O que é XML da nota fiscal, para que serve e como usar

Se você está inserido no contexto empresarial, já deve ter tido contato com notas fiscais. Elas são muito importantes para que as empresas possam comprovar suas atividades, perante seus clientes, o fisco, e demais envolvidos.

E o XML da nota fiscal, você sabe o que é e para que ele é utilizado? É muito importante saber gerenciar e armazenar o conteúdo do XML da NF-e para garantir a eficiência e a conformidade fiscal.

Por isso, preparamos este texto para você saber mais sobre o XML da nota fiscal, o que é, de que forma pode ser usado e dicas para melhorar o desempenho da sua empresa.

O que é XML da nota fiscal?

O XML da nota fiscal é um arquivo digital que representa de forma eletrônica uma Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). O XML é a sigla para “Extensible Markup Language”, uma linguagem usada para armazenar e transmitir informações de forma estruturada.

O formato XML é adotado pela Receita Federal do Brasil e pelas Secretarias de Fazenda (SEFAZ) para a emissão e recepção de Notas fiscais eletrônicas. Ele permite a automação e a integração de processos de negócios, reduzindo a necessidade de papel e simplificando as operações comerciais.

Além disso, o XML deve ser guardado tanto pelo emitente quanto pelo destinatário da nota fiscal por um período de tempo de 5 anos, conforme determinado pela legislação, para eventual consulta ou fiscalização pelos órgãos competentes.

Assim sendo, este arquivo é amplamente utilizado em sistemas de informação e na troca de dados, pois permite representar informações de forma simples e leve.  Além de poder ser usado tanto em uma nota fiscal eletrônica como em outros documentos fiscais eletrônicos.

Quais informações constam no arquivo XML?

O arquivo XML da nota fiscal contém uma série de informações sobre a operação comercial, como dados do emitente, do destinatário, os produtos e os impostos relacionados, entre outras.

Já o layout, ou seja, a estrutura do arquivo XML é definido pelo Manual de Orientação do Contribuinte (MOC), publicado pela SEFAZ. Neste manual, estão presentes todas as informações que devem constar no arquivo XML da nota fiscal. Confira as principais abaixo:

• Identificação da NFe: informações sobre a versão do XML, chave de acesso da Nota Fiscal, data e hora de emissão, natureza da operação, modelo da nota;
• Dados do emitente: CNPJ, nome/razão social, inscrição estadual, endereço, telefone;
• Dados do destinatário: CNPJ/CPF, nome/razão social, inscrição estadual, endereço, telefone;
• Informações de Produtos: descrição detalhada do produto, código, quantidade, valor unitário, valor total, informações sobre tributos;
• Valores de Impostos: detalhamento dos impostos incidentes na operação, como ICMS, IPI, PIS, COFINS, incluindo Bases de Cálculo, alíquotas e os valores;
• Valores Totais da NF-e: totais de ICMS, IPI, PIS, COFINS, total dos produtos, valores de descontos, valor total da NF-e e outros adicionais como valor do frete e do seguro;
• Informações Adicionais: qualquer informação adicional relevante, como dados de transporte (modalidade, volumes, peso, transportadora), informações complementares, observações e referências a outros documentos fiscais;
• Assinatura Digital: gerada com base em um certificado digital válido do emitente, garante a autenticidade e integridade do arquivo XML.

Em casos de contingência, pode ser necessária a alteração do layout do arquivo XML para atender às exigências específicas.

Para que serve o XML da nota fiscal eletrônica?

A utilização do arquivo XML da NF-e é muito simples, devido a forma que estão estruturadas as informações. Além de ser usado para emitir notas fiscais e comprovar operações fiscalmente, também pode ser utilizado para facilitar o envio e troca de informações.

Troca de informações entre sistemas de gestão

O XML pode ser enviado, importado e armazenado em diversos sistemas, sejam eles emissores dos documentos ou não. É conveniente enviar documentos fiscais eletrônicos, como a NF-e e o DANFE, por e-mail, garantindo a segurança e a facilidade de acesso às informações fiscais.

Envio de informações para a contabilidade

Um exemplo que podemos citar é o envio das informações fiscais para a contabilidade, com os arquivos XMLs das NFes, não é mais necessário enviar uma quantidade enorme de papel para contabilidade realizar o fechamento do período. Basta enviar os documentos por meios eletrônicos e fica tudo certo.

Armazenamento eletrônico

Outra vantagem do arquivo XML é que ele ocupa pouco espaço em computadores e servidores, o que faz com que seja facilmente armazenado em máquinas e sistemas em nuvem. E existem formas de facilitar este processo, como através de programas gerenciadores de arquivos XML, sendo um deles o nsdocs, caso deseje conhecer mais sobre esta solução.

Qual a diferença entre NFe, DANFe e XML?

A NFe, DANFe e XML são conceitos relacionados à Nota Fiscal eletrônica, mas têm funções e características diferentes. A seguir, explicamos cada um deles:

Além disso, é importante mencionar a necessidade de um layout padronizado estabelecido pelo Ministério da Fazenda para o DANFe online.

NF-e (Nota Fiscal Eletrônica)

A NFe é um documento fiscal eletrônico que substitui as Notas Fiscais em modelos 1 e 1A, que eram emitidas em papel. Este documento é emitido e armazenado em formato digital e tem validade jurídica garantida pela assinatura digital do emissor.

