A NF-e é um dos documentos fiscais mais importantes do Brasil, pois registra toda a circulação de mercadorias entre empresas e os impostos que são arrecadados devido a estes dados.
Entretanto, é comum ocorrerem erros no momento de emissão da nota fiscal, sendo necessário realizar o cancelamento ou usar outros meios para corrigir as informações incorretas.
E ainda, existem procedimentos e regras que precisam ser observadas para possibilitar cancelar a nota fiscal. Pensando nisso, montamos este conteúdo, com tudo que você precisa saber sobre o processo de cancelamento, bem como o que fazer quando não for mais possível cancelar nota fiscal.
Vamos começar do básico. A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é um documento fiscal obrigatório que é emitido sempre quando há movimentação de mercadorias, principalmente entre empresas.
Esta emissão é realizada através de sistemas emissores que ajudam a realizar a assinatura digital e envio para a SEFAZ (Secretaria da Fazenda).
Confira abaixo os erros que levam a necessidade de cancelar a NF-e:
Uma das causas mais comuns de cancelamento da NF-e é preencher incorretamente as informações de Remetente/Destinatário, mercadorias e outros dados que não podem ser alteradas por carta de correção.
Outro problema que também torna necessário o cancelamento da NF-e é errar os valores, seja de um ou mais produtos ou do valor total do documento fiscal.
Quando o valor informado for abaixo do correto, é possível emitir uma NF-e de complemento de valores. Entretanto, é recomendável utilizar esta opção quando não for mais possível cancelar a NF-e.
Pode ser que os valores da NF-e estejam corretos, mas se o cálculo dos impostos e consequentemente, o valor deles estiver incorreto, é necessário realizar o cancelamento da nota fiscal.
Informações de impostos incorretas podem causar multas, ou fazer com que a empresa arrecade mais tributos do que o necessário, gerando despesas desnecessárias.
Assim como no caso de valores incorretos, se os tributos informados forem menores que o correto, é possível emitir uma NF-e de complemento de valore para corrigir as informações.
No ramo empresarial, de comercio de bens e mercadorias é comum haver a desistência de uma das partes por diversos motivos.
Se a venda da mercadoria for destinada a pessoa física, segundo o Código de Defesa do Consumidor, o mesmo tem até 7 dias depois do recebimento do produto para desistir da compra.
Se a desistência ocorrer dentro do prazo de cancelamento da NF-e, é melhor que a mesma seja de fato cancelada. Outra opção é emitir uma NF-e de devolução, falaremos mais sobre a diferença entre ambas mais adiante.
No brasil, existem diversos modelos e formas de emitir uma NF-e, cada uma usada para determinado tipo de operação, e é comum que as pessoas confundam o tipo. Confira um resumo dos principais modelos a seguir:
Para realizar o cancelamento da nota fiscal eletrônica, siga os passos abaixo:
Para que seja possível cancelar notas fiscais, devem ser atendidos alguns pré-requisitos, veja:
Conforme mencionado anteriormente, o prazo para cancelamento de nota fiscal eletrônica de 7 dias corridos (168 horas) ou 24 horas quando a NF-e estiver vinculada a um CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico) ou MDF-e (Manifesto de documentos fiscais Eletrônicos).
Se a NF-e estiver vinculada a um CT-e ou MDF-e, o prazo de cancelamento da nota fiscal caí para 24 horas, assim sendo, será necessário primeiramente cancelar os documentos aos quais a NF-e está vinculada.
Sendo assim, ao identificar um erro de emissão de notas fiscais, realize o cancelamento do MDF-e se for você o próprio transportador da mercadoria.
Se não for a sua empresa a responsável pelo transporte, entre em contato com a transportadora e solicite o cancelamento do CT-e e do MDF-e o mais rápido possível.
A Carta de Correção Eletrônica (CC-e) para Nota Fiscal Eletrônica pode ser emitida quando for necessário ajustar informações básicas da NF-e.
Para se ter uma ideia, a carta de correção para NF-e é apenas um texto descritivo, onde o emissor explica quais informações devem ser alteradas, como por exemplo:
É importante destacar que após emitir a carta de correção, não é possível cancelar a NF-e, assim sendo, é melhor utilizar este recurso apenas quando não for mais possível realizar o cancelamento da nota fiscal.
Existem outras formas que podem ser utilizadas quando o prazo de cancelamento da NF-e não pode mais ser cancelada. Nós já falamos de algumas aqui, como a Carta de Correção e a NF-e de complemento de valores.
Há ainda a opção do cancelamento extemporâneo, embora seja um pouco mais complicado, ele pode ser utilizado para evitar a arrecadação indevida de impostos.
Para realizar este procedimento, é necessário que o contador da empresa, ou então o responsável realize um pedido diretamente na SEFAZ do estado para que a mesma libere o cancelamento.
Será necessário realizar o pagamento de uma taxa, por isso é interessante verificar se vale mesmo a pena financeiramente, ou o valor arrecadado pelo imposto é mais em conta que a taxa.
Outra questão que deve ser observada, é que além dos prazos, valem as mesmas regras do cancelamento normal, ou seja, a NF-e não pode estar vinculada a um CT-e ou MDF-e em aberto, estes também precisam ser cancelados.
Entretanto, se o MDF-e tiver um evento de circulação registrado, ou já estiver encerrado, não háverá forma de realizar o cancelamento extemporâneo.
Existem 3 termos que costumam confundir os usuários, cancelamento, devolução e retorno, abaixo explicamos cada uma em mais detalhes:
Siga nossas dicas para evitar erros de emissão:
Para que você consiga evitar erros nas emissões de nota fiscal, é necessário contar com o apoio de bons profissionais, principalmente, encontrar um bom contador.
Hoje o trabalho da contabilidade vai muito além de gerar as declarações contábeis e emitir guias para pagamento, e está muito mais relacionada a devida orientação dos clientes.
Buscar um bom contador irá te auxiliar não apenas a evitar erros mas também a pagar menos impostos de forma lícita, uma vez que ele irá te orientar a respeito de qual regime tributário e benefícios fiscais a sua empresa pode usufruir.
Uma das coisas mais importantes na emissão de nota fiscal é conferir as informações. Isso deve ser feito logo após a emissão, no momento do carregamento e envio e também na entrega das mercadorias.
Parece trabalhoso, mas estas rotinas garantem que a empresa tenha prejuízos por não poder cancelar suas notas.
Uma outra maneira de diminuir os erros nas emissões de notas fiscais e gerenciar melhor seus documentos fiscais. Para isso, nada melhor do que possuir um sistema especializado para isso, como o nsdocs. Com ele, você consegue receber notificações quando um documento fiscal for cancelado ou quando houver algum evento relacionado aos seus documentos.
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