Guia rápido sobre a NFe de contingência

Basicamente, a obrigação de emitir nota fiscal é comum para a maioria das empresas.  

Sendo assim, com a transição para o formato eletrônico, a emissão tornou-se mais fácil e eficiente. No entanto, contratempos, como falhas no sistema de processamento do documento, podem interferir na emissão. Diante dessas circunstâncias, surge a necessidade da NFe em contingência.

Para esclarecer dúvidas sobre procedimentos, comunicação ao fisco e impactos contábeis, a consulta à legislação vigente é essencial. Continue a leitura para uma compreensão mais aprofundada sobre NFe de contingência. 

O que é NFe de contingência? 

A Nota Fiscal Eletrônica, NFe de contingência, é uma modalidade especial de emissão de NF-e adotada em situações excepcionais, quando há impedimentos ou falhas no ambiente normal de transmissão de dados.  

Em outras palavras, ela é utilizada quando o sistema habitual de emissão e transmissão de notas fiscais eletrônicas enfrenta problemas técnicos ou situações que impossibilitam a emissão normal. 

Existem diversos tipos de contingência, cada um com suas particularidades, como Contingência SCAN, Contingência SVC-RS, entre outras, conforme previsto na legislação. 

Essa prática visa garantir a continuidade das operações comerciais, permitindo que as empresas cumpram suas obrigações fiscais mesmo diante de contratempos tecnológicos. 

É importante ressaltar que a NFe de contingência é reconhecida pelos órgãos fiscais e tem validade legal.  

Contudo, é fundamental entender os procedimentos específicos de cada tipo de contingência e garantir que a empresa esteja em conformidade com as normas fiscais vigentes. 

Quais são as situações que justificam o uso da NFe de contingência? 

A Nota Fiscal Eletrônica de contingência é justificada em diversas situações que podem impedir a emissão normal do documento. Algumas delas incluem: 

• Falhas no ambiente online:

Problemas técnicos, como instabilidades na conexão à internet, falhas no servidor ou indisponibilidade do sistema de emissão online, podem impedir a transmissão normal da NFe. 

• Indisponibilidade do sistema da Sefaz:

A Sefaz realiza manutenções programadas ou pode enfrentar instabilidades não previstas, impossibilitando a validação e autorização das notas fiscais eletrônicas. 

• Dificuldades na conexão com a Sefaz:

Questões como problemas na infraestrutura de rede, bloqueios de firewall ou erros de configuração podem resultar em dificuldades na comunicação direta entre o emissor da NFe e o sistema da Sefaz. 

• Problemas com o certificado digital:

A utilização do certificado digital é essencial para a assinatura digital da NFe. Problemas como expiração, perda ou corrupção do certificado podem impedir a emissão regular. 

• Instabilidade no ambiente tecnológico:

Variações inesperadas no ambiente tecnológico, como picos de carga, podem levar a instabilidades nos sistemas, impactando a emissão e transmissão normal das notas fiscais. 

Em síntese, o entendimento dessas situações e a preparação para lidar com elas são cruciais para garantir a continuidade das operações e o cumprimento das obrigações fiscais da empresa.  

Cada tipo de contingência pode demandar procedimentos específicos, e a conformidade com a legislação vigente é essencial. 

Quais são os tipos de NFe de contingência? 

De acordo com o Manual da Contingência, disponível no Portal da Nota Fiscal Eletrônica, existem três modalidades de contingência:  

Formulário de Segurança (Papel Moeda), Declaração Prévia de Emissão em Contingência (DPEC) e Sistemas de Contingência do Ambiente Nacional (SCAN). 

No caso do Formulário de Segurança (FS-DA), a emissão do DANFe nesse formato é apropriada quando o ambiente do contribuinte não possui conexão com a Sefaz Origem ou com outras opções de contingência (DPEC e SCAN), geralmente devido a problemas no link de internet ou à indisponibilidade simultânea do SCAN e do DPEC na Sefaz Origem.  

Essa modalidade exige papel específico, o FS-DA, com características de segurança semelhantes às do papel moeda. 

O SCAN representa um ambiente alternativo à Sefaz Origem, assemelhando-se à sua estrutura de webservices.  

Criado para oferecer suporte às autorizações da NFe durante a indisponibilidade programada da Sefaz Origem (manutenções) ou quando solicitado pela própria Sefaz, o SCAN permite a autorização da NFe por uma Sefaz diferente da origem do emissor. Uma vez autorizada nesse ambiente alternativo, a NF-e possui validade fiscal, não sendo necessário reenviá-la à Sefaz de origem. 

