Gerenciamento eletrônico de documentos sem erros, saiba mais!

No mundo empresarial de hoje, a eficiência e a organização são essenciais para o sucesso. Uma das ferramentas mais eficazes para alcançar esses objetivos é o Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED).

Este sistema transforma a maneira como as empresas lidam com seus arquivos, substituindo os documentos em papel por arquivos digitais. Isso não apenas facilita o acesso e a gestão das informações, mas também traz uma série de benefícios que podem revolucionar a rotina de trabalho.

Desde a melhoria na organização e aumento da produtividade até a redução de custos e cumprimento de regulamentações, o gerenciamento eletrônico de documentos oferece vantagens significativas que fazem dele uma solução indispensável para empresas de todos os portes.

Neste post, vamos explorar detalhadamente o que é GED, como funciona, quando implantar, como implantar, as principais vantagens de implementar o sistema na sua organização e como ele pode transformar sua gestão documental, proporcionando um ambiente de trabalho mais ágil, seguro e sustentável.

O que é GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos)?

O Gerenciamento Eletrônico de Documentos é um sistema que permite armazenar, organizar, controlar e recuperar arquivos de digitalmente. Em vez de usar arquivos físicos, tudo é feito eletronicamente.

Este sistema de gestão de documentos pode ser aplicado em diversos setores como contabilidade, instituições de ensino, área da saúde, setor jurídico, logística entre outros.

Como funciona a Gestão Eletrônica de Documentos?

O gerenciamento eletrônico de documentos funciona em etapas descritas abaixo:

Digitalização

Documentos em papel são escaneados e convertidos em formato digital. Arquivos eletrônicos, como PDFs, XMLs e arquivos de texto, são diretamente integrados ao sistema.

Armazenamento

Os documentos digitalizados são armazenados em um banco de dados ou em um sistema de armazenamento em nuvem. Esse armazenamento é seguro e permite o acesso controlado.

Indexação

Cada documento é indexado para facilitar a busca e a organização. A indexação pode ser manual ou automatizada.

Organização

Os documentos eletrônicos são organizados em categorias ou pastas digitais. A estrutura pode ser personalizada de acordo com as necessidades da empresa ou do usuário.

Controle de acesso

O sistema define quem pode acessar, editar ou excluir cada documento. Isso garante que apenas pessoas autorizadas possam manipular informações sensíveis.

Busca e recuperação

Usuários podem localizar documentos rapidamente utilizando ferramentas de busca por palavras-chave, filtros e outros critérios definidos na indexação.

Fluxo de trabalho

O GED pode integrar-se a fluxos de trabalho, automatizando processos como aprovação de documentos, revisão e distribuição. Isso melhora a eficiência e a colaboração entre equipes.

Segurança e backup

O sistema inclui medidas de segurança como criptografia e backups regulares para proteger os arquivos contra perda, roubo ou danos.

Auditoria e conformidade

O GED registra todas as ações realizadas nos documentos (quem acessou, editou, etc.), facilitando auditorias e garantindo conformidade com regulamentos e políticas internas.

Distribuição

Documentos podem ser facilmente compartilhados e distribuídos eletronicamente, eliminando a necessidade de cópias físicas.

Em resumo, a gerenciamento eletrônico de documentos transforma a gestão em um processo eficiente, seguro e acessível, melhorando a organização e a produtividade dentro de uma empresa ou organização.

Quando minha empresa precisa de um sistema GED?

Sua empresa pode precisar de um sistema de Gestão Eletrônica de Documentos quando enfrentar algumas das seguintes situações:

