Como emitir Nota Fiscal de Saída e quando ela deve ser usada

A nota fiscal de saída é um documento fiscal importante principalmente para as empresas que trabalham com vendas. É necessário estar por dentro das regras e particularidades da emissão deste tipo de NFe.

Por isso, preparamos este texto com tudo que você precisa saber sobre Nota Fiscal de Saída, acompanhe.

O que é uma nota fiscal de saída?

A nota fiscal de saída é um tipo de Nota Fiscal Eletrônica (NFe) que é utilizada para registrar as saídas de mercadorias das empresas. Este tipo de nota geralmente é emitido em casos de vendas.

Algum tempo atrás, não existiam notas fiscais eletrônicas, apenas blocos de notas que eram utilizados para documentar as operações empresariais, mas isso mudou com a NF-e.

A NF-e como já sabemos, é um documento emitido digitalmente que é assinado pela empresa através do certificado digital e enviado para a SEFAZ (Secretaria da Fazenda) de forma eletrônica por meio de programas emissores.

Qual é a diferença entre nota fiscal de saída e nota fiscal de entrada?

Antes de especificarmos as notas fiscais, é necessário entender que dentro de uma empresa tudo é calculado com base em entradas e saídas de bens ou valores.

Assim sendo, quando uma empresa recebe matéria prima para produção de determinado produto, ela precisa registrar a entrada da mercadoria, algo que é feito com a nota fiscal de entrada. O mesmo ocorre quando a empresa vende um produto, precisa emitir a nota fiscal de saída para registro da operação.

A nota fiscal de saída é emitida por uma empresa quando há saída de mercadorias ou prestação de serviços, seja para outra empresa, ou para consumidor final.

Já a nota fiscal de entrada, registra a entrada de mercadorias na empresa, ela pode ser emitida por outra empresa (como uma vendedora) ou pode ser emitida pela própria empresa (como mercadorias adquiridas de pessoas não contribuintes de ICMS, ou seja, não emitentes de NF-e)

Mesmo que seja emitida por outra empresa, a nota fiscal de entrada precisa ser registrada na empresa em que de fato as mercadoria entraram. Ou seja, uma nota fiscal que é de saída em uma empresa, pode ser registrada como entrada em outra.

A nota fiscal de entrada é registrada para prestação de contas e também para fins de controle de estoque.

Quais são os tipos de notas fiscais eletrônicas?

Além da nota fiscal eletrônica propriamente dita, que registra a movimentação de mercadorias, existem também outros tipos de nota fiscal que servem para registrar outros tipos de operações. Confira abaixo os principais tipos de nota fiscal:

• NFS-e (Nota Fiscal Eletrônica de Serviços): como o próprio nome já diz, essa nota é emitida quando há prestação de serviços dentro da cidade onde a empresa é sediada. O interessante é que este tipo de nota é fiscalmente considerada como nota de saída;
• NFC-e (Nota Fiscal Eletrônica do consumidor): está também é uma nota fiscal de saída, uma vez que emitida quando o destinatário dos produtos é pessoa física ou não é contribuinte de ICMS;
• NFA-e (Nota Fiscal Avulsa): esse tipo de nota fiscal é emitida por autônomos, MEI (micro empreendedores individuais) e empresas que não são obrigadas a emitir nota fiscal, mas precisam de vez em quando;
• CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico): este não é exatamente uma nota, e sim um documento fiscal que é emitido por transportadoras para registrar operações de transporte. É interessante observar que o CT-e também registra uma operação de saída, uma vez que é um serviço prestado a outra empresa.

O que é preciso para emitir nota fiscal de saída?

Se você ainda não emitiu nenhuma nota fiscal de saída, é necessário realizar alguns cadastros e liberações para poder emitir, conforme abaixo:

Cadastro para emissão

Primeiramente é necessário se credenciar na SEFAZ (Secretária da Fazenda) como emissor de NF-e. Este cadastro é realizado com base nas informações do CNPJ da empresa e pode variar dependendo do estado do Brasil. Se tiver dúvidas, você pode entrar em contato com o contador de sua empresa para receber orientações.

Mas não confunda credenciamento para emissão da nota fiscal com Inscrição Estadual (IE). A IE serve para você se registrar como contribuinte do ICMS, que é diferente do credenciamento para emissão de documentos fiscais.

Certificado digital

Outro requisito indispensável para a emissão de nota fiscal de saída é o certificado digital. Com ele você irá conseguir assinar o documento e garantir a autenticidade das informações.

Software para emissão

O próximo passo é realizar a contratação de um sistema para emissão de notas fiscais, existem emissores gratuitos e pagos, que você pode escolher de acordo com as necessidades de sua empresa.

Como emitir nota fiscal de saída?

Siga o passo a passo abaixo para emitir nota fiscal de saída:

Lançamento das informações

Após contratar o sistema de emissão de notas fiscais, você irá preencher as informações da NF, onde são obrigatórios os seguintes dados:

• Dados do emitente: primeiramente será necessário cadastrar a sua empresa no sistema emissor, que no caso da nota fiscal de saída, será o remetente das mercadorias;
• Dados do Destinatário: na grande parte das vezes, o cliente será o destinatário, e você precisa preencher os dados dele para conseguir emitir, que são: Razão Social, CNPJ, Endereço, Número, Bairro, Estado, Cidade, CEP, e-mail, telefone, IE e se ele é contribuinte ou não;
• Informações das mercadorias: é necessário preencher a Descrição, Quantidade, Unidade de medida, Valor Unitário, NCM e EAN;
• Informações fiscais e tributárias: CFOP, CST, Origem da mercadoria, Base de cálculo e alíquota de impostos como ICMS, PIS e COFINS (você pode obter estas informações com a contabilidade);
• Dados adicionais: outras informações necessárias podem ser informadas nas observações do documento, como dados de impostos ou detalhes sobre as mercadorias.

Envio das informações

O próximo passo é confirmar a operação, neste momento, geralmente, o sistema irá apresentar o número do documento. É nesta hora também que o documento é assinado com o certificado digital da empresa e o documento é enviado para a SEFAZ.

Retorno da SEFAZ

Depois do envio da nota fiscal de saída para a Secretária da Fazenda, essa pode aceitar o documento ou recusá-lo. A recusa ocorre quando informações foram preenchidas incorretamente ou há alguma irregularidade com um dos envolvidos.

Outro motivo para haver erro no momento de gerar a nota fiscal de saída é problemas na própria SEFAZ ou no certificado digital (o modelo A3 costuma perder a conexão e causar problemas).

Por outro lado, se a nota fiscal de saída for aceita, a SEFAZ irá retornar com a mensagem de Autorizado o Uso da NF-e, e será possível imprimir ou salvar o PDF do DANFe, assim como salvar o arquivo XML.

Gostou dessas dicas? Leia também o nosso conteúdo completo sobre Nota Fiscal de entrada.