Quanto ao DPEC, trata-se de outro ambiente online que oferece suporte à nota fiscal em contingência.  

Embora não autorize a NF-e, o DPEC declara a necessidade de emissão em modo de contingência e envia dados resumidos sobre a operação. A empresa contribuinte pode optar por essa modalidade sempre que não houver conectividade com a Sefaz Origem. 

A escolha entre as modalidades de contingência fica a critério da empresa contribuinte, que pode decidir emitir notas fiscais em contingência quando identifica problemas de conexão, proporcionando flexibilidade diante de situações adversas até que a normalização seja alcançada. 

Como evitar problemas e erros na emissão de NFe de contingência? 

Evitar problemas e erros na emissão de NFe de contingência é essencial para manter a conformidade fiscal e a eficiência operacional.  

Aqui estão algumas práticas recomendadas: 

• Manutenção preventiva de equipamentos:

Certifique-se de que os equipamentos utilizados na emissão de NFes, como impressoras fiscais e computadores, estejam em bom estado de funcionamento. Para isso, realize manutenções preventivas regularmente. 

• Verificação antecipada de certificados digitais:

Garanta que os certificados digitais necessários para a assinatura das NFes estejam válidos e atualizados. Sendo assim, antecipe a renovação para evitar problemas de expiração. 

• Conectividade com a Sefaz:

Mantenha uma conexão estável com a Sefaz. Para isso, certifique-se de que a infraestrutura de rede da empresa esteja adequada para evitar quedas de conexão. 

• Backup e armazenamento adequado:

Faça backups regulares das informações relacionadas às NFes emitidas em contingência. Pra isso, armazene esses backups de forma segura para garantir a integridade dos dados.  

• Monitoramento de ambientes online alternativos:

Em casos de contingência, como o uso do SCAN, esteja atento à disponibilidade desses ambientes alternativos. Com isso, monitore ativamente para garantir que estão operacionais quando necessário. 

• Treinamento da equipe:

Capacite a equipe responsável pela emissão de NFes em contingência. Certifique-se de que compreendem os procedimentos adequados e estejam familiarizados com as particularidades de cada tipo de contingência. 

• Atualização de software:

Mantenha os sistemas de emissão de NFes e softwares relacionados sempre atualizados. Atualizações frequentes podem incluir melhorias de segurança e correções de bugs. 

• Faça testes regulares:

Realize testes regulares dos processos de emissão em contingência. Simule situações de contingência para garantir que a equipe esteja preparada e que os procedimentos estejam funcionando corretamente. 

• Auditoria interna:

Implemente práticas de auditoria interna para revisar regularmente os processos de emissão de NFes. Identifique possíveis pontos de melhoria e corrija eventuais erros. 

Ao adotar essas práticas, as empresas podem reduzir significativamente os riscos de problemas e erros na emissão de NFe de contingência, garantindo um fluxo de trabalho mais eficiente e em conformidade com as normas fiscais. 

Como emitir uma NFe em Contingência? 

Cada ferramenta possui suas recomendações e peculiaridades em termos de comandos e estrutura, mas, em relação às etapas, seguem passos bastante semelhantes para concluir o processo de emissão, após a identificação de uma falha na emissão regular: 

• Gerar um novo arquivo XML, preenchendo o campo “tpEmis” de acordo com o tipo de emissão em contingência escolhido – consulte o manual para os códigos correspondentes a cada operação. 
• Registrar o motivo da entrada em contingência, registrando a data e a hora, incluindo minutos e segundos, do início do procedimento. 
• Fazer a assinatura do arquivo com o certificado digital e transmiti-lo para a autoridade competente, nos casos de utilização do EPEC ou SVC. 
• Imprimir o DANF-e em papel comum, identificando claramente a situação de contingência – em duas vias, se estiver utilizando o FS-DA. 
• Guardar a Chave de Acesso da NF-e, o DANF-e e demais dados do documento para futura regularização e esclarecimentos, se necessário. 
• Fazer a transmissão da NF-e à SEFAZ de origem assim que os problemas técnicos forem resolvidos. 

Ademais, existe o Manual de Contingência – NFC-e, que fornece orientações específicas para esse tipo de nota.  

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