6 motivos para adquirir sistema de gerenciamento de documentos

No mundo dos negócios de hoje, ser rápido e organizado é muito importante. Mesmo para quem está começando um negócio ou já tem uma empresa funcionando, manter tudo em ordem, especialmente os papéis e documentos, é fundamental. Agora, imagine ter um sistema que ajuda a guardar seus documentos importantes de forma segura e fácil de achar, como um sistema de gerenciamento de documentos.

O sistema de gerenciamento de documentos não só cuida dos seus papéis, mas também ajuda você a trabalhar melhor e a tomar decisões importantes mais rápido. É uma ferramenta simples que pode fazer uma grande diferença na sua empresa, ajudando-a a crescer e a trabalhar de forma mais eficiente. Vamos mostrar como ter esse sistema pode ser uma escolha muito boa para o seu negócio.

O que é um sistema de gerenciamento de documentos?

Sabe aquelas pilhas de papéis e documentos importantes como Notas Fiscais (NFe), Conhecimentos de Transporte (CTe), Manifesto de Frete (MDFe) e outros papéis fiscais que toda empresa tem? Um sistema de gerenciamento de documentos é como um assistente pessoal para todos esses papéis, mas em formato digital. Ele ajuda você a organizar, guardar e encontrar facilmente todos esses documentos quando precisar.

Com um sistema de gerenciamento de documentos, todas essas NFes, CTes e MDFes ficam guardadas digitalmente. Isso significa que você pode acessá-las de qualquer lugar, a qualquer momento, sem precisar revirar pilhas de papel. Além disso, esse sistema ajuda a manter tudo em ordem e atualizado, o que é muito importante para manter sua empresa dentro das leis e regras fiscais.

Usando esse sistema, você ganha tempo, porque não precisa mais perder horas procurando um documento. Tudo fica mais fácil e rápido, o que ajuda muito no dia a dia da sua empresa.

O que é gestão de documentos fiscais?

Para entender melhor a importância de um sistema de gerenciamento de documentos, é necessário sabermos o que é gestão de documentos fiscais.

Gestão de documentos fiscais é basicamente cuidar bem de todos os papéis importantes que têm a ver com as operações financeiras da sua empresa. Pense nisso como organizar e controlar tudo o que é relacionado a dinheiro e impostos no seu negócio. Vamos explicar de forma simples para que você entenda melhor.

Primeiro, imagine todos os tipos de documentos que uma empresa precisa guardar: notas fiscais de vendas, recibos de serviços, documentos de transporte de mercadorias e muitos outros. Todos esses são documentos fiscais. Eles são importantes porque mostram quanto você vendeu, comprou ou gastou, e são a base para calcular impostos e manter tudo em dia com o governo.

Agora, a gestão desses documentos envolve algumas etapas importantes. Primeiro, você precisa coletar e guardar todos esses papéis de forma organizada.

Depois, vem a parte de manter tudo atualizado. As leis e regras sobre impostos podem mudar, e você precisa garantir que seus documentos estejam sempre de acordo com essas regras. Isso evita problemas com o governo e possíveis multas.

Além disso, a gestão de documentos fiscais também inclui a análise desses documentos. Por quê? Porque olhando para eles, você consegue entender melhor como está indo o seu negócio. Você vê onde está gastando mais, quais produtos ou serviços estão vendendo mais e onde pode economizar.

Por fim, a segurança é uma parte crucial. Você não quer que informações importantes do seu negócio caiam em mãos erradas. Então, proteger esses documentos é fundamental.

Em resumo, a gestão de documentos fiscais é um jeito de manter tudo relacionado às finanças do seu negócio em ordem, atualizado, seguro e fácil de entender. Fazendo isso bem, você evita dores de cabeça com o governo, economiza tempo e dinheiro, e consegue tomar decisões melhores para o seu negócio.

Quais são os modelos de documentos fiscais existentes?

Também é muito importante conhecer os tipos de documentos fiscais para aprender a gerenciar melhor a sua operação, os principais encontram-se listados abaixo:

Nota Fiscal Eletrônica (NFe)

Pode-se dizer que este é o documento fiscal mais comum. Quando uma empresa vende algo, ela emite uma NFe. É uma versão digital da antiga nota fiscal impressa e serve para registrar circulação de mercadorias.

Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFSe)

Parecida com a NFe, mas é específica para serviços. Se você tem um negócio que oferece serviços como consultoria, transporte, limpeza, manutenção, entre outros, vai usar a NFSe para registrar esses serviços.

Conhecimento de Transporte Eletrônico (CTe)

Este documento é usado por empresas de transporte. Quando uma carga é transportada, seja por caminhão, avião, navio ou trem, o CTe é emitido para documentar essa operação de transporte. Ele serve como comprovante para recebimento dos valores do frete e também para prestar contas a fiscalização.

Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDFe)

Operações de transporte envolvem diversos documentos fiscais, entre NFes e CTes. Se você transportar mercadoria própria ou contratar alguém para realizar transportes entre cidades ou estados, deve emitir o MDFe. Ele junta todas essas informações em um único documento.

Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFCe)

É uma versão mais simples e rápida da NFe, usada principalmente no varejo. Quando você compra algo em uma loja ou no mercado e recebe um cupom fiscal, provavelmente é uma NFC-e. Levando em consideração que operações destinadas as pessoas físicas são menos complexas, a NFCe é uma ótima solução.

