Como recuperar uma nota fiscal perdida

A Nota fiscal eletrônica (NF e) é um documentos muito importante para as empresas brasileiras pois documenta toda a transação comercial e a prestação de serviços realizadas pelas empresas.

Mas o que fazer em casos de perda da NF e? Como recuperar uma nota fiscal? Confira este texto que produzimos cheio de informações e dicas para que você resolva este problema.

Quais são os tipos de Notas fiscais?

Primeiramente é necessário identificar o tipo da nota fiscal para saber onde procurar. Existem vários tipos de notas fiscais utilizadas no Brasil, cada uma com uma função específica. Abaixo estão os principais modelos de notas fiscais:

1. Nota Fiscal Eletrônica (NF-e): utilizada para documentar operações comerciais, como vendas e transferências de produtos entre empresas. Emitida e armazenada eletronicamente, facilitando o controle e a fiscalização;
2. Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e): substitui o cupom fiscal em vendas para consumidores finais. Emitida de forma eletrônica, é utilizada principalmente no varejo;
3. Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e): emitida por prestadores de serviço para documentar a prestação de serviços. Cada município pode ter um sistema próprio para emissão;
4. Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e): utilizado para documentar a prestação de serviços de transporte de cargas. Emitido por transportadoras;
5. Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e): utilizado para agrupar diversos CT-es e NF-es em um único documento durante o transporte de cargas. Facilita a fiscalização e o controle logístico;
6. Nota Fiscal Avulsa (NFA): emitida por pessoa não contribuinte que precisa emitir notas fiscais esporadicamente. Pode ser emitida eletronicamente através do site da prefeitura.

É interessante observar que o termo nota fiscal pode ser utilizado para se referir a outros documentos fiscais com o CTe e o MDFe, por isso é muito importante saber qual é o tipo de documento para saber encontrá-lo.

Qual é a importância da nota fiscal e por que é preciso guardá-la?

Conforme falamos na introdução, as notas fiscais são muito importantes para as empresas, pois comprovam a realização de atividades empresariais realizadas pela empresa.

Além disso, todas as organizações precisão prestar contas ao governo das operações realizadas. para a arrecadação de impostos. Ao perder uma nota, será mais difícil comprovar informações para a Receita Federal caso seja necessário. Por isso, é importante saber como obter a segunda via da NF e.

Onde conseguir a segunda via da nota fiscal eletrônica?

Existe mais de uma forma de recuperar uma nota fiscal e conseguir a segunda via do documento. Abaixo listamos as mais comuns:

Confira seu e-mail

Muitos sistemas emissores já realizam o envio automático da nota pelo e-mail no momento da emissão, então pode ser que a NF e já esteja na sua caixa de entrada.

Entre em contato com a empresa ou prestador de serviço

A primeira coisa que você pode fazer é entrar em contato com o fornecedor ou prestador do serviço que emitiu a NF-e para que ele acesse o sistema emissor e envie novamente a segunda via a você.

O envio da NF-e por parte do fornecedor é uma exigência legal, ou seja, o emissor é obrigado por lei a enviar as notas a todos os envolvidos da operação.

Realize a consulta da nota fiscal no portal da SEFAZ

A SEFAZ (Secretaria da Fazenda) disponibiliza o Portal da Nota Fiscal Eletrônica, local onde todas as notas fiscais emitidas no Brasil podem ser consultadas. A busca é feita através da chave de acesso da nota fiscal e o download do documento pode ser realizado com a validação do certificado digital da empresa.

A chave de acesso da nota fiscal é uma sequência de 44 dígitos que fica abaixo do código de barras no DANFe (documento auxiliar de nota fiscal eletrônica).

Confira abaixo o passo a passo para recuperar uma nota fiscal através da SEFAZ:

• Passo 1: Acesse o portal da Nota Fiscal Eletrônica;
• Passo 2: Na página do portal clique na opção “Consultar NF-e”;
• Passo 3: Digite a chave de acesso da Nota fiscal;
• Passo 4: Marque o item “Não sou um robô” e clique em confirmar;
• Passo 5: Na página aberta serão apresentadas as informações da nota fiscal. Para ter acesso a todo conteúdo da NF-e, clique na opção “Consulta completa” e para baixar o documento em sua máquina clique na opção “Download do documento”.

Quais são os prazos para a recuperação da nota?

É possível recuperar uma nota fiscal durante o prazo de 180 dias que é o período que ela ficará disponível no site da SEFAZ.

Como recuperar nota fiscal de serviço?

Para recuperar uma nota fiscal de serviço, o processo é um pouco diferente, uma vez que as notas de serviço são emitidas pela prefeitura da cidade onde fica a cede da empresa.

Assim sendo, você pode pedir para que o fornecedor da nota realiza o envio da nota por e-mail, assim como ocorre com a Nota Fiscal Eletrônica. Outra opção é realizar a busca da nota fiscal de serviço no site da prefeitura da cidade do fornecedor.

Como evitar a perda de notas fiscais?

Para evitar a perda de notas fiscais, o ideal é ter um sistema de gerenciamento de documentos fiscais. Ele automatiza processos manuais e armazena os documentos pelo tempo determinado pela legislação. Confira em detalhes as funcionalidades que fazem do nsdocs a ferramenta perfeita para o gerenciamento de nota fiscal:

Busca automática de notas fiscais na Secretaria da fazenda

O nsdocs permite que as Notas Fiscais emitidas contra o seu CNPJ sejam importadas automaticamente para um painel utilizando o certificado digital da empresa .

Armazenamento de XML

O XML da nota fiscal é um arquivo digital que o contém todas as informações do documento fiscal. Ele é muito importante por que através dele é possível importar todos os dados da nota.

Impressão de DANFe

No nsdocs, todos os documentos ficam armazenados, sendo possível realizar a impressão do DANFe sempre que necessário, não sendo preciso buscar informações no site da Receita Federal.

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