Compliance Fiscal e Tributário: como garantir segurança jurídica e evitar riscos

Hoje em dia, muito se fala em compliance fiscal e tributário, isso porque as diretrizes da conformidade ultrapassaram os limites da prestação de contas ao governo, para se tornarem parte da cultura organizacional das empresas.

E é sobre compliance tributário e fiscal que vamos falar neste texto, desde conceitos básicos até um guia para implementação de rotinas nas empresas, acompanhe a leitura.

O que é compliance?

Antes de adentrar nas áreas específicas, é importante explorarmos os conceitos do compliance, pois ele serve como base para definir as diretrizes de áreas específicas.

O compliance tem base em regras e legislações governamentais estabelecidas como padrão para que as organizações criem suas próprias regras e parâmetros internos para ajudar no cumprimento das Leis.

Sendo assim, podemos dizer que o compliance dentro das organizações é um conjunto de práticas e procedimentos adotados por uma empresa para garantir que suas atividades estejam em conformidade com as leis, regulamentos, normas internas e padrões éticos aplicáveis.

O objetivo do compliance é prevenir, detectar e corrigir quaisquer desvios ou irregularidades que possam ocorrer no ambiente empresarial.

O que é Compliance Fiscal?

O concito de compliance fiscal é muito parecido com o de compliance em si, uma vez que consiste no uso de práticas e procedimentos por uma empresa para garantir que suas atividades estejam em conformidade com as leis, regulamentos e normas aplicáveis fiscalmente. A diferença está no foco, uma vez que a conformidade é orientada para a parte fiscal dos negócios.

Em outras palavras, podemos dizer que objetivo do compliance fiscal é assegurar que a empresa cumpra todas as suas obrigações fiscais de forma correta e dentro dos prazos estabelecidos, evitando penalidades, multas e outros problemas legais.

O que é Compliance Tributário?

O compliance tributário por sua vez, pode ser definido como uma área do compliance fiscal, uma vez que está principalmente focado na conformidade com as obrigações tributárias, ou seja, com os impostos devidos pela empresa.

Quais são as diferenças entre Compliance Tributário e Fiscal?

Em um primeiro contato, o conceito de compliance fiscal e tributário pode parecer quase a mesma coisa, mas eles possuem diferenças.

O compliance fiscal tem uma abrangência mais ampla, incluindo todas as obrigações fiscais da empresa, não se limitando apenas aos tributos.

Esta abrangência maior, engloba também o cumprimento de obrigações acessórias, como escrituração de livros fiscais, envio de declarações fiscais e escriturações fiscais (SPED Fiscal, EFD-Contribuições, etc.), emissão e controle de documentos fiscais.

A responsabilidade do compliance fiscal se estende a manutenção de um relacionamento adequado com os órgãos fiscais e a resposta a fiscalizações e auditorias.

Já o compliance tributário se concentra especificamente nos tributos e suas apurações para garantir que os impostos sejam calculados, apurados e pagos corretamente. Podemos dizer que ela está mais voltada para o planejamento tributário e aproveitamento de benefícios fiscais para melhoria contínua da organização.

Qual é a importância do compliance tributário e fiscal?

Sabemos que infelizmente, o Brasil é um dos países com maior carga tributária no mundo. Estima-se que cerca de 30% do PIB (Produto Interno Bruto) seja destinado ao pagamento de tributos.

Em contrapartida, temos ainda a corrupção, que acaba saindo caro para o governo e para as empresas do Brasil. Em 2023, o Brasil obteve 36 pontos no Índice de Percepção de Corrupção, uma queda de 2 pontos em comparação com o ano anterior. Isso resultou em uma classificação de 104ª posição no ranking mundial, de acordo com a Transparência Internacional.

O índice avalia 180 países e territórios, atribuindo notas em uma escala entre 0 e 100. Quanto maior a nota, maior é a percepção de integridade do país. Infelizmente, essa posição reflete a preocupante situação da corrupção no Brasil.

