Descubra o que é SEFAZ, o que faz e qual é sua importância?

No contexto empresarial brasileiro, existem vários órgãos públicos que são responsáveis por regulamentar, fiscalizar e garantir o cumprimento das obrigações fiscais. Um destes órgãos é a SEFAZ.

Por mais que estejamos acostumados a ouvir falar sobre a secretaria da fazenda, não paramos muito para pensar o que é SEFAZ e quais são as suas funções.

Assim sendo, neste post, explicamos tudo sobre este importante órgão governamental. Acompanhe!

O que é Sefaz?

A SEFAZ é um órgão governamental, responsável por administrar e fiscalizar a arrecadação de tributos. Entre suas principais funções estão a gestão do ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços), que é uma das principais fontes de receita para os estados, e o controle de documentos fiscais eletrônicos, como a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e o Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e).

Além disso, a Secretaria da Fazenda regula e fiscaliza as atividades de empresas e contribuintes em relação ao cumprimento das obrigações fiscais, garantindo que os tributos sejam devidamente recolhidos. Assim sendo, este órgão é fundamental para a emissão de documentos fiscais que garantem a legalidade das operações de transporte de mercadorias.

Cada estado tem sua própria SEFAZ, mas todas seguem as diretrizes estabelecidas pela SEFAZ federal no que se refere à legislação tributária. Além disso, existem organizações entre as secretarias da fazenda dos estados para discutir interesses em comum, como o CONFAZ (Conselho Nacional de Política Fazendária).

Quais são as funções da SEFAZ?

De forma resumida, a Secretaria da Fazenda é responsável pela arrecadação de impostos e por garantir o bom funcionamento da máquina pública. Além disso, a SEFAZ também é encarregada de:

Arrecadação de tributos

Conforme mencionado anteriormente, a SEFAZ é responsável pela administração e fiscalização da arrecadação de tributos estaduais, sendo o ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) o mais relevante. Além disso, também administra outros tributos, como o IPVA (Imposto sobre a Propriedade de Veículos Automotores).

Fiscalização do cumprimento de obrigações fiscais

Fiscaliza as operações comerciais e serviços prestados no estado para garantir que os tributos sejam recolhidos de acordo com a legislação vigente. A Secretaria da Fazenda atua em conjunto com órgãos de fiscalização para coibir fraudes e sonegação fiscal.

Coordenação do Sistema Tributário Estadual

Coordena e implementa políticas tributárias em cada estado, assegurando a harmonização com as diretrizes federais e promovendo a justiça fiscal.

Sistemas para controle de documentos fiscais e obrigações acessórias

A SEFAZ é responsável pela validação e controle de documentos fiscais eletrônicos, como a Nota Fiscal Eletrônica, Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e), Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e) e outros. Esses documentos são essenciais para formalizar operações comerciais e de transporte.

Além disso, a SEFAZ também controla a validação de outras obrigações fiscais, como o SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) e outras guias, que devem ser enviadas pelos contribuintes periodicamente para a secretaria da fazenda como forma de prestação de contas.

Prestação de serviços e informações ao contribuinte

A SEFAZ também fornece informações e orientações para empresas e contribuintes, oferecendo suporte sobre obrigações fiscais, formas de pagamento de tributos, e esclarecendo dúvidas sobre a legislação tributária.

O que a SEFAZ fiscaliza?

Conforme mencionado anteriormente, a principal função da Secretaria da Fazenda é fiscalizar a arrecadação de impostos. Entretanto, esta tarefa não é simples, pois envolve fiscalizar diversas fases do processo.

Por exemplo, uma empresa transportadora ao prestar um serviço de transporte a um cliente precisa emitir um CT-e, que é validado pela SEFAZ.

Dependendo do tipo do transporte, pode ser necessário a guia GNRE. Há casos em que se o transporte for interestadual destinado a não contribuinte na UF de destino, pode ser necessário que a empresa transportadora gere a GNRE, que será transmitida à SEFAZ e acompanhará os demais documentos da viagem.