• Grande volume de documentos: se sua empresa lida com uma quantidade significativa de documentos em papel ou digitais, a GED pode ajudar a organizar e gerenciar essas informações de forma eficiente;
• Dificuldade em localizar documentos: se é comum gastar muito tempo procurando documentos específicos, um sistema gerenciamento eletrônico de documentos pode agilizar essa busca com funcionalidades de indexação e pesquisa avançada;
• Necessidade de segurança e controle: se você precisa garantir que arquivos confidenciais sejam acessíveis apenas para pessoas autorizadas, a GED oferece controles de acesso e auditoria de ações;
• Conformidade regulamentar: se sua empresa precisa cumprir regulamentos específicos que exigem a manutenção e o rastreamento preciso de documentos, o gerenciamento eletrônico de documentos ajuda a garantir conformidade e facilita auditorias;
• Processos lentos e ineficientes: se os processos baseados em papel são lentos e sujeitos a erros, a GED pode automatizar fluxos de trabalho, melhorando a eficiência e a precisão;
• Risco de perda de informações: se arquivos importantes correm o risco de serem perdidos, danificados ou destruídos, a GED oferece backup digital e proteção contra perdas;
• Crescimento e expansão: se sua empresa está crescendo e você precisa de uma solução escalável para gerenciar um volume crescente de documentos, o gerenciamento eletrônico de documentos pode suportar essa expansão;
• Sustentabilidade: se você busca reduzir o uso de papel e adotar práticas mais sustentáveis, a GED contribui para um ambiente de trabalho mais ecológico.

Implementar um sistema gestão eletrônica de documentos pode transformar a maneira como sua empresa gerencia informações, aumentando a eficiência, a segurança e a produtividade.

Quais são as etapas para implantação do sistema GED?

O processo de implantação do GED pode ser descrito através das etapas abaixo:

Planejamento e avaliação de necessidades

Primeiramente, é essencial conduzir uma análise de requisitos, onde se identificam as necessidades específicas da sua empresa. Isso inclui avaliar o volume de documentos que você lida diariamente, os tipos de documentos que você gerencia e as exigências de segurança.

Em seguida, você deve definir objetivos claros para a implementação do sistema GED, como melhorar a organização, aumentar a segurança dos documentos ou garantir a conformidade com regulamentos. Após isso, escolha o software de gestão eletrônica de documentos que melhor atenda às suas necessidades, considerando suas funcionalidades, custo, suporte técnico disponível e capacidade de escalabilidade para o futuro.

Preparação dos documentos

Com o planejamento em mãos, você passa para a preparação dos documentos. Esta etapa começa com a realização de um inventário de todos os documentos que serão digitalizados e armazenados no sistema. É crucial que você classifique e indexe esses arquivos, definindo categorias que facilitarão a busca e a organização posteriormente.

Digitalização

A digitalização é a próxima etapa, onde você escaneia todos os documentos em papel usando scanners de alta qualidade. Paralelamente, você deve garantir que todos os arquivos digitais existentes estejam em formatos compatíveis com o sistema GED escolhido. Isso permite que a transição seja mais suave e eficiente.

Configuração do sistema

Após a digitalização, é hora de configurar o sistema. Isso começa com a instalação do software gestão eletrônica de documentos em servidores locais ou na nuvem, conforme as necessidades específicas da sua empresa. A configuração inicial envolve definir pastas e categorias para indexação dos documentos. É igualmente importante definir as permissões de acesso, garantindo que apenas usuários autorizados possam acessar, editar ou excluir documentos.

Importação de documentos

Com o sistema configurado, você prossegue para a importação dos documentos. Isso envolve o upload de todos os arquivos digitais existentes para o sistema gestão eletrônica de documentos. Durante este processo, é vital realizar uma verificação para garantir que todos foram importados corretamente e que a qualidade da digitalização está adequada.

Treinamento de usuários

Em seguida, o treinamento da equipe é crucial. Realize sessões de capacitação para todos os usuários do sistema, cobrindo tanto as funcionalidades básicas quanto as avançadas. Forneça documentação de uso e estabeleça canais de suporte para auxiliar os usuários na adaptação ao novo sistema.

Implementação completa

Após os ajustes, você está pronto para o lançamento do sistema GED para toda a empresa. Certifique-se de que tudo estejam integrados. Durante esta fase, monitore continuamente o uso do sistema e resolva quaisquer problemas que possam surgir, ajustando processos conforme necessário para garantir a eficiência.

Manutenção e atualizações

Finalmente, a manutenção contínua e as atualizações são essenciais para o sucesso a longo prazo do sistema gestão eletrônica de documentos. Garanta que há suporte técnico disponível para resolver problemas e realizar manutenções regulares.

Além disso, mantenha o software GED atualizado com as últimas versões e melhorias de segurança, garantindo que sua empresa continue a aproveitar os benefícios dessa tecnologia.

Seguindo estas etapas de forma organizada e detalhada, sua empresa poderá implementar um sistema GED de forma eficiente, proporcionando melhorias significativas na gestão de documentos eletrônicos e na produtividade geral.