Neste interim, tanto a compliace fiscal como a tributária, aparecem como uma luz no fim do túnel para que empresas brasileiras sejam bem vistas por investidores, seja no próprio país ou internacionalmente. Ter processos bem estabelecidos para estar em conformidade com as normas fiscais é uma ótima oportunidade da empresa demonstrar credibilidade e seriedade.

Os benefícios financeiros também são vantajosos, uma vez que a compliance fiscal exige um bom planejamento tributário que permite que a organização economize recursos de forma licita.

Como aplicar o compliance fiscal e tributário em 5 passos?

Para implantar um programa de compliance fiscal e tributário na empresa, é essencial seguir um processo estruturado que pode ser dividido em cinco etapas principais: Mapear, Planejar, Comunicar, Treinar e Manter.

Mapear

Primeiramente, no mapeamento, é muito importante identificar todas as obrigações fiscais e tributárias da empresa em âmbito federal, estadual e municipal. Além disso, é necessário mapear os processos atuais de apuração, pagamento e cumprimento de obrigações acessórias, bem como realizar uma análise de riscos para identificar pontos críticos que precisam de maior atenção. Catalogar todos os documentos fiscais e tributários relevantes também faz parte desta fase inicial.

Planejar

Em seguida, passamos para a etapa de planejamento, onde se desenvolve um plano de ação detalhado. Nesta fase, são definidas metas claras e objetivos para o programa de compliance fiscal e tributário. É vital criar políticas internas e procedimentos detalhados para garantir o cumprimento das obrigações fiscais e tributárias. O planejamento tributário também é uma parte importante desta fase, pois permite desenvolver estratégias para otimizar a carga tributária de forma legal e eficiente. Além disso, é necessário alocar os recursos necessários, como tecnologia, pessoal e orçamento, para a implementação do programa.

Comunicar

A etapa seguinte é a comunicação. É fundamental garantir que todos na empresa estejam cientes das novas políticas e procedimentos de compliance fiscal e tributário. Para isso, desenvolve-se um plano de comunicação que utiliza canais internos, como e-mails, intranet, reuniões e murais, para divulgar as novas políticas e procedimentos a todos os funcionários. O engajamento da alta direção é crucial, assim como a criação de canais para receber feedback e sugestões dos funcionários sobre o programa de compliance.

Treinar

Na etapa de treinamento, o foco é capacitar os funcionários para que compreendam e sigam as novas políticas e procedimentos. Desenvolvem-se programas de treinamento específicos para diferentes áreas e níveis hierárquicos da empresa, além de workshops e seminários para aprofundar o conhecimento sobre compliance fiscal e tributário. A criação e distribuição de materiais educativos, como manuais, guias e vídeos explicativos, são essenciais, e é importante estabelecer um programa contínuo de treinamento e atualização.

Manter

Por fim, a etapa de manutenção assegura a continuidade e a eficácia do programa de compliance fiscal e tributário. Implementa-se um sistema de monitoramento contínuo para garantir que as políticas e procedimentos estejam sendo seguidos, além de realizar auditorias internas periódicas para verificar a conformidade com as obrigações fiscais e tributárias. As políticas e procedimentos devem ser revisados e atualizados regularmente para refletir mudanças na legislação e nas práticas de mercado. Gerar relatórios regulares para a alta direção, implementar ações corretivas imediatas para resolver quaisquer não conformidades identificadas e promover continuamente uma cultura de compliance dentro da empresa são ações essenciais para a manutenção do programa.

Ferramentas tecnológicas para auxiliar no compliance tributário e fiscal

Uma das melhores coisas do mundo de hoje é a tecnologia. Com ela podemos alcançar objetivos que antes nem almejávamos. E no compliance tributário e fiscal não é diferente, podemos usufruir de ferramentas modernas para automatizar e agilizar os processos e diminuir erros.

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Com o nsdocs, todas as notas fiscais emitidas contra o seu CNPJ são importadas de forma automática para o sistema, o que evita que documentos fiquem extraviados ou que sejam emitidos de forma irregular.

Ao ter todos os documentos como NFes, CTes e MDFes reunidos em um lugar só, fica muito mais fácil gerir a empresa e prestar contas.

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