Gerando ou não a guia, ao fim do período fiscal, é necessário prestar contas, enviando os arquivos SPED para a SEFAZ e também realizar o pagamento de outras guias referentes aos impostos do intervalo.

Sendo assim, vemos que esta entidade está envolvida em todas as operações da empresa, antes mesmo de acontecerem até serem concluídas. Ou seja, há uma comunicação contínua entre as empresas e a Sefaz estadual. 

Qual a diferença entre Receita Federal e Secretaria da Fazenda?

Primeiramente, precisamos entender que existem diversos órgãos regulamentadores no Brasil, e que suas competências variam a nível municipal, estadual e nacional.

A SEFAZ estadual é responsável pela fiscalização e arrecadação de impostos estaduais, como ICMS, IPVA e ITCD (falaremos mais sobre isso depois) e validação e regulamentação de documentos fiscais. Contudo, existe também a SEFAZ nacional, que gerencia as informações de todos os estados e presta uma espécie de suporte às secretarias da fazenda estaduais.

Na emissão de NF-e, por exemplo, as informações também são transmitidas e armazenadas no ambiente nacional.

Por outro lado, a Receita Federal é responsável a nível nacional por outros tipos de impostos e também transações internacionais.

Entre os principais tributos, estão o Imposto de Renda, tanto de pessoas físicas como de pessoas jurídicas (IRPF e IRPJ, respectivamente), Imposto Sobre Produtos Industrializados (IPI), Imposto Sobre Operações Financeiras (IOF) e outros impostos federais.

Quais são os documentos fiscais gerenciados por este órgão?

A SEFAZ (Secretaria da Fazenda) realiza a regulamentação e validação de vários documentos fiscais eletrônicos, essenciais para formalizar e controlar operações comerciais, transporte de mercadorias e prestação de serviços. Os principais documentos regulamentados e validados pela SEFAZ são:

Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)

Documento que formaliza a venda de mercadorias entre empresas e consumidores. A NF-e substitui a nota fiscal em papel e deve ser emitida eletronicamente, sendo validada antes de sua utilização.

Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)

Utilizado para registrar a prestação de serviços de transporte de cargas em qualquer modal (rodoviário, ferroviário, aéreo, aquaviário e dutoviário). O CT-e formaliza a operação de transporte.

Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e)

Documento que agrupa diversos CT-e e/ou NF-e em uma única operação de transporte. O MDF-e facilita o controle e fiscalização do transporte de mercadorias.

Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e)

Utilizada no comércio varejista para substituir o cupom fiscal tradicional. A NFC-e registra as vendas diretamente ao consumidor final e é emitida de forma eletrônica, sendo validada no momento da emissão.

Bilhete de Passagem Eletrônico (BP-e)

Documento emitido para formalizar o transporte de passageiros em diferentes modais (rodoviário, ferroviário, aquaviário). Assim como outros documentos fiscais, o BP-e é validado eletronicamente.

Sefaz Estadual e eventos de documentos fiscais

Além dos documentos fiscais eletrônicos, a Secretaria da Fazenda também registra eventos, que são lançamentos feitos para indicar alguma operação com o documento. Entre os principais documentos estão:

• Cancelamento;
• Carta de Correção eletrônica (CC-e);
• Ciência da emissão;
• Confirmação da Operação;
• Operação não realizada;
• Desconhecimento da Operação;
• Evento de prestação indevida ou em desacordo.

Existem ainda outros eventos, alguns lançados por órgãos fiscalizadores. Os eventos podem ser lançados através dos programas emissores de notas fiscais ou em gerenciadores de arquivos. Um destes programas é o nsdocs, que permite a manifestação das notas e também o gerenciamento de eventos emitidos pelos envolvidos da operação.

Qual a diferença entre Secretaria da Fazenda e Ministério da Fazenda?

Conforme mencionado anteriormente, a SEFAZ atua diretamente com empresas e contribuintes do estado, garantindo que as obrigações fiscais sejam cumpridas.