Qual a diferença entre ECM e GED?

As diferenças entre a Gestão Eletrônica de Documentos (GED) e o Enterprise Content Management (ECM) residem principalmente no escopo e nas funcionalidades oferecidas por cada sistema. Vamos explorar essas diferenças de forma descritiva e conectada:

Gestão Eletrônica de Documentos (GED)

A Gestão Eletrônica de Documentos, conhecida como GED, é uma solução especializada focada na digitalização, armazenamento, organização e recuperação de documentos. Seu principal objetivo é substituir os arquivos em papel por arquivos digitais, facilitando assim o acesso e a gestão da documentação dentro de uma organização.

Outro aspecto importante é o controle de acesso, que define permissões específicas, garantindo que apenas usuários autorizados possam acessar determinados documentos.

Com ferramentas de busca avançada, o GED permite localizar rapidamente documentos específicos, aumentando a eficiência no gerenciamento documental.

Enterprise Content Management (ECM)

Por outro lado, o Enterprise Content Management, ou ECM, é uma solução mais abrangente que vai além da simples gestão de documentos. O ECM gerencia todo o conteúdo digital de uma empresa, incluindo documentos, e-mails, vídeos, gráficos, formulários e outros tipos de conteúdo.

Seu objetivo é oferecer uma abordagem integrada para a gestão de todo o conteúdo digital, suportando uma ampla gama de processos empresariais.

Primeiramente, o ECM abrange a captura de conteúdo de diversas fontes e formatos, além do gerenciamento detalhado, organizando e categorizando o conteúdo ao longo de seu ciclo de vida.

Em termos de armazenamento, o ECM oferece um repositório centralizado para todos os tipos de conteúdo, garantindo fácil acesso e controle. A funcionalidade de fluxo de trabalho (workflow) é um diferencial, automatizando processos empresariais relacionados ao conteúdo e melhorando a eficiência operacional.

O sistema também inclui ferramentas de colaboração, permitindo que equipes trabalhem juntas em documentos e outros conteúdos de forma integrada.

Além disso, o ECM possui controles de acesso e segurança avançados, gerenciando permissões e políticas de segurança detalhadas. Com a funcionalidade de arquivamento e retenção, o sistema ajuda a gerenciar políticas de conformidade regulatória.

Finalmente, o ECM facilita a distribuição e publicação de conteúdo em diversos canais e plataformas, assegurando que a informação esteja disponível onde e quando necessário.

Resumindo, enquanto o GED é uma solução especializada focada na digitalização e gestão de documentos, ideal para empresas que precisam organizar e acessar grandes volumes de forma eficiente, o ECM oferece uma abordagem mais ampla e integrada.

O ECM não só gerencia documentos, mas também todo o conteúdo digital da empresa, suportando diversos processos empresariais e proporcionando funcionalidades mais abrangentes.

Em suma, o GED é ideal para empresas que buscam uma solução específica para gestão documental, enquanto o ECM atende às necessidades de organizações que requerem uma gestão completa de todos os tipos de conteúdo digital.

Quais são as vantagens de aplicar o gerenciamento eletrônico de documentos na organização?

A aplicação do GED em uma organização traz diversas vantagens que podem transformar a maneira como os negócios são conduzidos. Vamos explorar essas vantagens de forma detalhada:

Melhoria na organização e acesso

Com o GED, os arquivos são digitalizados e armazenados em um repositório centralizado, o que facilita a organização. Isso permite que os funcionários encontrem rapidamente os documentos de que precisam através de buscas por palavras-chave ou filtros.

A indexação torna a recuperação de informações muito mais eficiente do que a busca em arquivos físicos.

Aumento da produtividade

Ao reduzir o tempo gasto procurando e gerenciando documentos físicos, o GED libera os funcionários para se concentrarem em tarefas mais importantes.

A automatização de fluxos de trabalho documentais também acelera processos, permitindo que aprovações e revisões sejam feitas de maneira mais ágil e eficiente.

Segurança e controle de acesso

O GED oferece controles rigorosos de acesso, garantindo que apenas pessoas autorizadas possam visualizar ou editar determinadas informações. Isso protege informações sensíveis contra acessos não autorizados e possíveis violações de segurança.

