O que é Conformidade Fiscal e como aplicar em sua empresa

Hoje em dia muito se fala em conformidade fiscal, ou compliance fiscal. Embora este conceito esteja repaginado com um novo nome, a prática da conformidade fiscal não é novidade para as empresas que sempre precisaram cumprir com obrigações fiscais e tributárias.

O novo nome vem devido a mudança nas práticas adotadas nas empresas, onde a empresa precisa adotar rotinas de fiscalização e verificação interna para evitar problemas como multas.

Preparamos este texto para você ficar por dentro do assunto, desde conceitos básicos até dicas práticas para implantar em sua empresa.

O que é conformidade fiscal?

A conformidade fiscal, também chamada de compliance fiscal, refere-se ao cumprimento das obrigações tributárias estabelecidas por leis e regulamentos fiscais de um determinado país ou região. Isso inclui a correta apuração, declaração e pagamento de tributos, além da manutenção de registros contábeis e fiscais de acordo com as exigências legais.

O que são obrigações acessórias e quais precisam ser entregues?

Obrigações acessórias são deveres administrativos que os contribuintes devem cumprir além do pagamento dos tributos (obrigações principais).

Essas obrigações incluem a entrega de documentos, declarações e informações às autoridades fiscais, bem como a manutenção de registros detalhados e atualizados.

O objetivo das obrigações acessórias é permitir que os órgãos fiscalizadores tenham acesso a informações precisas para verificar o cumprimento das obrigações tributárias principais.

Processo que atualmente ocorre de forma automática através do cruzamento de dados da Receita Federal com outros órgãos governamentais.

• SPED (Sistema Público de Escrituração Digital): inclui diversas declarações, como SPED Contábil, SPED Fiscal e SPED Contribuições.
• DCTF (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais): declaração mensal que informa os tributos apurados e pagos.
• DIRF (Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte): declaração anual que informa os valores de imposto de renda retidos na fonte.
• Notas Fiscais: emissão de notas fiscais eletrônicas (NF-e) para documentar operações de venda de produtos e serviços.
• Livros Fiscais: manutenção de livros fiscais, como o Livro de Registro de Entradas, Livro de Registro de Saídas, e Livro de Apuração do ICMS.
• eSocial: envio de informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais relativas aos empregados por meio do eSocial.
• GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social): declaração mensal que informa os valores de FGTS e contribuições previdenciárias.
• RAIS (Relação Anual de Informações Sociais): declaração anual que informa dados sobre empregados e vínculos empregatícios.
• ECD (Escrituração Contábil Digital): substituição da escrituração contábil em papel pela digital, integrando ao SPED Contábil.

Quais as consequências da falta de conformidade?

As duas principais consequências são as multas e a impossibilidade de continuar o negócio. Todas as empresas entendem que é muito mais caro pagar multas do que pagar impostos.

Além disso, quando uma empresa comete irregularidades fiscais, sua imagem fica comprometida, afinal, ninguém deseja realizar negócios com uma empresa que é alvo de corrupção.

Outro fator é que a falta de cumprir obrigações fiscais leva a impossibilidade da empresa continuar com suas operações, uma vez que a IE (Inscrição Estadual) e o CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica) acabam ficando em situação irregular.

Quais benefícios do compliance fiscal na sua empresa?

Confira abaixo os principais benefícios da confirmidade fiscal:

• Reduzir custos com tributos de forma licita;
• Melhorar a credibilidade e confiança de clientes, fornecedores, investidores, funcionários e autoridades;
• Estabelecer e melhorar a governança corporativa na empresa e aumentar a transparência das operações.

Diferenças entre Compliance Fiscal e Tributário

A conformidade fiscal e a conformidade tributária são termos frequentemente usados de forma intercambiável, mas possuem nuances distintas. Ambos se referem ao cumprimento das obrigações legais relacionadas a impostos, mas abordam aspectos diferentes do sistema tributário.

A conformidade fiscal é um termo mais amplo que abrange todas as obrigações fiscais de uma empresa, incluindo:

• Pagamento correto e dentro do prazo dos tributos devidos, como impostos, contribuições e taxas;
• Emissão e registro de notas fiscais, recibos e outros documentos que comprovem operações econômicas;
• Envio de declarações obrigatórias, como SPED, DCTF, DIRF, entre outras;
• Manter registros detalhados e atualizados das transações financeiras e fiscais;
• Seguir todas as normas e regulamentações fiscais estabelecidas pelo governo.

A conformidade tributária, por outro lado, foca especificamente no cumprimento das obrigações tributárias, que incluem:

• Calcular corretamente os impostos devidos e garantir seu pagamento nos prazos estabelecidos;
• Envio de declarações relacionadas diretamente aos tributos, como IRPJ (Imposto de Renda Pessoa Jurídica), ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços), ISS (Imposto Sobre Serviços), entre outros;
• Controle de créditos fiscais, como PIS/COFINS, e débitos tributários, garantindo que sejam devidamente contabilizados e utilizados.