Ela é utilizada para documentar uma operação de circulação de mercadorias ou ainda prestação de serviços. A NFe é transmitida para a SEFAZ e, após autorização, é enviada por e-mail, ou de outra forma ao destinatário da mercadoria ou serviço.

DANF-e (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica)

É uma representação gráfica simplificada da NF-e. Pode ser impresso em papel comum ou armazenado em PDF, usado  para acompanhar a mercadoria durante o transporte, servindo como comprovante de que a operação foi devidamente registrada.

O DANFe não é uma nota fiscal, e sim um documento auxiliar, portanto, não substitui a NFe. Sua função é facilitar a consulta da NF-e no ambiente nacional, durante o trânsito das mercadorias, pois possui um código de barras para facilitar a leitura e consulta da NF-e correspondente.

Há também o termo DANFe online, que nada mais é do que a versão do DANFe em PDF ou outro formato digital que permite que a NFe possa ser armazenada em um dispositivo, como um celular ou notebook e possa ser apresentada desta forma para a fiscalização.

XML de nota fiscal

De forma mais simples, podemos dizer que o DANFe é a representação “física” da NFe, e o arquivo XML é a outra metade, a versão eletrônica do documento.

O XML é o arquivo em que a NF-e é gerada e transmitida. Sendo assim, a sigla XML significa “Extensible Markup Language”, uma linguagem de marcação que permite a criação de documentos com estrutura hierárquica.

O arquivo XML da NF-e contém todas as informações da transação, como detalhes do emitente, destinatário, produtos, valores, impostos, entre outras.

Além disso, o XML é o arquivo que deve ser armazenado pelo emissor e pelo receptor da NF-e por um período determinado pela legislação, para fins de fiscalização.

Qual a diferença entre chave de acesso e XML?

Já sabemos a diferença entre XML, DANFe e NFe, mas e a chave de acesso?  A chave de acesso é um código numérico de 44 dígitos que é gerado no momento da emissão da NF-e. Ela é única para cada nota fiscal eletrônica e serve para identificar e consultar a NF-e no sistema da Secretaria da Fazenda (SEFAZ).

A chave de acesso é composta por informações como CNPJ do emitente, número da nota fiscal, série da nota, data de emissão, entre outros dados. Ela também aparece no DANFe (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), que é uma versão impressa simplificada da NF-e usada para acompanhar a mercadoria durante o transporte.

Em resumo, a chave de acesso é um código numérico que identifica e permite a consulta da NF-e no sistema da SEFAZ, enquanto o arquivo XML é o formato digital da NF-e que contém todas as informações detalhadas da operação comercial.

Ambos são fundamentais no processo de emissão, transmissão e armazenamento de notas fiscais eletrônicas no Brasil.

Como conseguir o xml da nota fiscal eletrônica?

Se você estiver informado como um dos envolvidos da operação na NFe, seja emitente, destinatário, remetente ou ainda transportador, poderá utilizar a chave de acesso para realizar a consulta da NFe na SEFAZ e realizar o download do arquivo XML. Para isso, siga os passos abaixo:

• Como o DANFe que contém a chave de acesso em mãos, acesse o Portal da Nota Fiscal Eletrônica da Secretaria da Fazenda;
• No site, clique na opção “Consultar NFe”;

• Digite a chave de acesso;
• Resolva o item “Sou humano” e clique em “Confirmar”;

• Na tela aberta em seguida, será apresentada a NF-e, clique em “Download do documento” para baixar o XML;

• Neste momento, o site irá exibir um aviso para seleção do certificado digital, selecione o de sua empresa e dê sequência;

• Pronto! O arquivo XML estará em sua pasta de downloads.

Como converter um arquivo em PDF para XML?

Contextualizando um pouco, o arquivo em PDF da nota fiscal, nada mais é do que o DANFe, do qual falamos anteriormente. No DANFe, fica registrada a chave de acesso da NFe. Através da chave de acesso da nota fiscal eletrônica é possível realizar a consulta no site da SEFAZ, conforme explicamos acima. Fazendo isso, você terá acesso ao arquivo XML da NFe.

Como abrir o arquivo XML da nota fiscal?

A melhor forma de abrir um arquivo XML da nota fiscal eletrônica é através de um programa de texto, como o bloco de notas ou o Notepad++, que já vem instalado no computador.

Para abrir o XML nota fiscal no Notepad, clique com o botão direito do mouse sobre o arquivo e selecione a opção “Editar com o Notepad++”.

Exemplo de XML da NFe

A imagem abaixo mostra um exemplo de XML de notas fiscais. Como é possível observar, ele contem informações separadas por tags.

Como baixar o XML da Nota Fiscal de forma mais prática?

Realizar o procedimento acima para apenas uma NF-e pode ser simples, mas imagine ter centenas de arquivos emitidos com o CNPJ de sua empresa e precisar baixar o XML da nota fiscal de cada uma delas. Provavelmente levaria o dia inteiro, não é mesmo?

Para facilitar este processo, temos a ferramenta perfeita, o nsdocs! Com ele, você pode importar automaticamente para um painel todas as NF-es emitidas para o CNPJ de sua empresa e utilizá-las da forma como precisar! Basta configurar seu Certificado Digital e Voilà!

O XML da nota fiscal estará pronto para uso. Com o agendamento de consultas, o nsdocs fará buscas periódicas para trazer todas as notas à medida que forem sendo emitidas.

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