O que é DANFE e como realizar a consulta?

No mundo empresarial, mais especificamente no ramo de transportes, convivemos com diversos documentos fiscais, um deles é o DANFe. Mas você sabe o que é Documento Auxiliar da Nota Fiscal eletrônica?

Agora, imagine o cenário: você possui várias notas fiscais eletrônicas e precisa confirmar informações ou simplesmente visualizá-las. É aqui que entra a consulta DANFe. Neste artigo, vamos ver a importância de realizar a consulta DANFe e os benefícios que ela traz para sua gestão fiscal.

Neste post vamos explicar tudo sobre este documento, porque ele é importante e como consultar o DANFe. Vem com a gente!

O que é DANFE (Documento auxiliar na Nota Fiscal Eletrônica)?

O DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), é a versão impressa da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). Em termos mais práticos, o DANFe não existe sem a NFe, uma vez que a é Nota Fiscal Eletrônica que possui validade.

A função principal do DANFE é acompanhar o trânsito de mercadorias. Sempre que uma mercadoria é transportada, ela deve ser acompanhada de uma nota fiscal, ou seja, o DANFE.

Além disso, o DANFe facilita a consulta da respectiva NF-e no sistema da SEFAZ (Secretaria da Fazenda), uma vez que contém a chave de acesso da NF-e e um código de barras para leitura via equipamentos eletrônicos.

Para que serve o DANFe?

Além de servir como documento de trânsito, o DANFE também é útil para o destinatário verificar os dados da operação antes de fazer a consulta DANFe. Em caso de devolução ou retorno de mercadoria, ele também pode ser utilizado como referência.

No entanto, é essencial entender que, apesar de seu papel importante na operação fiscal, o DANFe por si só não tem valor fiscal. Ou seja, ele não é um documento que comprove uma operação tributária.

Sua principal finalidade é ser uma ferramenta de auxílio à consulta da NF-e e garantir a legalidade do transporte de mercadorias.

O que é Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)?

A Nota Fiscal Eletrônica é um documento fiscal emitido eletronicamente que é obrigatório para qualquer operação que envolva a circulação de mercadorias entre empresas ou pessoas. Mas especificamente emitida na venda ou compra de produtos.

É através da NFe que as empresas comprovam ao fisco e às pessoas envolvidas que a operação de fato ocorreu. Por exemplo, determinada empresa que vende um produto, emite a nota fiscal. Neste momento, a SEFAZ já sabe que esta operação ocorreu e o quanto de imposto está sendo arrecadado.

A pessoa que comprou a mercadoria, seja ela física ou jurídica, também pode saber através da nota fiscal que a operação de venda foi realizada, ou em caso de vendas on-line, iniciada. Este processo pode ocorrer de maneira ainda mais rápida se ela tiver um gerenciador de arquivos.

Qual é a diferença entre XML e DANFe?

Pode-se dizer que DANFe e XML são duas faces da mesma moeda, uma vez que um não existe sem o outro. Ao realizar a emissão da NF-e, após ela ser validada pela Sefaz, é possível obter o DANFe e o arquivo XML.

O DANFe é impresso, ou então armazenado eletronicamente, e irá servir para que as pessoas possam verificar facilmente suas informações. Por exemplo, para comprovar a fiscalização, apresentar para um cliente, conferir as mercadorias no momento de coleta, transporte e entrega, entre outros.

Em contrapartida, temos o arquivo XML, que também reúne todas as informações da NFe, mas em formato eletrônico.

Se você abrir um arquivo XML em seu computador, vai ver que as informações são mais difíceis de ler, isso porque ele tem um formato digital, onde os dados estão organizados em categorias.

Este tipo de organização faz com os arquivos XMLs tenham um formato único e possam ser facilmente transferidos de um sistema para outro.

O formato também permite que várias informações possam ser armazenadas no arquivo de maneira leve, sem ocupar muito espaço de armazenamento. Sendo assim, faz sentido que haja dois arquivos, não é mesmo?

Quais informações das notas fiscais apresentadas no DANFe?

Diferentemente do arquivo XML da NFe, que é o formato com validade fiscal, o DANFE é impresso em papel, ou armazenado eletronicamente e contém informações essenciais sobre a operação, como:

• Identificação da nota como número, chave de acesso e código de barras;
• Dados do emitente (razão social, endereço, inscrição estadual e CNPJ);
• Dados do destinatário ou remetente;
• Dados do produto, incluindo códigos fiscais como NCM e EAN;
• Valores das mercadorias;
• Valores e informações de impostos, como ICMS, ISS, PIS, COFINS entre outros.

As DANFes também podem apresentar informações adicionais como observações do produto, da operação ou as chamadas informações de interesse ao fisco.

Talvez você já tenha reparado em descrições como “Empresa optante pelo simples nacional” ou alguma informação assim em um DANFe, que na maioria das vezes são informações exigidas pelo fisco.

Como realizar a consulta DANFe com o código de barras da NF-e?

Para realizar a consulta DANFe, primeiramente acesse o site da SEFAZ e siga os passos abaixo:

1. Na parte de serviços acessados, clique na opção “Consultar NF-e”;

2. No respectivo campo, digite a Chave de Acesso da NF-e, marque a opção “Sou humano” e clique em “Continuar”;

3. Neste momento, o conteúdo da NF-e são exibidas de forma resumida, mas você pode clicar no botão “Consulta Completa” para poder verificar todos os dados da nota fiscal;

4. Também é possível realizar o download da nota fiscal clicando na opção correspondente, onde o arquivo XML da NFe será baixado no computador.

No entanto, caso o destinatário da NF-e seja um CNPJ, será necessário ter o certificado digital da empresa instalado no computador para acesso aos dados completos do documento, assim como a liberação do download.

Esse é um mecanismo de segurança da SEFAZ para garantir a privacidade dos dados da operação.

Quando você não tem envolvimento na operação é possível apenas ver a versão resumida do documento auxiliar da Nota Fiscal eletrônica.

No site da SEFAZ é possível ver um documento por vez, por isso quando tratamos de consultas para empresas, o ideal é contar com soluções desenvolvidas para acessar tudo isso em lote.

É obrigatório imprimir o DANFe?

Por lei, não é obrigatório imprimir o DANFe, ele pode ser armazenado de forma eletrônica em PDF ou imagem no celular, tablet ou notebook do motorista para ser apresentado durante o transporte.

Entretanto, várias empresas ainda utilizam a versão impressa do documento auxiliar da nota, seja por exigências dos clientes ou para garantir o acesso às informações do documento.

Sendo assim, uma boa ferramenta para ajudar é o nsdocs, que possui aplicativo no celular. Com este aplicativo é possível fazer a leitura do código de barras das notas fiscais ou da chave de acesso para importá-las para dentro de um portal onde ficam armazenadas.

Saiba mais sobre o nsdocs acessando o site ou falando com um consultor.