Como fazer o lançamento de notas fiscais de entrada

Todos os profissionais que trabalham em empresas do Brasil sabem a importância da emissão de NFe (Nota Fiscal Eletrônica). Entretanto, não apenas as notas emitidas pela empresa são importantes, como aquelas que são feitas por outras empresas no CNPJ da instituição.

Na maioria das vezes, estas notas precisam ser registradas em sistemas fiscais e de contabilidade, o que chamamos de lançamento de notas fiscais de entrada.

O que é nota fiscal de entrada?

A Nota Fiscal de entrada é um tipo de NFe utilizada para registrar a entrada de mercadoria na empresa. Existem dois tipos de notas fiscais de entrada:

• Notas fiscais emitidas por terceiros: vamos supor que determinada empresa emite uma NFe de venda com o CNPJ da sua. Esta nota de venda pode ser inserida em seu sistema contábil como uma nota fiscal de entrada para registrar a operação;
• Notas fiscais de entrada emitidas: existem casos onde determinadas mercadorias pode ser adquiridas de pessoas ou instituições que não emitem nota fiscal, ou seja, não são contribuintes de ICMS.Por exemplo, produtores rurais, cooperativas, instituições sem fins lucrativos, entre outras. Neste caso, a empresa compradora precisa registrar as entradas através da emissão de uma nota fiscal de entrada.

Quais as principais diferenças entre as notas fiscais?

Diante da grande quantidade de operações empresariais existentes, existem diferentes tipos de notas fiscais para registrar cada uma delas. Abaixo, reunimos vários tipos de forma resumida:

• Nota fiscal de entrada: registrada quando a empresa recebe mercadoria ou serviços;
• Nota fiscal de saída: emitida quando a empresa vende produtos ou presta serviços;
• Nota fiscal complementar: emitida para corrigir ou complementar informações de uma nota fiscal anterior;
• Nota fiscal de exportação: utilizada para registrar a saída de mercadoria do país;
• Nota fiscal de remessa: emitida para o transporte de produtos sem transferência de propriedade;
• Nota fiscal de devolução: registrada quando há devolução de mercadorias ao fornecedor;
• Nota fiscal de retorno: utilizada para registrar o retorno de mercadoria que foram enviadas temporariamente.

O que é lançamento de notas fiscais de entrada no sistema e por que é importante?

O lançamento de notas fiscais é o ato de registrar as informações destes documentos fiscais no sistema de gestão ou contábil da empresa.

Conforme mencionado anteriormente, todas as empresas precisam prestar contas ao fisco a respeito das operações realizadas na empresa, e ter as informações registradas em um software facilita muito este processo.

Além disso, é possível manter o controle das mercadorias que entram na empresa, como matéria prima e produtos ajuda a melhorar a gestão de recursos das empresas.

Lançamento de notas fiscais de entrada de forma manual

Para realizar o lançamento de notas fiscais de entrada, primeiramente é necessário ter as informações da NFe, e a forma mais fácil de obtê-las é através do arquivo XML.

Este arquivo contém todas as informações da Nota fiscal de forma estruturada, o que permite que os dados possam ser importados para um sistema contábil ou operacional.

Para ter acesso ao XML da NFe, você pode baixá-lo no site da SEFAZ (Secretária do Estado da Fazenda), realizando a consulta através da chave de acesso, pedir para que o fornecedor envie a NFe por e-mail, ou utilizar ferramentas para coleta automática, das quais falaremos mais a frente.

Como baixar a NF-e de entrada

Confira o passo a passo para baixar a nota fiscal de entrada:

Passo 1: Para baixar a nota fiscal de entrada, primeiramente, acesse o Portal da Nota fiscal e clique na opção “Consultar NFe”.

Passo 2: Na tela aberta em seguida, digite a chave de acesso e realize a validação do item “Não sou um robô”

Passo 3: Neste momento, as informações da NFe irão aparecer de forma resumida na tela.

Passo 4: Depois é só clicar no botão “Download do documento”, onde será necessário realizar a validação dos dados usando o certificado digital da empresa.

Passo 5: Por fim o arquivo XML estará salvo em sua máquina e será possível importá-lo para o sistema contábil ou o software de gestão utilizado.

Quais são os impostos da nota fiscal de entrada?

Assim como as outras notas fiscais, as NFes de entrada possuem impostos destacados em suas informações, confira abaixo os principais:

• ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços): Imposto estadual que incide sobre a circulação de mercadorias e alguns serviços;
• IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados):Imposto federal aplicado sobre produtos industrializados;
• PIS (Programa de Integração Social): Contribuição federal destinada ao financiamento da seguridade social;
• COFINS (Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social): Contribuição federal também destinada ao financiamento da seguridade social.

