Saiba como otimizar a gestão fiscal em sua transportadora

Ao atuar no setor de transporte de cargas, é inevitável lidar com a complexidade da gestão fiscal. Embora seja compreensível que você queira evitar esses desafios, diversos fatores tornam isso impossível. Um dos principais, é a intrincada carga tributária brasileira e as obrigações que devem ser cumpridas.

No entanto, existem ainda mais razões para priorizar o gerenciamento adequado das questões fiscais. Essa prática desempenha um papel crucial no crescimento sustentável do seu negócio, proporcionando um maior controle sobre os números e os processos, bem como minimizando problemas.

Se você se interessou por esse assunto e deseja compreender melhor o que pode ser feito para garantir uma gestão fiscal eficiente, este conteúdo abordará o conceito, a importância e os benefícios dessa prática, além de oferecer um passo a passo detalhado e explorar as tecnologias que auxiliam nesse trabalho. Acompanhe e confira!

O que envolve a gestão fiscal?

A administração fiscal compreende todas as atividades relacionadas ao controle e à governança dos aspectos tributários da sua transportadora. Isso abrange desde o planejamento e a escolha do regime tributário até a escrituração fiscal e o pagamento de impostos, entre outras práticas.

Por meio da gestão fiscal, você assegura que todas as operações da sua empresa estejam em conformidade com a legislação. Ao mesmo tempo, isso otimiza funções e processos para alcançar os objetivos estabelecidos e facilita a implementação de estratégias tributárias.

E embora esteja intrinsecamente ligada aos setores financeiro e contábil, a gestão dos aspectos fiscais interage com todos os outros departamentos da sua transportadora. Isso ocorre porque essas questões dependem de rotinas específicas em cada área.

Por exemplo, durante o transporte de uma carga, é essencial que o motorista possua a documentação adequada. Caso contrário, a mercadoria pode ser retida durante uma fiscalização.

Dessa forma, a eficácia da gestão fiscal depende de um planejamento adequado às necessidades da empresa e do controle das obrigações fiscais diárias. Isso reduz o risco de inconsistências com os requisitos da Receita Federal e permite que sua empresa cresça de forma estruturada, tanto a curto quanto a médio e longo prazos.

É importante ressaltar, ainda, que existem obrigações acessórias e fundamentais. As obrigações acessórias atendem a requisitos da Receita Federal, como o envio de arquivos, relatórios, declarações, registros e informações. 

Já as obrigações fundamentais referem-se ao recolhimento e ao pagamento de tributos, como taxas, contribuições e impostos.

Qual é a relevância da gestão fiscal em empresas de transporte?

A gestão fiscal desempenha um papel fundamental ao monitorar os aspectos fiscais e financeiros, facilitando as operações do negócio, como o preenchimento de guias de recolhimento. Ao implementar essa prática, é possível analisar a possibilidade de aproveitar créditos fiscais por meio da chamada elisão fiscal.

Isso garante a conformidade com a lei e evita o pagamento duplicado de impostos, o que pode ocorrer devido às complexas regulamentações fiscais brasileiras. Além disso, ajuda a evitar atrasos no pagamento de tributos, que podem resultar em multas e penalidades.

Outro aspecto importante da gestão fiscal está relacionado ao cumprimento das obrigações exigidas. Declarações, arquivos, relatórios e informações devem ser apresentados dentro dos prazos estabelecidos pela Receita Federal. Essa prática auxilia, portanto, no cumprimento das diretrizes estabelecidas.

Em outras palavras, a administração fiscal contribui para simplificar as operações diárias da sua transportadora e para melhor compreensão da carga tributária aplicada. Isso resulta na melhoria da saúde financeira do negócio e na redução de problemas financeiros.

Quais são as obrigações tributárias de uma transportadora?

Entender a administração dos aspectos fiscais implica, necessariamente, conhecer as obrigações tributárias. Com isso, uma transportadora precisa lidar com várias delas — e saber quais são é uma maneira de realizar os processos de modo mais eficiente.

É provável que você já conheça as obrigações tributárias devido à rotina e à experiência na gestão do negócio. Ainda assim, é importante entender suas particularidades para evitar os pagamentos duplicados ou a evasão fiscal, que consiste em deixar de cumprir as exigências e envolver-se em crime.