Nota Fiscal de Produtor Rural Eletrônica (NFPe)

Específica para produtores rurais, essa nota é usada para registrar operações de venda ou transferência de produtos agropecuários. Existem várias prefeituras que permitem a emissão eletrônica deste documento, entretanto existem algumas cidades onde a emissão ainda é realizada através de um bloco de notas em papel.

Nota Fiscal Avulsa (NFA)

Para quem não emite documentos fiscais regularmente, algumas prefeituras e estados permitem a emissão de Notas Fiscais Avulsas. É uma solução para situações específicas e não frequentes. Embora este tipo de modelo esteja sendo cada vez menos utilizado por não possibilitar um controle fiscal detalhado.

Cupom Fiscal

Antes da NFC-e, o cupom fiscal era muito usado no varejo. Ele é emitido por uma impressora fiscal e registra vendas diretamente ao consumidor. Hoje este tipo de documento é utilizado apenas em alguns estados brasileiros pois a sua emissão é um pouco mais burocrática do que a NFCe.

Cada um desses documentos tem um papel importante no registro de operações comerciais e serviços, garantindo que tudo esteja correto para contabilidade e questões fiscais. Entender esses documentos é crucial para gerenciar as finanças do seu negócio de forma eficiente e legal.

6 motivos para adquirir um sistema de gerenciamento de documentos

Diante de tudo que falamos até agora fica fácil entender por que é importante adquirir um sistema de gerenciamento de documentos para melhorar a gestão fiscal de sua empresa. Mas para reforçar esta ideia, confira os motivos para contar com um software de gestão:

Organização Automatizada

Diga adeus às pilhas de papel e à confusão na hora de encontrar um documento importante. O sistema organiza automaticamente todos os seus documentos fiscais, como NFes, CTe e MDFe, facilitando a localização rápida quando você mais precisa.

Economia de Tempo

Ao invés de gastar horas procurando por um documento específico ou organizando papéis, o sistema faz isso por você. Com tudo digital e fácil de achar, você economiza um tempo precioso que pode ser usado para focar em outras áreas do seu negócio.

Segurança de Dados

Perder um documento fiscal ou ter informações vazadas pode ser um pesadelo. O sistema garante que seus documentos estejam seguros e protegidos contra perdas, danos ou acessos não autorizados.

Atualização e Conformidade com a Lei

As leis fiscais estão sempre mudando e é difícil acompanhar tudo. O sistema de gerenciamento ajuda a manter seus documentos fiscais atualizados conforme as novas regulamentações, reduzindo o risco de problemas legais ou multas. Se, por exemplo, o seu fornecedor cancela a nota, o seu gerenciador captura esse dado de forma automática e mantém você atualizado. Além disso, ele registrará também outros eventos ligados aos documentos.

Acesso Remoto

Você pode acessar seus documentos fiscais de qualquer lugar, a qualquer hora. Isso é ideal para quem está sempre em movimento ou para equipes que trabalham remotamente. É interessante verificar que estes sistemas possuem aplicativos que podem facilitar o acesso as informações. É possível criar, por exemplo, um acesso para o contador acompanhar tudo sem precisar compartilhar com ele lotes de arquivos por e-mail todo o mês.

Redução de Custos

Menos papel significa menos gastos com impressão, armazenamento e destruição segura de documentos antigos. Além disso, ao evitar erros e retrabalhos, você economiza não apenas dinheiro, mas também recursos valiosos da empresa.

Cada uma dessas vantagens atende a uma necessidade específica de quem lida com documentos fiscais, tornando o gerenciamento mais eficiente e menos estressante. Ao apresentar esses benefícios, você pode ajudar seus leitores a entenderem como um sistema de gerenciamento de documentos fiscais pode ser uma adição valiosa para o seu negócio.

A importância de contar com um bom sistema de gerenciamento de documentos

Em resumo, compreender e gerenciar bem os diferentes tipos de documentos fiscais é essencial para manter sua empresa saudável e em conformidade com as leis. Nesse contexto, um sistema de gerenciamento de documentos fiscais não é apenas uma ferramenta útil, mas um verdadeiro aliado do seu negócio.

Um ótimo exemplo de sistema para gestão de documentos fiscais é o nsdocs!

Com o nsdocs, você não só garante que todos os documentos fiscais estejam organizados e seguros, mas também facilita a sua vida na hora de lidar com a parte fiscal da empresa. Isso significa menos tempo perdido procurando documentos, menos erros e retrabalhos, e mais segurança contra multas e problemas legais.

Além disso, o nsdocs oferece uma visão clara do fluxo fiscal da sua empresa. Você consegue ver onde está pagando mais impostos, onde pode economizar e como pode melhorar a sua gestão. Em outras palavras, você tem nas mãos as informações que precisa para tomar decisões inteligentes e crescer seu negócio.

Portanto, investir em um sistema de gerenciamento de documentos fiscais é investir na saúde e no futuro da sua empresa. É dar um passo importante para uma gestão financeira mais forte, mais inteligente e mais segura. Lembre-se: um negócio que cuida bem dos seus documentos fiscais é um negócio preparado para o sucesso.

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