Veja como baixar arquivos XML emitidos para a sua empresa

Os documentos fiscais e os respectivos arquivos XML são de grande importância para todas as empresas que buscam estar em dia com suas obrigações fiscais. Nestes casos, torna-se necessário baixar XML de notas fiscais e outros documentos, seja para importar informações para um sistema ou utilizá-los para a emissão de outros documentos, como o CTe. 

Neste post, te explicamos como baixar XML e todas as informações que você precisa para entender o processo. Ao final você irá aprender como fazer o download no portal da Sefaz e também como fazer importações de XML de forma automática utilizando o nsdocs. Continue a leitura! 

O que é um arquivo XML de Nota Fiscal Eletrônica?

O XML é um arquivo eletrônico estruturado, onde as informações são organizadas em categorias, tornando fácil a leitura destes documentos por máquinas. Em outras palavras, o arquivo XML é muito leve, fácil de ser transmitido e armazenado eletronicamente.

No Brasil, o arquivo XML é utilizado pelos órgãos públicos que reconhecem o documento como válido para fins fiscais. Entretanto, para ser reconhecido, o arquivo XML é transmitido para a SEFAZ (Secretaria do Estado da Fazenda) e assinado com o certificado digital da empresa emitente.

No final do período empresarial, os arquivos XMLs são encaminhados para a contabilidade da empresa, para que seja possível prestar contas sobre as atividades econômicas prestadas.

Qual a diferença de chave de acesso e arquivo XML?

Neste processo de baixar XML, é muito comum falarmos na chave de acesso da NFe. Mas afinal, o que é chave de acesso? Ela é um número de 44 dígitos que serve para identificar a NFe, sendo única para cada documento.

A chave de acesso é formada por várias informações, entre elas o CNPJ da empresa, o número e série da NFe, entre outros dígitos sequenciais e de geração automática que servem para identificar o documento em meio a milhões de outros emitidos.

Imagine a seguinte situação: a empresa A emite a NFe 200 com a série 1, e outra empresa, que vamos definir B, emite também uma NF com número 200 e série 1. Se não existisse a chave de acesso, talvez fosse difícil identificar os dois documentos, mas como ela existe, a chave sempre será diferente.

Onde está a chave de acesso no arquivo XML?

A chave de acesso aparece no DANFe, que é o documento auxiliar da Nota Fiscal, que é como se fosse a outra metade do XML. Enquanto o XML é eletrônico, o DANFe é o documento físico ou a visualização das informações da NFe em papel.

Além disso, a chave de acesso pode ser encontrada dentro do arquivo XML, representada pela tag <chNFe>.

Como baixar XML sem certificado digital?

Hoje não é mais possível baixar arquivos XML sem certificado digital. Esta restrição foi instituída pelos ajustes Sinief 16/18 e 17/18 que definiram que as informações da Nota Fiscal ou de qualquer outro documento são de interesse dos envolvidos no documento e não devem ser acessados por qualquer um que tenha em mãos a chave de acesso do documento.

No entanto, com respeito a NFe, ainda resta uma alternativa oferecida por um órgão do governo conhecido como SERPRO. Para isso é preciso que o seu sistema tenha conexão com esse serviço para fazer as consultas via chave de acesso das notas.

Como baixar XML de graça?

Baixar o XML de graça é possível através a importação do arquivo XML direto do site da SEFAZ. Para realizar esse processo, siga os passos abaixo:

1 – Instalação do Certificado digital no computador

Já que para baixar XML no seu computador é necessário realizar a validação pelo certificado digital, nada melhor do que falarmos primeiramente sobre a instalação dele. Existem dois modelos de certificado digital disponíveis no mercado atualmente.

Um deles é chamado de A3, possuí uma mídia física, como um token (parecido com um pendrive) ou uma leitora com cartão, tem validade de 3 anos. Apesar do prazo de validade maior, não se engane, o certificado A3 acaba sendo menos prático, pois costuma apresentar problemas de conexão.

Entretanto, o outro modelo, e mais aconselhado por profissionais de tecnologia é o A1. Ele tem validade de um ano, mas é um arquivo digital instalado na máquina e apresenta bem menos problemas em comparação como outro modelo. É dele que vamos falar.

Para realizar a instalação do certificado digital A1, você deve primeiramente ter acesso ao arquivo correspondente. O arquivo pode ter sido enviado por e-mail, pois existem muitas empresas em que o contador se encarrega da emissão do certificado. Ou então o certificado pode ser baixado diretamente do site da certificadora (empresa reconhecida para gerar certificados).

Tendo acesso ao arquivo, basta clicar duas vezes no mesmo e seguir os passos de instalação que o próprio sistema do computador apresenta. Em determinado momento será solicitada a senha de acesso que você poderá inserir para dar continuidade. Feito isso, acredite, a parte mais difícil já foi concluída.

2 – Acessar o portal da Nota Fiscal Eletrônica e consultar a nota

• Acesse o portal da Nota Fiscal Eletrônica (https://www.nfe.fazenda.gov.br/);
• Clique na opção “Consultar NF-e”;
• Na página aberta em seguida, digite ou cole a chave de acesso;

• Marque a opção “Sou humano”, realize a validação e clique em “Continuar”.

3 – Baixar o arquivo XML

• Após os dados da NFe serem exibidos na tela, clique na opção “Download do documento”;
• Logo depois, o site irá pedir para selecionar o Certificado Digital, selecione o instalado em sua máquina;
• Fazendo isso, o XML será baixado em sua máquina e estará disponível na pasta de Downloads.

Qual é o aplicativo para baixar arquivo XML?

O aplicativo para baixar XML é o nsdocs, que permite consultar, armazenar e baixar arquivos XML de maneira individual ou em lote. O aplicativo é muito prático e facilita muito a rotina das empresas.

Funciona da seguinte maneira: você cadastra a sua empresa no sistema, instala o certificado digital que fica armazenado em nuvem e programa o sistema para realizar uma consulta periódica na SEFAZ.

Desta forma, todos os documentos que forem emitidos no CNPJ da empresa serão armazenados de forma automática no aplicativo, que disponibiliza um painel para permitir o fácil acesso e gerenciamento aos seus documentos fiscais.

Parece brincadeira não é mesmo? Se você tem interesse em saber mais sobre nossa ferramenta, você pode criar a sua conta gratuita para experimentar as funcionalidades, ou pode acessar o site para saber mais sobre como o nsdocs pode otimizar a sua rotina fiscal!