Como cancelar CTe e quais são as regras de cancelamento

Na rotina corrida de uma transportadora, podem acontecer erros de emissão que fazem necessário cancelar o CTe. Entretanto, existem algumas regras que precisam ser observadas e prazos que devem ser obedecidos.

O Conhecimento de transporte eletrônico (CTe) é um documento emitido para comprovar as prestações de serviço de transporte, muito utilizado pelas transportadoras de carga, por ser obrigatório.

Neste post, reunimos as principais informações sobre cancelamento de CTe, para que você saiba o que fazer na hora que precisar cancelar um documento.

É possível cancelar um CTe?

Sim, é possível cancelar um CTe dentro do prazo de 7 dias (168 horas) após a sua emissão, de acordo com o Manual de Orientação ao Contribuinte do CTe. Entretanto, existem algumas regras que precisam ser observadas:

Manifesto de Documentos (MDFe)

O CTe não pode ser cancelado se estiver vinculado a um MDFe, para cancelar o conhecimento, primeiramente é necessário cancelar o manifesto. Porém, o prazo de cancelamento do MDFe é de apenas 24 horas, e este prazo se aplica ao conhecimento se ele estiver vinculado ao manifesto de frete.

MDFe encerrado

O cancelamento do CTe fica mais difícil quando o MDFe vinculado já foi encerrado. Depois de encerrar o MDFe, a SEFAZ entende que o transporte já ocorreu e que foi finalizado normalmente, não sendo permitido cancelar o evento e muito menos o MDFe. Em consequência, o CTe vinculado ao Manifesto também não poderá ser cancelado.

Registro de passagem

Outro evento que impossibilita o cancelamento do CTe é o evento de registro de passagem, que é lançado pela fiscalização quando o veículo passa em algum posto fiscal. O motorista não precisa parar no posto fiscal para que o evento seja lançado, uma vez que o registro pode ser feito de forma eletrônica de acordo com a placa do veículo.

Carta de Correção Eletrônica (CCe)

Não é possível cancelar um CTe que tenha CCe vinculada e também não é possível cancelar a Carta de Correção. Assim sendo, antes de emitir a CCe para o CTe, confira se não há outras informações que precisam ser alteradas e exijam o cancelamento do mesmo.

CTe de Substituição

Se for emitido um CTe de substituição para o conhecimento, não será possível realizar o cancelamento do mesmo. Também não é possível cancelar o CTe de substituição, pois entende-se que este já altera o documento incorreto emitido anteriormente.

O cancelamento do CTe deve ocorrer antes de iniciada a prestação de serviço, para que haja tempo de outro documento ser emitido para acompanhar o veículo. Por isso, é muito importante revisar os documentos antes do veículo começar a viagem, para garantir que todas as informações estão corretas.

Como cancelar CTe?

Para cancelar um CTe você deve:

• Acessar o sistema emissor onde o documento foi emitido;
• Em seguida, acessar a tela de emissão de CTe;
• Localizar o CTe que deseja cancelar;
• Procurar pela opção de cancelamento de CTe e clicar nela;
• Inserir a justificativa de cancelamento e confirmar.

Como cancelar um CTe fora do prazo?

Se o prazo do cancelamento do conhecimento acabou e foi identificado um erro no documento, existe ainda a opção do cancelamento extemporâneo. O cancelamento extemporâneo nada mais é do que a possibilidade de cancelar o CTe fora do prazo.

Confira os passos para realizar o cancelamento extemporâneo:

• Passo 1: converse com sua contabilidade ou entre em contato com a SEFAZ de seu estado para fazer o pedido de cancelamento extemporâneo do CTe;
• Passo 2: após solicitar o cancelamento, será necessário o pagamento de uma taxa para a liberação;
• Passo 3: depois do pagamento da taxa, a SEFAZ irá fazer a liberação do cancelamento do CTe e você poderá acompanhar esse processo consultando o CTe na SEFAZ. Quando houver a liberação o documento ficará como a imagem abaixo:

• Passo 4: efetue o cancelamento do documento no seu sistema emissor.

É importante destacar que as regras de cancelamento extemporâneo seguem as mesmas do cancelamento normal. Ou seja, o CTe não pode ter nenhum dos vínculos anteriormente mencionados, ou o cancelamento não será possível.

O que fazer quando não é mais possível cancelar o CTe?

Existem algumas opções de correção e substituição disponível, que variam de acordo com o erro ou problema, confira:

• Erro nos valores (para mais) ou no cálculo de ICMS, tomador incorreto: emissão de CTe de substituição. Para emitir este documento, solicite ao tomador do serviço que realize o lançamento do evento de prestação em desacordo;
• Corrigir informações simples, como o campo de observações: emissão de Carta de Correção (CCe), que pode alterar alguns campos do documento, desde que não altere os envolvidos no documento, valores e impostos;
• Erro no valor ou cálculo dos impostos (para menos): neste caso deve ser emitido o CTe de complemento. A emissão deste documento complementar é bem simples e pode ser feita no próprio sistema emissor.

Qual a diferença entre cancelamento e anulação de CTe?

No cancelamento, o status do CTe irá mudar para Cancelado e ele não terá mais validade na SEFAZ.

Já no processo de anulação, o CTe não tem alteração no status, continuando como normal, mas será possível anular os valores de impostos recolhidos para o mesmo na escrituração contábil.

No entanto, com a adoção do CTe 4.0 pela SEFAZ, não é mais possível anular um CTe, sendo necessário recorrer a outros meios, como o CTe de substituição para poder corrigir os equívocos do documento.

Como saber se um CTe foi cancelado?

Para saber se um CTe foi cancelado, você deve realizar a consulta deste CTe na SEFAZ. Outra forma bem mais fácil de controlar os cancelamentos e eventos lançados para os documentos é fazendo uma boa gestão de documentos.

Para isso, nada melhor do que contar com um sistema, como o nsdocs. Com ele, você recebe atualizações automáticas dos documentos emitidos contra o seu CNPJ e não tem surpresas.

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