No vai e vem de mercadorias nas empresas, às vezes alguma coisa não sai como planejado e é necessário devolver a mercadoria. É aí que entra a nota fiscal de devolução.
Mas você sabe em quais casos a NFe de devolução é usada e como emitir? Acompanhe este texto e fique por dentro do assunto.
A nota fiscal de devolução como o nome mesmo diz é um documento emitido quando é necessário devolver um produto.
As operações de uma empresa do ponto de vista fiscal e contábil são marcadas por entradas e saídas, créditos e débitos. Toda vez que há entrada de mercadorias em uma empresa é preciso ter um documento que comprove a operação. Assim como, quando há saída de mercadorias, mesmo quando essa não é de venda.
Sendo assim, quando um produto está saindo da empresa, por estar sendo devolvido, ela precisa ser acompanhada de um documento que comprove a operação.
Na grande maioria das vezes a nota fiscal de devolução é emitida pelo destinatário da nota de venda. Existem duas opções que podem ser adotadas:
Esta opção é utilizada quando o produto já deu entrada no estoque do comprador, mas por algum motivo, precisa retornar para o vendedor.
Neste caso, no momento em que a mercadoria é entregue ao destinatário deve ser informado no verso da NFe de venda o motivo pelo qual o produto está sendo devolvido. O veículo retorna para a empresa fornecedora levando consigo a NFe com a justificativa.
Na empresa fornecedora, esta NFe será registrada com um código de entrada (CFOP) diferente para que seja identificada como devolução na escrituração contábil. Este processo é bem comum em e-commerce, onde as vendas na maioria das vezes são realizadas para pessoa física, não contribuinte.
Para a emissão de uma nota fiscal de devolução, siga o passo a passo abaixo:
Para entender qual CFOP (Código Fiscal da Operação) deve ser usado é importante saber como os códigos são formados.
O primeiro dígito define se a operação é de entrada ou saída, dentro ou fora do estado.
Os três últimos dígitos se referem à categoria da empresa, ou seja, a atividade que ela exerce.
Confira os principais erros na emissão de uma nota fiscal de devolução:
Para que a nota fiscal de devolução seja validada, é obrigatório informar a NFe emitida anteriormente no respectivo campo da nota fiscal de devolução.
As informações de impostos em uma nota fiscal de devolução são as mesmas da NFe original, para que quando ela for lançada os impostos da nota fiscal anterior sejam anulados. Na dúvida, converse com o contador de sua empresa, pois ele é o profissional que tem autoridade para orientar nesta situação.
Como explicamos anteriormente, o CFOP é um código importante da NFe, principalmente por que ele define o tipo da operação, que tem relação com os impostos e as regras de escrituração fiscal.
Na maioria dos casos, se o CFOP não for de devolução, a SEFAZ já deve rejeitar a NFe, não sendo possível emitir o documento.
Mas em alguns casos, pode ser que haja erro em apenas um ou dois dígitos do CFOP, que mudam totalmente a categoria da operação. Converse com seu contador a respeito do assunto para não errar.
O principal motivo que leva a emissão da NFe é evitar o pagamento indevido de impostos. Quando é realizada a venda de um produto, impostos são declarados na NFe e depois recolhidos de acordo com o regime da empresa.
Ao emitir a nota fiscal de devolução, os impostos declarados nela entram como um crédito nos lançamentos contábeis e na escrituração fiscal. Com isso os tributos da nota de venda serão deduzidos do total a pagar.
Sim, ao fazer a emissão da nota fiscal de devolução, é obrigatório informar a nota fiscal original, assim como o motivo da devolução. O curioso é que se for uma prestação de serviço
Não existe prazo definido pela legislação para emissão da nota de devolução. Geralmente o prazo está relacionado com o prazo de garantia do produto.
É importante destacar que a devolução é diferente do cancelamento. O prazo para cancelar uma NFe é de 24 horas após a sua emissão e deve ser feita quando há erros na NFe emitida.
Como vimos, a nota fiscal de devolução é emitida quando é necessário devolver o produto ou mercadoria à empresa de origem. Já a NFe de retorno é utilizada quando o produto precisa retornar para a empresa.
Um exemplo simples da nota de retorno é quando os produtos apresentam algum defeito e precisam retornar para o fabricante para reparos.
A mercadoria pode ser devolvida com a nota de devolução se for seguido os seguintes procedimentos:
Quando o produto voltar para a empresa de origem, ela deve emitir a nota fiscal de devolução de mercadoria, neste caso de entrada, já que o produto está retornando.
No caso da recusa de NFe, o destinatário da nota fiscal realiza o lançamento do evento de Operação Não realizada, e deve ser utilizado quando a operação não ocorreu ou produto não foi entregue.
Como explicamos ao longo do texto, a nota fiscal de devolução deve ser emitida quando a mercadoria for rejeitada pelo comprador. Já o cancelamento é utilizado quando notas fiscais foram emitidas de forma incorreta.
Não se deve utilizar uma NF de devolução no lugar do cancelamento, uma vez que no cancelamento, supostamente não deve haver a circulação de mercadorias. Fazer a devolução de uma nota fiscal que deveria ter sido cancelada pode trazer problemas com a Receita federal e ser considerado sonegação de imposto.
Infelizmente, existem muitas irregularidades na emissão de nota de devolução. Alguns contribuintes utilizam a nota fiscal de devolução de forma errada para evitar o pagamento de impostos.
Eles vendem ou compram o produto e depois emitem a nota fiscal de devolução para evitar pagar os impostos referentes à operação. O problema é que em grande parte dos casos a outra empresa envolvida não fica sabendo da devolução.
Para saber se estão sendo emitidas NFs de devolução para o CNPJ da sua empresa, o ideal é contar com uma ferramenta de gerenciamento de documentos como o nsdocs.
Funciona assim:
Você pode saber mais sobre o nsdocs acessando o site ou entrando em contato com um de nossos consultores.