Além disso, o sistema mantém um registro de todas as ações realizadas, o que é essencial para auditorias e conformidade regulatória.

Redução de custos

A digitalização de documentos reduz a necessidade de espaço físico para armazenamento, diminuindo custos com aluguel ou manutenção de arquivos físicos. Além disso, a redução do uso de papel e de processos manuais contribui para a economia de recursos e materiais.

Conformidade regulamentar

O GED facilita o cumprimento de normas e regulamentos que exigem a retenção e o gerenciamento adequado de documentos. O sistema pode ser configurado para garantir que os documentos sejam mantidos pelo tempo necessário e que estejam facilmente acessíveis para auditorias e inspeções.

Melhoria na colaboração

Com documentos armazenados eletronicamente e acessíveis de qualquer lugar com internet, os funcionários podem colaborar de maneira mais eficiente.

O GED permite que múltiplos usuários acessem e editem documentos simultaneamente, facilitando o trabalho em equipe e a tomada de decisões.

Continuidade dos negócios

Em situações de emergência, como desastres naturais ou falhas de infraestrutura, ter documentos digitalizados garante que as operações da empresa possam continuar sem interrupções significativas.

O backup digital dos documentos é uma medida de segurança que protege informações críticas.

Sustentabilidade ambiental

A adoção do GED contribui para a sustentabilidade ambiental ao reduzir significativamente o uso de papel. Isso não só diminui o impacto ambiental da empresa, mas também pode melhorar a imagem corporativa perante clientes e stakeholders que valorizam práticas ecologicamente responsáveis.

Escalabilidade

À medida que a empresa cresce, o GED pode facilmente ser escalado para acomodar um volume maior de documentos e usuários. Isso garante que a gestão documental continue eficiente e organizada, independentemente do tamanho da organização.

A implementação do Gerenciamento Eletrônico de Documentos oferece uma série de benefícios que vão desde a melhoria na organização e aumento da produtividade, até a redução de custos e cumprimento de regulamentações.

Essas vantagens tornam o GED uma ferramenta valiosa para qualquer organização que busca otimizar seus processos e melhorar sua eficiência operacional.

Funcionalidades do nsdocs:

• Digitalização e armazenamento de documentos: o nsdocs permite a importação de documentos fiscais eletrônicos de forma automatizada, garantindo que todos os arquivos sejam digitalizados e armazenados na nuvem com segurança;
• Organização de arquivos com marcação o sistema possui marcação para organizar seus documentos. Isso facilita a busca e recuperação de arquivos, tornando o processo mais eficiente.
• Backup e arquivamento automático: os documentos são arquivados e fazem backup automaticamente na nuvem, garantindo a segurança e a disponibilidade dos dados, atendendo aos requisitos legais de armazenamento;
• Controle de documentos: gerencie todos os documentos de forma centralizada. O nsdocs oferece funcionalidades para visualizar, imprimir, enviar e baixar documentos de qualquer dispositivo com acesso à internet;
• Permissões de acesso: defina permissões específicas para acessar documentos, garantindo que apenas usuários autorizados possam visualizar ou usar arquivos, aumentando a segurança das informações;
• Ferramentas colaborativas: compartilhe documentos facilmente por e-mail, tornando a colaboração mais simples com funcionalidades que permitem o trabalho em equipe;
• Protocolos de segurança avançados: o nsdocs utiliza segurança de nível empresarial para proteger seus documentos, assegurando que todas as transações e armazenamentos sejam feitos de forma segura;
• Gerenciamento de ciclo de vida de documentos: monitore e gerencie o ciclo de vida completo dos documentos, desde a criação até a sua eliminação, garantindo conformidade com as políticas internas e regulatórias;
• Pesquisa em múltiplas fontes: realize buscas em diversos recursos e plataformas, encontrando rapidamente os documentos necessários por meio de ferramentas de pesquisa avançadas;
• Rastreamento de histórico de documentos: acompanhe todas as atividades relacionadas aos documentos, com um histórico detalhado que registra quem acessou, editou ou compartilhou cada arquivo, facilitando auditorias e controle interno.

Essas funcionalidades fazem do nsdocs uma solução completa para o gerenciamento eletrônico de documentos, proporcionando eficiência, segurança e colaboração no ambiente corporativo. Aproveite e acesse nosso site para conhecer todas as funcionalidades e falar com um especialista.