Chave de acesso da NFe: o que é e como consultar?

Você sabe o que é a chave de acesso da NFe e como é possível consultar? Em um negócio, independentemente do nicho de atuação, é importante entender alguns conceitos tributários básicos e também sobre as regras do fisco que envolvem seu setor. Assim, as chances de encontrar ferramentas e softwares que atendam às suas necessidades aumentam consideravelmente, além de reduzir riscos de multas e taxas por não estar de acordo com o que exigem os órgãos do governo.

Neste material, a gente explica sobre um aspecto que merece a atenção quando o assunto é a emissão de nota fiscal: a chave de acesso. Explicaremos mais detalhes sobre o que se trata, sua importância e particularidades. Continue a leitura e saiba mais!

O que é a chave de acesso da NFe?

Primeiro, vamos entender do que se trata a chave de acesso da NFe. É um código com 44 dígitos, obrigatório para qualquer nota fiscal. Ele também pode ser encontrado no arquivo XML e também no DANFE. Este último, como sabemos, se refere ao Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica.

Foi instituída em 2006 pelo governo federal, com o objetivo de contar com um controle mais preciso dos documentos fiscais das empresas, além de trazer mais segurança para essa gestão. Ela está naturalmente presente em qualquer nota, mas gera muitas dúvidas entre as equipes sobre como é gerada e os cuidados que são necessários no que diz respeito a este tema.

Em uma área financeira de um negócio como transportadoras, são muitos os aspectos que devem ser levados em consideração para estar em dia com as obrigações fiscais. Por essa razão, o ideal é contar com um software pensado especialmente para esse segmento, uma vez que vai otimizar o trabalho da equipe e garantir que todas as demandas sejam concluídas sem equívocos.

Para que serve a chave de acesso da NFe?

É importante, ainda, termos o conhecimento do porquê a chave de acesso da NFe ser gerada. Esse código vai contribuir para que qualquer pessoa, seja da sua empresa, seja do governo, possa fazer uma consulta em tempo ágil dos documentos emitidos digitalmente.

Apenas pela numeração, há a possibilidade de conferir algumas informações da nota, além de ter a oportunidade também de acessar o arquivo XML. Quando buscamos entender sobre a real aplicação da chave de acesso, podemos especificar alguns pontos:

• a segurança proporcionada por essa emissão, uma vez que garante de forma mais facilitada o controle de todas as emissões feitas;
• a oportunidade de se fazer uma consulta de NFe sem que haja a necessidade de passar por etapas de verificação;
• a otimização do trabalho de quem opera diretamente com notas fiscais e com a fiscalização desse tipo de documento.

Para isso, qualquer pessoa que trabalha com esse segmento tem a possibilidade de fazer a consulta da NFe por meio do Portal da Nota Fiscal Eletrônica, além de buscar nos sistemas de gestão que contam com a funcionalidade de pesquisa.

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Como é formada a chave de acesso da NFe?

Existem alguns elementos que contribuem para que a chave de acesso da NFe seja formada. Ao longo do material, mencionamos que essa chave é uma sequência de 44 números. Esses números não são aleatórios. Há características que servem como base para que esse código seja gerado.

Nesse sentido, a formação da chave de acesso ocorre da seguinte forma, sequencialmente:

• estado onde a nota é emitida com 2 dígitos;
• o ano e o mês em que foi a emitida a nota fiscal, com 4 dígitos;
• CNPJ da empresa que realizou a emissão da nota fiscal, com 14 dígitos;
• modelo da nota fiscal eletrônica, com 2 dígitos;
• série da nota fiscal eletrônica, com 3 dígitos;
• tipo de emissão do documento fiscal, com 1 dígito;
• código numérico da chave de acesso, com 8 dígitos;
• dígito verificador dessa chave, com 1 dígito.

Como abordamos, cada estado conta com um código pré-estabelecido:

• 11 — Rondônia;
• 12 — Acre;
• 13 — Amazonas;
• 14 — Roraima;
• 15 — Pará;
• 16 — Amapá;
• 17 — Tocantins;
• 21 — Maranhão;
• 22 — Piauí;
• 23 — Ceará;
• 24 — Rio Grande do Norte;
• 25 — Paraíba;
• 26 — Pernambuco;
• 27 — Alagoas;
• 28 — Sergipe;
• 29 — Bahia;
• 31 — Minas Gerais;
• 32 — Espírito Santo;
• 33 — Rio de Janeiro;
• 35 — São Paulo;
• 41 — Paraná;
• 42 — Santa Catarina;
• 43 — Rio Grande do Sul;
• 50 — Mato Grosso do Sul;
• 51 — Mato Grosso;
• 52 — Goiás;
• 53 — Distrito Federal.

Como encontrar a chave de acesso da NFe?

Outro tópico que desperta muitas dúvidas a respeito da chave de acesso da NFe diz respeito aos pontos necessários para que possa encontrá-la. Vale destacar que vai depender da origem. A localização pode ser feita, por exemplo, a partir do site da SEFAZ do estado no qual a nota fiscal foi emitida. Você pode inserir o número da nota fiscal e encontrar a chave de acesso. Nesse canal, também é possível identificar a nota caso você já tenha essa chave.

É possível, ainda, que a chave de acesso possa ser consultada por meio da própria solicitação ao fornecedor. Aqui, vale ressaltar que qualquer empresa que realize uma emissão de nota fiscal é obrigada a disponibilizar a chave de acesso sempre que solicitada.

Por fim, ressaltamos que há a oportunidade de conferir a chave por meio do SPED Fiscal. Trata-se de um sistema que pode ser acessado por qualquer pessoa, que contribui para a escrita e o armazenamento dos documentos fiscais.

Vale lembrar que contar com uma ferramenta própria para o segmento de transportadora também deve ser uma alternativa a ser considerada, uma vez que vai facilitar não apenas a identificação de notas fiscais, como todo o trabalho por parte de sua equipe.

O nsdocs e a Consulta Garantida

Ao realizar a consulta da NFe através do portal da SEFAZ, você precisa realizar a validação do captcha. Além disso, você precisa ser um dos envolvidos da NFe para ter acesso a todas as informações da nota, depois de validar com o certificado digital. Mas o que acontece se você não for informado na NFe? Ou se tiver várias NFes para consultar?

Para resolver estes problemas, o nsdocs tem a Consulta Garantida, que permite que consultar as NFes através da chave de acesso de maneira simples e prática.

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