NFe de devolução: o que é, como emitir e quais são as regras

No vai e vem de mercadorias nas empresas, às vezes alguma coisa não sai como planejado e é necessário devolver a mercadoria. É aí que entra a nota fiscal de devolução.

Mas você sabe em quais casos a NFe de devolução é usada e como emitir? Acompanhe este texto e fique por dentro do assunto.

O que é uma nota fiscal de devolução?

A NFe de devolução como o nome mesmo diz é um documento emitido quando é necessário devolver uma mercadoria.

As operações de uma empresa do ponto de vista fiscal e contábil são marcadas por entradas e saídas, créditos e débitos. Toda vez que há entrada de mercadorias em uma empresa é preciso ter um documento que comprove a operação. Assim como, quando há saída de mercadorias, mesmo quando essa não é de venda.

Sendo assim, quando uma mercadoria está saindo da empresa, por estar sendo devolvida, ela precisa ser acompanhada de um documento que comprove a operação.

Quem emite a nota fiscal de devolução?

Na grande maioria das vezes a NFe de devolução é emitida pelo destinatário da nota de venda. Existem duas opções que podem ser adotadas:

Nota de devolução emitida pelo destinatário

Esta opção é utilizada quando a mercadoria já deu entrada no estoque do comprador, mas por algum motivo, precisa retornar para o vendedor.

Nota de devolução com a mesma nota fiscal

Neste caso, no momento em que a mercadoria é entregue, o destinatário informa no verso da NFe de venda o motivo pelo qual a  mercadoria está sendo devolvida. O veículo retorna para a empresa fornecedora levando consigo a NFe com a justificativa.

Na empresa fornecedora, esta NFe será registrada com um código de entrada (CFOP) diferente para que seja identificada como devolução na escrituração contábil.

Qual é o prazo para emissão de nota fiscal de devolução?

Não existe prazo definido pela legislação para emissão da nota de devolução. Geralmente o prazo está relacionado com o prazo de garantia do produto.

É importante destacar que a devolução é diferente do cancelamento. O prazo para cancelar uma NFe é de 24 horas após a sua emissão e deve ser feita quando há erros na NFe emitida.

Como emitir uma nota fiscal de devolução?

Para a emissão de uma NFe de devolução, siga o passo a passo abaixo:

• Passo 1: acesse seu sistema emissor de NFe e abra a tela de emissão de nota fiscal;
• Passo 2: selecione a finalidade do documento como “devolução” e escolha o tipo da NFe como “Saída”;
• Passo 3: na parte de Documentos Referenciados, coloque a chave da NFe das mercadorias que estão sendo devolvidas;
• Passo 4: preencha os dados da empresa responsável por receber a mercadoria, ou seja, o fornecedor;
• Passo 5: informe os dados referentes ao produto e aos impostos da operação;
• Passo 6: preencha as informações adicionais se desejar, geralmente é informado o motivo da devolução, mas fica a critério do emissor;
• Passo 7: finalize a NFe, assine com o certificado digital e envie para a validação da SEFAZ. A NFe será emitida quando a SEFAZ retornar a autorização.

Qual é o CFOP correto para nota de devolução?

Para entender qual CFOP (Código Fiscal da Operação) deve ser usado é importante saber como os códigos são formados.

O primeiro dígito define se a operação é de entrada ou saída, dentro ou fora do estado.

• 1000: Entrada e/ou Aquisições de Serviços do Estado;
• 2000: Entrada e/ou Aquisições de Serviços de Outros Estados;
• 3000: Entrada e/ou Aquisições de Serviços do Exterior;
• 5000: Saídas ou Prestações de Serviços do Estado;
• 6000: Saídas ou Prestações de Serviços de Outros Estados;
• 7000: Saídas ou Prestações de Serviços do Exterior.

Os três últimos dígitos se referem à categoria da empresa, ou seja, a atividade que ela exerce.

