários estão cientes de sua função e sabem como executar as atividades.

Um sistema de gestão documental permite isso através da unificação do gerenciamento em um lugar só. Os documentos são recebidos e armazenados em um único lugar e não há a necessidade de procurar documentos em pastas e arquivos de computador.

Maior controle sobre os arquivos

Hoje em dia, é comum que empresas fraudulentas emitam documentos eletrônicos em nome de outras empresas sem de fato ter ocorrido uma operação, prática que é chamada de notas frias. Um gerenciador de documentos fiscais pode ser a solução para este problema.

Todas as notas fiscais emitidas contra o CNPJ da empresa são importadas automaticamente para dentro do sistema e organizadas dentro de um painel. É possível ainda usar marcadores para organizar as notas e facilitar a conferência.

Dashboard para visualização de indicadores

Sistemas de gestão eletrônica de documentos como o nsdocs, possuem dashboards intuitivos que permitem uma visão rápida e completa da operação da empresa. São mostradas informações como: quantidade de notas fiscais emitidas, quantidade de notas de compra, número de CTes e MDFes, entre outras informações.

Gerenciamento de permissões

Dentro de uma organização, cada funcionário tem sua função e seu setor, sendo assim, não é necessário que todos tenham acesso as mesmas informações. Por isso, o nsdocs permite um controle de permissões por usuários, trazendo segurança para as informações e clareza nos processos.

Economia de custos

Ao agilizar as rotinas de sua empresa, existe um ganho de tempo que economiza horas de trabalho de operadores e outros funcionários. Por exemplo, se antes um documentos demorava X minutos para ser emitido e agora ele leva a metade do tempo, há um ganho muito grande em economia de tempo.

E aí? Ficou interessado? Entre no site do nsdocs e confira todas as funcionalidades!