Por isso, vamos apresentar as principais obrigações aplicáveis às transportadoras. Acompanhe!

Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços

É um imposto estadual e causa dúvidas no que se refere às regras de origem e destino das mercadorias. O ICMS no transporte de cargas é aplicável tanto para a movimentação intermunicipal quanto interestadual.

O cálculo é realizado de acordo com o valor do serviço do frete, mas as despesas com pedágios e seguro de carga podem ser excluídas. Ainda assim, esses últimos devem estar descritos no Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e).

A alíquota muda de acordo com o estado de localização da transportadora. O ICMS é uma das obrigações fundamentais.

Imposto sobre Serviços de Qualquer Natureza

É mais conhecido como ISS. O imposto é similar ao ICMS, pois também é aplicado à prestação do serviço de transporte. A diferença é que seu recolhimento ocorre quando a movimentação é intramunicipal, ou seja, inicia e termina no mesmo território.

O cálculo é feito conforme a receita da transportadora. Quem paga é o prestador do serviço. A alíquota varia de acordo com o município, mas fica entre 2% e 5%, geralmente.

Programa de Integração Social

É uma arrecadação de caráter social, que financia o pagamento de benefícios aos trabalhadores. O PIS fornece o suporte necessário, por exemplo, para o repasse do abono salarial e do seguro-desemprego.

A alíquota aplicável fica entre 0,65% e 1,65% sobre o faturamento da transportadora. Se a empresa movimentar produtos importados, o percentual da contribuição chega a 2,1% e ainda há 1% sobre a folha de pagamento.

Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social

É uma contribuição especial que financia a Previdência Social, a assistência social e a saúde pública. Todas as empresas têm o dever de recolher essa quantia, exceto os micro e pequenos negócios optantes do Simples Nacional.

A Cofins é aplicada sobre o faturamento da transportadora em regime cumulativo ou não cumulativo. O primeiro caso vale para empresas com regime tributário Lucro Presumido. Nessa situação, a tributação é de 3% sobre o faturamento.

A cobrança não cumulativa é aplicada para empresas que apuram de acordo com o Lucro Real. A alíquota é de 7,6% sobre a receita.

Instituto Nacional do Seguro Social

É uma contribuição à Previdência Social que serve para subsidiar o repasse de benefícios trabalhistas e aposentadorias. O desconto é feito sobre a folha de pagamento para empregados com carteira assinada.

Se você tiver motoristas autônomos, eles precisam estar inscritos como prestador do serviço de frete. O recolhimento do INSS é feito de acordo com o valor do frete, sobre o qual é aplicada uma alíquota de 20%.

Imposto de Renda Pessoa Jurídica

Consiste em um imposto federal exclusivo para empresas e com incidência em qualquer regime tributário. O IRPJ pode ser pago trimestral ou anualmente, com alíquotas que variam de 0,165 a 6,12% para prestadores de serviços enquadrados no Simples Nacional.

A faixa a ser empregada depende do faturamento. No Lucro Real, a alíquota é de 15% ou 25%, conforme o lucro, e no Lucro Presumido é de 8% para transportadoras.

A implementação de uma eficiente gestão fiscal traz diversos benefícios para a empresa, oferecendo maior controle sobre os processos e reduzindo o pagamento de tributos através do planejamento tributário. 

Além disso, evita-se multas e sanções decorrentes do não cumprimento das obrigações fiscais estabelecidas pela Receita Federal.

Quais são os benefícios da gestão fiscal?

Vejamos a seguir algumas das vantagens proporcionadas pela gestão fiscal:

