Perdi a NFe! E agora, como recuperar uma nota fiscal?

A Nota fiscal eletrônica (NF-e) é um documento muito importante para as empresas brasileiras pois documenta toda a transação comercial e a prestação de serviços realizados pelas empresas.

Mas o que fazer em casos de perda da NF-e? Como recuperar uma nota fiscal? Confira este texto que produzimos cheio de informações e dicas para que você resolva este problema.

Qual é a importância da nota fiscal e por que é preciso guardá-la?

Conforme falamos na introdução, as notas fiscais são muito importantes para as empresas, pois comprovam a realização de atividades empresariais realizadas pela empresa.

Além disso, todas as organizações precisaram prestar contas ao governo das operações realizadas para a arrecadação de impostos. Ao perder uma nota, será mais difícil comprovar informações para a Receita Federal caso seja necessário. Por isso, é importante saber como obter a segunda via da NF-e.

Qual é a importância da nota fiscal eletrônica e por que é preciso guardá-la?

Conforme falamos na introdução, as notas fiscais são muito importantes para as empresas, pois comprovam a realização de atividades empresariais realizadas pela empresa.

Além disso, todas as organizações precisam prestar contas ao governo das operações realizadas para a arrecadação de impostos. Ao perder uma nota, será mais difícil comprovar informações para a Receita Federal caso seja necessário. Por isso, é importante saber como obter a segunda via da NF-e.

Quais são os tipos de Notas fiscais?

Primeiramente é necessário identificar o tipo da nota fiscal para saber onde procurar. Existem vários tipos de notas fiscais utilizadas no Brasil, cada uma com uma função específica. Abaixo estão os principais modelos de notas fiscais:

1. Nota Fiscal Eletrônica (NF-e): utilizada para documentar operações comerciais, como vendas e transferências de produtos entre empresas. Emitida e armazenada eletronicamente, facilitando o controle e a fiscalização;
2. Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e): substitui o cupom fiscal em vendas para consumidores finais. Emitida de forma eletrônica, é utilizada principalmente no varejo;
3. Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e): emitida por prestadores de serviço para documentar a prestação de serviços. Cada município pode ter um sistema próprio para emissão;
4. Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e): utilizado para documentar a prestação de serviços de transporte de cargas. Emitido por transportadoras;
5. Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e): utilizado para agrupar diversos CT-es e NF-es em um único documento durante o transporte de cargas. Facilita a fiscalização e o controle logístico;
6. Nota Fiscal Avulsa (NFA): emitida por pessoa não contribuinte que precisa emitir notas fiscais esporadicamente. Pode ser emitida eletronicamente através do site da prefeitura.

É interessante observar que o termo nota pode ser utilizado para se referir a outros documentos fiscais com o CTe e o MDFe, por isso é muito importante saber qual é o tipo de documento para saber encontrá-lo.

Como recuperar nota fiscal emitida para o seu CNPJ?

Basicamente, existem duas formas de recuperar nota fiscal que possuem o CNPJ da empresa informado.

Através da consulta da NF-e

Acesse o Portal da Nota Fiscal eletrônica e clique na opção “Consultar NF-e”;

Na página seguinte, digite a chave de acesso, habilite a opção “Sou humano” e clique em continuar;

Em seguida, serão exibidas as informações do documento de forma resumida;

Para realizar o download do documento é necessário realizar a validação com o certificado digital da empresa.

Quais são os prazos para a recuperação da nota?

É possível recuperar uma nota fiscal durante o prazo de 180 dias, que é o período que ela ficará disponível no site da SEFAZ.

Perigos da perda de documentos fiscais

Como falamos anteriormente, é preciso guardar a NFe por que é necessário comprovar as operações da empresa em possíveis fiscalizações. Se não for possível comprovar que a empresa realmente emitiu os documentos fiscais, pode ser considerado omissão de documentos e sonegação de impostos.

Por consequência, a empresa pode levar multa, que é aplicada considerando uma porcentagem sobre o valor total da nota fiscal.

Como recuperar nota fiscal de serviço?

Para recuperar uma NFS-e, o processo é um pouco diferente, uma vez que as notas de serviço são emitidas pela prefeitura da cidade onde fica a sede da empresa.

Assim sendo, você pode pedir para que o fornecedor da nota realize o envio da nota por e-mail, assim como ocorre com a nota fiscal. Outra opção é realizar a busca da NFSe no site da prefeitura da cidade do fornecedor.

Temos ainda, a opção de utilizar softwares especializados na gestão de documentos fiscais, como o nsdocs, que pode realizar a importação automática de NFSes de mais de várias prefeituras

Como evitar a perda de notas fiscais?

Para evitar a perda de notas fiscais, o ideal é ter um sistema de gerenciamento de documentos fiscais. Ele automatiza processos manuais e armazena os documentos pelo tempo determinado pela legislação. Confira em detalhes as funcionalidades que fazem do nsdocs a ferramenta perfeita para o gerenciamento de nota fiscal:

Busca automática de notas fiscais na Secretaria da fazenda

O nsdocs permite que as Notas Fiscais emitidas contra o seu CNPJ sejam importadas automaticamente para um painel utilizando o certificado digital da empresa .

Armazenamento de XML

O XML da nota fiscal é um arquivo digital que contém todas as informações do documento fiscal. Ele é muito importante porque através dele é possível importar todos os dados da nota.

Impressão de DANFe

No nsdocs, todos os documentos ficam armazenados, sendo possível realizar a impressão do DANFe sempre que necessário, não sendo preciso buscar informações no site da Receita Federal.

Quer conhecer mais sobre o nsdocs? Acesse nosso site e confira as outras funcionalidades!