Já o Ministério da Fazenda opera em nível federal e é responsável pela formulação e execução da política econômica nacional, além de gerenciar a dívida pública e definir diretrizes para a economia do país. O Ministério da Fazenda também regula o mercado financeiro e coordena as políticas fiscais do governo federal.

Assim sendo, a SEFAZ lida com a fiscalização e arrecadação de impostos estaduais, enquanto o Ministério da Fazenda se concentra na política econômica, impactando diretamente as finanças e a economia do Brasil como um todo.

Quais são os principais impostos arrecadados pela Secretária da Fazenda?

Os principais impostos cobrados pela SEFAZ são:

• ICMS, Imposto sobre Operações relativas à Circulação de Mercadorias e sobre Prestações de Serviços de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicação;
• IPVA, Imposto sobre a Propriedade de Veículos Automotores;
• ITCD, Imposto sobre Transmissão Causa Mortis e Doação de Quaisquer Bens ou Direitos.

Principais serviços realizados pela Secretaria da Fazenda

Apesar das funções deste órgão girarem em torno da arrecadação de impostos, regulamentação, fiscalização e administração pública, existem muitos serviços relacionados a estes trabalhos.

Abaixo, listamos os principais:

• Consulta de NF-e;
• Consulta de NFC;
• Consulta de cadastro ICMS;
• Consulta de protocolo;
• Consulta de certidões;
• Impressão de guias fiscais.

Como consultar uma Nota Fiscal Eletrônica (NFe) na SEFAZ?

Acesse o portal da Nota fiscal eletrônica e clique na opção “Consultar NF-e”;

Em seguida, digite a chave de acesso da NF-e. faça a validação da opção “Sou Humano” e clique em “Continuar”;

Na tela aberta em seguida, são exibidas as informações resumidas da nota fiscal;

Para iniciar o Download ou realizar a consulta completa, será necessário realizar a validação com o Certificado digital;

Como consultar débitos da empresa na SEFAZ?

Conforme dito antes, existem diversos órgãos fiscalizadores que possuem jurisdição em diversos níveis. Sendo assim, é interessante verificar em qual destes órgãos a empresa está apresentando irregularidades.

Se a empresa estiver com débitos na Receita Federal, as penalidades irão refletir sobre o CNPJ da empresa. Isso pode gerar 3 tipos de situações para o CNPJ:

• suspenso: caso as obrigações não sejam cumpridas;
• inapto: caso não tenham sido cumpridas as obrigações por mais de 2 anos;
• baixado: quando não é mais possível reativar.

Já se a empresa tiver problemas na SEFAZ estadual, os problemas vão aparecer na Inscrição Estadual da mesma, que pode ser até suspensa. Quando isso ocorre pode ser bloqueado também o recebimento de documentos fiscais eletrônicos emitidos pela empresa.

Como lidar com eventuais problemas fiscais junto à SEFAZ?

Para regularizar a situação da Inscrição Estadual de sua empresa é preciso entrar em contato com a Secretaria da Fazenda de seu estado ou então acessar o respectivo site. No site da SEFAZ estadual é possível efetuar o login com os dados da empresa e verificar qual é a pendência que precisa ser regularizada.

A SEFAZ e a emissão de documentos fiscais eletrônicos

Como mencionado anteriormente, a principal função da SEFAZ é regulamentar e fiscalizar a arrecadação de impostos das empresas através de documentos fiscais. Para isso, todas as informações destes documentos devem ser transmitidas para a SEFAZ para que a mesma os valide.

Esta validação, ocorre de forma eletrônica, onde através de um software emissor, as informações são repassadas para o servidor da SEFAZ, que faz o processamento dos dados e devolve a resposta para o software emissor informando se os documentos foram validados, ou se é necessário fazer algum ajuste para que ele seja aprovado.

Há também os diversos eventos de manifestação de documentos fiscais recebidos pela Sefaz, eles são importantes principalmente para tomadores de serviço ou destinatários de mercadorias.

Além disso, as informações dos documentos fiscais ficam armazenados nos servidores da SEFAZ e podem ser consultados através da chave de acesso. Temos um post completo sobre consulta da NF-e aqui.