Em resumo, a conformidade fiscal tem um escopo mais amplo e inclui todas as obrigações fiscais de uma empresa, enquanto a conformidade tributária é mais específica e se concentra no cumprimento das obrigações relacionadas aos tributos.

Ambas são cruciais para a saúde financeira e legal de uma empresa.

Quais os principais desafios para aplicação do compliance fiscal e tributário?

Complexibilidade da legislação tributária

Podemos elencar como primeiro desafio para o compliance fiscal a complexibilidade das leis tributárias no país. Existem normas de âmbito federal, estadual e municipal e as empresas precisam estar adequadas a cada uma delas.

Sendo assim, se faz necessário contar com profissionais competentes que possuam conhecimento e experiência para lidar com as diferentes nuances legislativas e procurar encontrar o que faz mais sentido e se encaixa na situação da empresa, como contadores e advogados tributários.

Como aplicar o compliance fiscal em sua empresa?

Apesar do processo de implantação da conformidade fiscal poder variar de empresa para empresa, juntamos os passos que são fundamentais para organizar o processo de compliance em qualquer organização.

Defina os responsáveis pela conformidade fiscal na empresa

Tudo começa pela definição dos responsáveis por implantar e manter o processo de compliance fiscal na empresa.

É claro que serão necessárias pessoas com conhecimento em contabilidade, impostos e fiscal. Mas também é importante contar com uma equipe interdisciplinar, com pessoas de diversas áreas para garantir que o processo de fiscalização interna tenha uma abordagem holística dentro da empresa.

Analise o estado atual da empresa

O segundo passo é avaliar como a empresa se encontra no momento. Está é a hora de passar um pente fino nas operações da empresa, incluindo finanças, recursos humanos, contabilidade e até mesmo atividades de cunho operacional como a emissão de documentos fiscais.

A partir daí, será possível saber qual é o nível de adequação da empresa as práticas aceitas de compliance fiscal, se ela já vem cumprindo requisitos necessários e o que precisa evoluir na organização.

Estabeleça politicas e processos

A partir do passo anterior, é possível definir politicas e processos que devem ser aplicados nas empresas para garantir a conformidade fiscal.

Algumas leis, como a Lei Anticorrupção, estabelecem diretrizes sobre como as empresas devem se comportar ao estabelecer politicas para evitar a corrupção, como o desvio de dinheiro dentro das organizações.

Assim sendo, as politicas de compliance fiscal também devem se basear em legislações tributárias para estabelecerem regras de conduta para funcionários e envolvidos nas organizações.

Além disso, estabelecer os procedimentos que devem ser seguidos, ajuda a evitar erros, uma vez que todos sabem o que é o correto a ser seguido e como as coisas devem ser feitas dentro da instituição.

Treine os funcionários

Não basta apenas criar uma politica de compliance fiscal e definir os procedimentos que precisam ser seguidos por todos.

É necessário divulgar esta politica e fazer com que todos os funcionários e envolvidos da organização tomem conhecimento das práticas e procedimentos que precisam ser adotados para cumprimento das regras e diretrizes.

Para isso, é necessário a realização de treinamentos para repassar a politica e é claro, revisar periodicamente as instruções para que elas estejam sempre frescas na mente de todos.

Aplique a cultura da conformidade fiscal

Embora a politica e treinamentos sejam imprescindíveis para estabelecer a conformidade fiscal na organização, isso nem sempre será o suficiente. É necessário que as práticas corretas e condutas adequadas façam parte da cultura organizacional.

Para que isso seja possível, a conduta adequada deve partir principalmente da alta gestão e dos diretores.

As empresas e até mesmo departamentos, sempre refletem seus líderes, ou seja, a diretoria deve estar extremamente engajada na compliance fiscal para que estes comportamentos sejam repassados para toda a organização.

Auditorias internas e aprimoramento constante

Felizmente, a tanto as normas da politica como os procedimentos adotados não precisam ser escritos em pedra. Sempre há algo que pode ser ajustado e melhorado para que a conformidade fiscal seja seguida.

Uma forma de identificar possíveis pontos de melhoria é avaliar os processos através de auditorias internas que podem ser realizadas de forma periódica para poder atingir objetivos comuns para a organização no que se trata de compliance fiscal.

Soluções para manter a conformidade do seu negócio em dia

Diante de tantos pontos que precisam ser observados para cumprimento da legislação tributária como obrigações acessórias, documentos fiscais e até mesmo manutenção do planejamento tributário, nada melhor do que contar com a tecnologia para ajudar.

Neste âmbito, uma ferramenta que pode auxiliar no gerenciamento de documentos fiscais é o nsdocs. Com ele a gestão tributária fica mais fácil devido a automação de procedimentos como recebimento, gerenciamento e distribuição de notas fiscais.

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