O que é DACTe? Entenda sua importância no transporte de cargas

Se você trabalha no setor de transportes, sabe que há muitos detalhes a serem observados e obrigações fiscais a cumprir. Se a sua empresa emite o CTe (Conhecimento de Transporte Eletrônico), é provável que já esteja familiarizado com esse documento, mas você realmente sabe o que é DACTe?

Quando se trata de responsabilidades legais, é comum surgirem dúvidas e inseguranças, especialmente no transporte de cargas, que possui obrigações específicas.

Diante dessa realidade, os profissionais desse setor precisam atuar de forma mais focada e estar sempre atualizados. Afinal, essa é a melhor maneira de evitar problemas com a fiscalização.

Para ajudar você nesse processo, preparamos este material com informações importantes. Como um empresário responsável, certamente você não quer perder a oportunidade de aprofundar seus conhecimentos na área. Continue lendo!

O que é DACTe?

Todas as empresas de transporte devem emitir o CTe, um documento eletrônico que registra a prestação do serviço e facilita a fiscalização da atividade no país.

No entanto, existe outro documento que acompanha fisicamente a carga: o DACTe, que significa Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico. Ele representa uma versão simplificada do CTe, sem substituí-lo. O DACTe pode ser usado de forma impressa ou digital e contém uma chave de acesso em formato de código de barras.

Qual a finalidade do documento auxiliar do CTe?

Agora que você conhece o conceito, fica fácil compreender a função do DACTe. Ele desempenha um papel crucial no transporte de cargas e facilita o trabalho da transportadora e dos agentes fiscais.

Em resumo, podemos destacar três finalidades essenciais:

1. Carregar a chave de acesso para consulta ao CTe;
2. Acompanhar a mercadoria transportada, fornecendo informações básicas sobre o transporte, como emitente, destinatário e valor da carga;
3. Auxiliar na escrituração da atividade de transporte, especialmente quando a empresa contratante não é obrigada a emitir documentos fiscais, como a NF-e (Nota Fiscal Eletrônica).

Características do DACTe

Ao ser contratado para realizar um transporte de mercadoria, você deve emitir o CTe por meio de um sistema para transportadoras. Em seguida, é recomendável gerar o DACTe e garantir que ele acompanhe a carga durante todo o trajeto de forma impressa ou digital.

No entanto, é importante conhecer algumas características desse documento para evitar problemas e erros, mantendo seu negócio longe de multas e apreensões de mercadorias pelo Fisco. Portanto, é necessário saber que o DACTe:

• Só pode ser utilizado após a autorização do CTe pela SEFAZ (Secretaria da Fazenda);
• Pode ser reimpresso e reproduzido;
• Deve ter um formato mínimo de folha A5 e máximo de folha A4;
• Não pode ser impresso em papel jornal;
• Deve conter informações legíveis;
• Pode conter informações gráficas, desde que não prejudiquem a leitura dos dados ou do código de barras;
• Caso seja impresso em um formato que não preencha completamente a folha, é necessário delimitá-lo por bordas.

Quem pode emitir o DACTe?

Essa é uma dúvida comum entre aqueles que lidam com o transporte de cargas e é importante esclarecer adequadamente.

Em geral, o DACTe deve ser impresso pela empresa que emitiu o CTe, pois ele é a representação física desse documento. Portanto, a responsabilidade pela emissão do DACTe recai sobre a transportadora.

Além disso, é crucial destacar que a impressão deve ser realizada obrigatoriamente antes do início da prestação do serviço, pois o DACTe deve acompanhar a carga durante toda a viagem.

Como emitir o DACTe?

Agora você deve estar se perguntando como fazer a emissão do DACTe. Para isso, será necessário adquirir um software especial para essa finalidade. Sendo assim, é recomendado realizar esse procedimento por meio do mesmo sistema que gera o CTe.

Portanto, sua transportadora não precisa investir em outro programa.

Pense bem: como o DACTe é uma representação do documento digital, é essencial garantir que não haja divergências entre eles. Assim, a maneira mais segura e confiável de realizar o procedimento é usando o mesmo software.

Dessa forma, o próprio sistema transfere automaticamente os dados, gera a chave de 44 dígitos e o código de barras. Tudo isso de forma rápida, eficiente e segura. Essas são algumas das principais vantagens de adotar a tecnologia.

Procedimento em caso de extravio do documento

Agora, vamos imaginar que, durante o transporte da mercadoria, ocorreu algum problema e o DACTe foi extraviado ou perdido. Diante dessa situação, qual é o procedimento correto a ser seguido?

Primeiro, é importante destacar que a segurança do sistema e do próprio transporte não depende do DACTe. Conforme mencionado anteriormente, ele é apenas uma representação do CTe, o documento que comprova a prestação do serviço.

A chave de acesso contida no DACTe permite que, por meio de uma consulta no ambiente da SEFAZ, seja possível confirmar se a prestação de serviço é regular, se os impostos foram recolhidos corretamente e se está relacionada ao Conhecimento de Transporte Eletrônico indicado.

Portanto, caso o documento impresso seja danificado ou extraviado, basta que o emissor realize uma nova impressão. No entanto, lembre-se de que a mercadoria em trânsito, documentada por meio do CTe, não pode prosseguir sem o DACTe.

Além disso, vale mencionar que o uso de plataformas como o nsdocs pode facilitar o processo de organização e gestão dos documentos fiscais, evitando extravios e perdas de informações, já que esses dados são importados automaticamente.

Necessidade de guardar o DACTe

O Fisco realiza fiscalizações frequentes em empresas de transporte para garantir que operem de forma regular e cumpram suas obrigações fiscais. Diante disso, surge a dúvida: a transportadora precisa guardar o DACTe?

Para responder a essa pergunta corretamente, é necessário entender que a regra geral é que a transportadora e o tomador do serviço (a empresa que contratou o transporte) precisam guardar apenas o CTe pelo prazo estabelecido na legislação, que atualmente é de 5 anos.

Portanto, não há obrigatoriedade de armazenar o documento auxiliar, o DACTe. No entanto, em casos em que a empresa contratante do transporte não é obrigada a emitir a NF-e (Nota Fiscal Eletrônica), ela pode optar por guardar o DACTe como substituição ao documento fiscal.

Aprendeu o que é DACTe?

Ao longo deste material, buscamos esclarecer as principais dúvidas dos gestores e proprietários de transportadoras sobre o assunto. Como mencionado, as questões relacionadas às obrigações fiscais podem ser complexas, e o desconhecimento dessas informações pode acarretar riscos para o seu negócio.

Portanto, é importante ser curioso e buscar mais informações para aprimorar sua atuação no mercado.

Esperamos que este conteúdo tenha sido útil e esclareceu o que é o DACTe e suas principais características e finalidades. Continue se aprofundando no tema e esteja sempre atualizado sobre as regulamentações e obrigações fiscais relacionadas ao transporte de cargas. Uma forma de se manter informado é assinar a nossa newsletter, temos posts novos toda a semana!