• CFOP 1200: Devoluções de Vendas de Produção do Estabelecimento, de Produtos de Terceiros;
  • CFOP 1201: Devolução de Venda de Produção do Estabelecimento;
  • CFOP 1202: Devolução de Venda de Mercadoria Adquirida ou Recebida de Terceiros;
• CFOP 1400: Entradas de Mercadorias Sujeitas ao Regime de Substituição Tributária;
  • CFOP 1410: Devolução de Venda de Mercadoria, de Produção do Estabelecimento, sujeita a ST;
  • CFOP 1411: Devolução de Venda de Mercadoria adquirida ou Recebida de Terceiros em Operação com Mercadoria Sujeita a ST;
• CFOP 2200: Devoluções de Vendas de Produção do Estabelecimento ou de Terceiros ou Anulações de Valores;
  • CFOP 2201: Devolução de Venda de Produção do Estabelecimento;
  • CFOP 2202: Devolução de Venda de Mercadoria Adquirida ou Recebida de Terceiros;
• CFOP 5200: Devoluções de Compras para Industrialização, Produção Rural, Comercialização ou Anulações de Valores;
  • CFOP 5201: Devolução de Compra para Industrialização ou Produção Rural;
  • CFOP 5202: Devolução de Compra para Comercialização;
• CFOP 6200: Devoluções de Compras para Industrialização e Comercialização;
  • CFOP 6201: Devolução de Compra para Industrialização ou Produção Rural;
  • CFOP 6202: Devolução de Compra para Comercialização.

Por que emitir uma nota fiscal de devolução é importante?

O principal motivo que leva a emissão da NFe é evitar o pagamento indevido de impostos. Quando é realizada a venda de uma mercadoria, impostos são declarados na NFe e depois recolhidos de acordo com o regime da empresa.

Ao emitir a NFe de devolução, os impostos declarados nela entram como um crédito nos lançamentos contábeis e na escrituração fiscal. Com isso os tributos da nota de venda serão deduzidos do total a pagar.

Qual a diferença entre nota de retorno e devolução?

Como vimos, a NFe de devolução é emitida quando é necessário devolver o produto ou mercadoria à empresa de origem. Já a NFe de retorno é utilizada quando a mercadoria precisa retornar para a empresa.

Um exemplo simples da nota de retorno é quando os produtos apresentam algum defeito e precisam retornar para o fabricante para reparos.

Principais erros ao emitir nota de devolução

Confira os principais erros na emissão de uma NFe de devolução:

Não referenciar a NFe emitida anteriormente

Para que a nota fiscal de devolução seja validada, é obrigatório informar a NFe emitida anteriormente no respectivo campo da NFe de devolução.

Não preencher corretamente os impostos

As informações de impostos em uma NFe de devolução são os mesmos da NFe original, para que quando ela for lançada os impostos da nota fiscal anterior sejam anulados. Na dúvida, converse com o contador de sua empresa, pois ele é o profissional que tem autoridade para orientar nesta situação.

Não utilizar o CFOP correto

Como explicamos anteriormente, o CFOP é um código importante da NFe, principalmente por que ele define o tipo da operação, que tem relação com os impostos e as regras de escrituração fiscal.

Na maioria dos casos, se o CFOP não for de devolução, a SEFAZ já deve rejeitar a NFe, não sendo possível emitir o documento. Mas em alguns casos, pode ser que haja erro em apenas um ou dois dígitos do CFOP, que mudam totalmente a categoria da operação. Converse com seu contador a respeito do assunto para não errar.

Como saber se a nota fiscal foi devolvida?

Infelizmente, existem muitas irregularidades na emissão de nota de devolução. Alguns contribuintes utilizam a NFe de devolução de forma errada para evitar o pagamento de impostos.

Eles vendem ou compram a mercadoria e depois emitem a NFe de devolução para evitar pagar os impostos referentes a operação. O problema é que em grande parte dos casos a outra empresa envolvida não fica sabendo da devolução.

Para saber se estão sendo emitidas NFes de devolução para o CNPJ da sua empresa, o ideal é contar com uma ferramenta de gerenciamento de documentos como o nsdocs.

Funciona assim:

1. Crie a sua conta e escolhe seu plano;
2. Cadastre sua empresa e habilite o certificado digital;
3. Configure a pesquisa de notas na SEFAZ;
4. Pronto, as NFes emitidas contra o CNPJ da sua empresa vão automaticamente para o nsdocs!

Você pode saber mais sobre o nsdocs acessando o site ou entrando em contato com um de nossos consultores.