1. Agilidade nos processos: ao adotar práticas estruturadas de gestão, as transportadoras conseguem realizar suas atividades de forma mais rápida e eficiente, cumprindo os prazos estipulados. Por exemplo, é possível separar e organizar as notas fiscais de maneira adequada para facilitar declarações futuras;
2. Redução de riscos: a implementação de processos adequados ajuda a reduzir a ocorrência de multas e sanções. A emissão correta de documentos fiscais é simplificada, garantindo a conformidade com a legislação. Isso evita atrasos, pagamentos incorretos de tributos e fornecimento de informações inconsistentes;
3. Aumento da eficácia: uma gestão fiscal bem estruturada depende de um planejamento adequado que atenda aos objetivos da transportadora. Isso facilita o acesso às informações necessárias, evita inconsistências e contribui para o alcance de metas e objetivos. Além disso, otimiza o recolhimento de tributos e assegura a regularidade da empresa em relação às suas obrigações;
4. Precisão nas informações: uma gestão fiscal eficiente proporciona um melhor entendimento da legislação tributária e da forma correta de aplicação de cada imposto. Isso facilita o correto recolhimento dos tributos, taxas e contribuições, evitando pagamentos duplicados e permitindo a recuperação de créditos fiscais;
5. Redução de custos: a gestão fiscal adequada possibilita a redução da carga tributária. É possível diminuir ou até mesmo obter isenção de alguns tributos, o que resulta em uma redução dos custos para a transportadora. Por exemplo, o ISS e o ICMS podem ser isentos no transporte de produtos destinados a áreas de saúde, hospitalar e educação, gerando economia para o negócio.

Como iniciar uma efetiva gestão fiscal?

Para implementar uma gestão fiscal adequada, é fundamental começar analisando a situação contábil, financeira e fiscal da sua transportadora. Nesse momento, é importante considerar diversos aspectos, incluindo o regime tributário no qual sua empresa se enquadra, seja Simples Nacional, Lucro Real ou Lucro Presumido.

É essencial avaliar qual regime é mais vantajoso para o seu negócio, levando em consideração o tipo de transporte realizado e o faturamento anual. Embora seja comum optar pelo Simples Nacional, nem sempre é a opção mais econômica. Por isso, é recomendado fazer uma análise detalhada em conjunto com um contador especializado.

Em seguida, é necessário conhecer os pagamentos e retenções que devem ser realizados, assim como os documentos exigidos para cumprir as obrigações fiscais. Para realizar essas operações, algumas dicas essenciais devem ser seguidas. Veja quais são elas:

1. Organize os documentos: com a necessidade de conhecer as obrigações a serem cumpridas, a gestão fiscal requer a separação e organização de notas fiscais, documentos, registros e extratos. É importante organizar esses papéis e digitalizá-los para evitar perdas e facilitar o gerenciamento;
2. Utilize um sistema de gestão: é recomendável adotar um software ERP (Enterprise Resource Planning) específico para transportadoras. Essa solução auxilia na organização dos documentos e garante a integração dos dados com outras áreas da empresa. Além disso, você pode executar os processos de forma mais ágil e precisa;
3. Analise os dados: para tomar decisões embasadas, é fundamental basear-se em dados. Com os documentos organizados e digitalizados, é possível verificar as informações e analisar os resultados da sua transportadora em conjunto com o contador. Isso permite buscar alternativas para aprimorar a gestão fiscal.

Ao seguir essas orientações, você estará dando os primeiros passos para uma gestão fiscal eficiente em sua transportadora.

Como implementar uma gestão fiscal eficiente em uma transportadora?

Para garantir uma gestão fiscal eficiente em sua transportadora, é necessário aplicar boas práticas e seguir algumas sugestões que listamos abaixo:

1. Registre todas as informações da transportadora: o controle financeiro e fiscal depende de dados precisos. Anote e registre todas as informações relevantes para realizar um levantamento adequado e alcançar os objetivos desejados;
2. Acompanhe diariamente os processos: o controle das questões tributárias deve ser feito de forma constante. Mesmo que você tenha colaboradores responsáveis por esse trabalho, é recomendado fazer um monitoramento pessoal para tomar decisões mais embasadas;
3. Elabore um fluxo de caixa por períodos: programe o fluxo de caixa para um período de três meses ou mais. Você pode trabalhar com previsões realistas e atualizar os dados conforme as informações forem disponibilizadas. Considere as perspectivas futuras, a sazonalidade do mercado e a carteira de clientes da transportadora;
4. Analise os relatórios financeiros: controle e avalie os dados para compreender o contexto em que a empresa está inserida. Isso facilitará um bom planejamento e a previsão do orçamento de forma mais precisa;
5. Realize auditorias: a complexidade da carga tributária pode dificultar a gestão das obrigações e alíquotas. A realização de auditorias auxilia na identificação de possíveis falhas e no aprimoramento dos processos. É recomendado contratar uma empresa especializada ou contar com uma consultoria para obter melhores resultados;
6. Elabore um planejamento fiscal: o planejamento é essencial para direcionar as ações e garantir uma gestão fiscal precisa. Ele reduz os riscos e as falhas internas, evitando dificuldades e imprevistos no futuro;
7. Utilize os créditos fiscais: a recuperação de créditos fiscais é viabilizada por meio do planejamento tributário. Informe-se sobre isenções, reduções de taxas, amortizações e outros benefícios disponíveis. Lembre-se de que os valores recuperados podem ser reinvestidos na empresa, proporcionando melhorias e crescimento.

