O que é Nota Fiscal de entrada e como controlar

A Nota Fiscal de entrada é um importante documento para ajudar no controle de uma empresa, que não apenas é necessário, como também exigido por lei.

O registro das entradas da mercadoria em contraste com as NFes de saída, pode ser importante até mesmo para analisar o lucro e as despesas da organização.

Pensando nisso, preparamos este post para lhe ajudar a entender melhor esse conceito e como fazer o controle correto.

O que é uma Nota Fiscal de entrada?

É uma Nota Fiscal Eletrônica (NFe) que serve para registrar as entradas de mercadorias e serviços na empresa. Toda NFe serve para registrar alguma movimentação de mercadoria, e não é diferente no caso da NFe de entrada.

Ela pode ser usada em aquisição de mercadorias, seja para revenda, matéria prima ou para uso da empresa mesmo.

Existem dois casos diferentes da NFe de entrada: quando ela é emitida pela própria empresa, e quando ela é emitida por outra empresa e é registrada como entrada no sistema..

Em quais casos a NFe de entrada deve ser emitida?

Embora geralmente seja emitida pelo fornecedor, há casos em que a própria empresa precisa emitir uma NFe de entrada, como no caso de envio de remessas para filiais, devolução de mercadorias e recebimento de doações. Outro caso é quando as mercadorias adquiridas ou o serviço prestado é de alguém que não é contribuinte do ICMS e não emite NFe.

Confira os casos em que a NFe deve ser emitida:

• Devolução: quando uma mercadoria é vendida para pessoa física ou não emitente de NFe, mas por algum motivo é devolvida para a empresa, é necessário emitir uma NFe de devolução para registrar o retorno da mercadoria, e esta NFe deve ser de entrada;
• Importação: quando uma empresa adquire produtos importados do exterior, ela precisa emitir uma NFe de entrada, já que a instituição do exterior não é emitente de NFe;
• Transferência entre Filiais: quando é feito o envio de mercadorias de uma filial para a outra, pode ser necessário emitir uma NFe de entrada para registrar os produtos no inventário;
• Aquisição de mercadorias de não contribuinte: quando a mercadoria é adquirida de alguém que não é contribuinte, como um produtor rural, a empresa precisa emitir a NFe de entrada para registrar as mercadorias.

Esses são os casos mais comuns, mas existem outros casos em que a Nota Fiscal de Entrada deve ser emitida, como remessa para industrialização, retorno de conserto, etc.

Qual é a diferença entre notas fiscais de entrada e notas fiscais de saída?

Como o próprio nome já diz, o que diferencia as duas é o tipo de operação da qual fazem parte: entrada ou saída.

Como vimos, a nota fiscal de entrada pode ser emitida ou lançada quando as mercadorias estão entrando na empresa.

Já a nota fiscal de saída é emitida quando há movimentação de mercadorias para fora da empresa, visto que é necessário emitir a nota fiscal sempre que há venda, ou qualquer outro tipo de retirada.

Como lançar uma Nota Fiscal de entrada?

É importante destacar que não é necessário lançar NFes de entrada emitidas pela empresa, apenas aquelas que foram emitidas por outra empresa em que a mercadoria deu entrada em sua empresa.

O lançamento da Nota Fiscal de Entrada em seu sistema de gestão pode ser realizado através da NF de saída emitida pelo fornecedor. As informações dos envolvidos e das mercadorias da NFe serão as mesmas, o que irá mudar são as informações de impostos e o CFOP.

É interessante destacar que a entrada nem sempre será originária de uma NFe, pode ser necessário registrar outros documentos, como um CTe para o caso de serviços de transporte.

Por que é preciso registrar a NFe de entrada?

Todas as operações da empresa precisam ser registradas por meio de documentos fiscais, para que ela consiga comprovar perante as autoridades que suas operações são lícitas e também usufrua de seus direitos.Além disso, também é necessário prestar contas sobre estas operações. 

Como você deve ter percebido, basicamente todos os registros fiscais de uma empresa consistem em entradas e saídas, que  são utilizadas para a escrituração Fiscal.

A escrituração fiscal é realizada através do SPED Fiscal que, na maioria dos casos, é gerada uma vez por mês.

Desta forma, a Receita Federal consegue saber o que foi emitido de documentos pela sua empresa e o que efetivamente deu entrada e saída.

Como baixar as notas fiscais de entrada?

Você pode baixar as NFes de entrada através do Portal da Nota Fiscal Eletrônica:

• Acesse o Portal e clique na opção “Consultar NFe”;
• Digite a Chave de Acesso, valide a opção “Sou humano” e clique em “Continuar”;
• Clique em “Download do documento” e valide com seu certificado digital.

Como importar notas fiscais de entrada?

As notas fiscais de entrada podem ser importadas utilizando sistemas específicos para isso. Com eles, você não precisa realizar o processo acima para todas as NFes que precisa dar entrada em seu sistema.

Um bom exemplo deste tipo de sistema é o nsdocs. Com ele, você consegue importar de forma automática todas as notas de entrada que foram emitidas contra seu CNPJ.

É isso mesmo! Você realiza a configuração dos dados da sua empresa e seu certificado digital,escolhe quais NFes deseja importar (entrada ou transporte) e as NFes caem de forma automática no painel.

Crie sua conta gratuita e conheça as facilidades do nsdocs.