O valor arrecadado de cada imposto pode variar muito de acordo com o regime tributário de empresas e outras regras, como benefícios que ela pode ter por ramo de atuação ou até mesmo localização.

Por isso, sempre consulte a contabilidade de sua empresa para saber o códigos, alíquotas, base de cálculo e outras informações importantes para realizar o lançamento de notas fiscais de entrada.

Como fazer o lançamento de notas fiscais de entrada de forma automática?

Fazer o lançamento de nota de entrada pode parecer simples quando é apenas um documento fiscal ou um número pequeno de documentos. Mas imagine fazer isso com enumeras notas fiscais. Pode ser bem trabalhoso.

Mas a boa notícia é que não precisa ser desta maneira. Você pode contar com a tecnologia para te ajudar nessa missão. Uma dessas tecnologias é o nsdocs que permite a importação automática de todas as NFes emitidas contra o CNPJ da empresa.

Com isso, é possível tratar essas informações em lote, extraindo vários arquivos XML de uma vez para importa-los para o sistema contábil.

Quais as vantagens de utilizar o lançamento de notas fiscais de entrada automaticamente?

O nsdocs é uma ferramenta poderosa para a gestão de documentos fiscais, podendo auxiliar no lançamento automático de notas fiscais de entrada. Utilizar essa solução pode trazer diversas vantagens para a empresa. Vamos explorar os principais benefícios:

Economia de Tempo e Dinheiro

Uma das principais vantagens do uso do nsdocs para o lançamento automático de notas fiscais de entrada é a significativa economia de tempo. O processo manual de lançamento de notas fiscais é demorado e envolve a inserção de uma por uma das informações.

Com a automação, esse trabalho é feito em segundos, permitindo que os colaboradores foquem em atividades mais estratégicas e produtivas. Além disso, a redução do tempo gasto no processamento de notas fiscais se traduz em economia financeira, pois diminui a necessidade de horas extras e pode reduzir a equipe necessária para essa função específica.

Eliminação de Erros de Digitação

Erros de digitação são comuns quando os lançamentos de notas fiscais são realizados manualmente. Esses erros podem levar a discrepâncias nos registros contábeis, problemas com a Receita Federal e até mesmo multas.

O nsdocs, ao automatizar esse processo, ajuda a eliminar os erros de digitação, garantindo que os documentos sejam inseridos de maneira correta e precisa. A precisão dos dados também melhora a confiabilidade das informações financeiras da empresa, facilitando a tomada de decisões.

Diminuição de Fraudes por Notas Frias

Fraudes por nota fria, que é um documento fiscal falsificado ou não autorizado, podem causar grandes prejuízos às instituições. O nsdocs ajuda a mitigar esse risco ao verificar automaticamente a autenticidade das notas fiscais de entrada.

O sistema realiza checagens na base de dados da SEFAZ, identificando notas suspeitas antes que elas sejam lançadas no sistema contábil da empresa. Isso proporciona uma camada adicional de segurança, protegendo a empresa contra fraudes e possíveis penalidades legais.

Manifestação Eletrônica da NFe

A manifestação eletrônica da NFe é um processo importante para muitas empresas, especialmente para aquelas envolvidas em operações interestaduais. O nsdocs facilita esse processo ao permitir que a empresa manifeste eletronicamente o recebimento das notas fiscais de maneira ágil e segura.

Isso não apenas assegura a conformidade com as regulamentações fiscais, mas também melhora o controle sobre as operações de entrada, garantindo que todas as transações sejam devidamente registradas e validadas.

Controle e Armazenamento de XMLs

A gestão dos arquivos XML das notas fiscais é um desafio para muitas organizações, devido ao volume e à necessidade de armazenamento seguro. O nsdocs oferece uma solução robusta para o controle e armazenamento desses arquivos.

O sistema armazena automaticamente todos os XMLs de forma organizada e segura, permitindo fácil acesso e recuperação quando necessário. Além disso, o armazenamento digital reduz a necessidade de espaço físico para arquivamento e facilita o cumprimento das obrigações fiscais, já que os arquivos são mantidos conforme os requisitos da Receita Federal.

O uso do nsdocs para agilizar o lançamento de notas fiscais de entrada traz inúmeras vantagens para as empresas. Adotar essa tecnologia é um passo importante para empresas que buscam otimizar suas operações e melhorar a precisão e a segurança de suas transações fiscais.

Acesse agora mesmo o site do nsdocs e saiba mais sobre as funcionalidades deste sistema.