Quais são os principais equívocos a serem evitados na gestão fiscal?

Além de adotar as boas práticas, é crucial evitar erros comuns na administração fiscal para alcançar a eficiência desejada. Conhecer esses erros é essencial, então vamos conferir alguns deles:

1. Ignorar a importância da comunicação interna: mesmo em uma transportadora de pequeno porte, a comunicação entre os colaboradores deve ser fluída. Uma comunicação eficaz reduz o tempo de resposta e contribui para a tomada de decisões adequadas.
2. Desconhecer informações contábeis e tributárias: ter conhecimento, mesmo que básico, sobre tributos e contabilidade é fundamental. Isso permite avaliar o trabalho do gestor fiscal interno ou da empresa contratada para essa finalidade. Além disso, ajuda a evitar inconsistências e irregularidades.
3. Não utilizar um emissor e gerenciador de NF-e: as transportadoras lidam constantemente com Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e), Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) e Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e). Dessa forma, utilizar sistemas especializados para o negócio, facilita a geração desses documentos e o cálculo dos tributos. Além disso, o enviar e armazenar os documentos de forma automática se torna mais seguro. Para saber mais sobre as vantagens de utilizar um gerenciador de arquivos em sua transportadora leia este post.

Como a tecnologia pode auxiliar na gestão fiscal?

O transporte de mercadorias é uma atividade complexa, com muitos processos e detalhes que você precisa controlar com precisão. Certamente fazer isso manualmente é quase impossível, mas a tecnologia pode otimizar o trabalho e garantir sua eficiência.

Com soluções tecnológicas especializadas, é possível agilizar a emissão de documentos, reduzir problemas com o Fisco e garantir conformidade com as leis. Além disso, a tecnologia permite:

• Automatizar a emissão de NF-es, reduzindo a burocracia e o tempo gasto;
• Emitir CT-e, MDF-e e contratos de frete com segurança, cálculos automáticos e de acordo com as diretrizes da Receita Federal;
• Gerar faturas de frete para aumentar a produtividade da transportadora.

Com toda a certeza, as soluções tecnológicas especializadas também contribuem para a organização dos documentos e evitam a aplicação de sanções e multas. Sendo assim. com um sistema ERP, por exemplo, é possível integrar as informações das operações da transportadora, facilitando a tomada de decisões e fornecendo dados úteis para a gestão da cadeia de suprimentos.

Por outro lado, o Sistema de Gerenciamento de Armazém (WMS) controla as etapas do armazenamento de mercadorias, como recebimento, separação e expedição, incluindo a gestão do inventário e a geração de indicadores matemáticos e estatísticos.

Em contrapartida, o Sistema de Gerenciamento de Transporte (TMS) garante uma operação mais integrada e um processo de distribuição fluido, com controle sobre volume de entregas, rotas, custos, documentos fiscais e muito mais.

Benefícios dos softwares para empresas de transporte 

Os softwares desenvolvidos para atender às necessidades das transportadoras desempenham funções essenciais nos aspectos administrativos, operacionais e financeiros. 

Normalmente, oferecem eles em módulos que você pode adquirir conforme as necessidades específicas da empresa. Essas soluções tecnológicas proporcionam melhorias na eficiência, aumentam a satisfação dos clientes e auxiliam na gestão de riscos. 

Além disso, automatizam a emissão de documentos e simplificam o monitoramento dos processos. Em resumo, a gestão fiscal é uma prática fundamental para alcançar bons resultados em uma transportadora. Para garantir eficiência nesse processo, é crucial contar com a ajuda de tecnologias, como o nsdocs. Dessa forma, fica mais fácil implementar as dicas apresentadas neste texto e obter sucesso.